Жизнь после карантина: как защитить офис от инфекций, а бизнес — от форс-мажоров

Как вы знаете, правительство России признало распространение коронавирусной инфекции форс-мажорным обстоятельством при выполнении госзакупок.

Это значит, что ваши контрагенты имеют официальное право не исполнять обязательства и суд встанет на их сторону.

Несомненно, такие ситуации будут в ближайшее время возникать всё чаще — и всё чаще ваши бизнес-процессы будут страдать от обрушившегося бизнеса партнёров.

Вот список действий, которые мы предприняли сами и советуем предпринять вам, чтобы защититься от простоев, связанных с работой партнёров:

• составьте полный список своих контрагентов;
• отметьте, чей отказ работать может остановить ваши бизнес-процессы;
• подстелите соломку, где это возможно: сделайте у себя запас материалов, оборудования, комплектующих, а также найдите возможные замены для поставщиков важных услуг.

Мы в RUVDS провели ревизию всех ремкомплектов во всех ЦОДах и доукомплектовали про запас на случай, что нас подведут поставщики железа.

Работаем с удалёнкой: как сохранить прежний темп

Правила

Переходя на удалёнку, мы приняли общие для всей команды правила и распорядок дня. Это важно, чтобы сохранялось ощущение единого рабочего процесса.

1. Определили время, в которое все сотрудники должны быть онлайн в Slack (корпоративный мессенджер).
2. Установили, что за прогул будет считаться недоступность по телефону больше двух часов.
3. Договорились о стендапах в начале и конце дня: на первых устанавливаются задачи, на последнем нужно написать краткий отчёт, что получилось сделать, а что нет.

Безопасность

Безопасность информации особенно актуальна при удалённой работе. Вы никогда не можете быть уверены, что сотрудник не забудет свой ноутбук в общественном месте или не зайдёт «на минуточку» в корпоративную сеть с компьютера своего знакомого.

Для нас наиболее чувствительна возможная кража переписок с клиентами, поэтому у всех внутренних сервисов RUVDS реализованы:

• двухфакторная аутентификация по сертификату;
• логин/пароль к чувствительным ресурсам;
• возможность для руководства моментально лишить доступа конкретного сотрудника.

Конечно, это не 100% защита от целенаправленного взлома, но такие меры резко уменьшают риск утечек данных из-за человеческого фактора.

Как мы защищали офис и сотрудников от инфекции

Ещё в начале февраля мы ввели строгий режим санитарии в офисе (чтобы не перезаражать друг друга и подготовиться к переходу на удалёнку). Очевидно, что почти все эти меры будут актуальны и после снятия карантина: есть опасность второй волны, да и «обычные» сезонные болезни никаких радостей не приносят.

Рассказываем, что мы предприняли для того, чтобы команда не развалилась, задачи закрывались, а доступ к дата-центрам и железу был бесперебойный.В начале февраля мы прошлись по чек-листу рекомендаций CDC по защите и внедрили почти все из них. Получилось семь пунктов, которые помогают снизить вероятность заражения в компании. Вот что мы сделали.

Почему это важно и в будущем

В какой-то момент карантин отменят, эпидемия угаснет и страна вернётся к нормальной жизни. Но все описанные меры будут полезны и тогда.

• Проблема с партнёрами — частая ситуация в бизнесе. Лучше знать свои уязвимые места и защитить их заранее.
• С удалёнными сотрудниками работают не только на карантине. Чем раньше и лучше вы защитите важные данные, тем меньше возникнет проблем с ними.
• Способность компании быстро переходить на удалённую работу, не теряя эффективности, будет важным конкурентным преимуществом в ближайшие годы.
• Мытьё рук, тщательная уборка, дезинфекция рабочих поверхностей — все эти меры полезны не только против коронавируса. Их стоит ввести в обыденную практику, ведь даже «простой» сезонный грипп запросто может уложить в постель половину компании.