Боюсь, что сотрудники крадут рабочее время. Пора ставить систему удалённого контроля?

Системы учёта рабочего времени. Какими они бывают?

Системы, которые позволяют удалённо контролировать рабочее время сотрудников, делятся на три класса. Это UEBA, DLP и собственно системы учёта рабочего времени. Как поясняет Максим Ключкин, руководитель отдела интернет-маркетинга компании Bitcop, основная задача UEBA и DLP — безопасность компании, предотвращение хакерских атак. Эти системы отслеживают нетипичное поведение пользователей и сообщают об отклонениях. Так как они отслеживают все действия сотрудников за компьютерами, контроль продуктивности также входит в их функциональность.

Продвинутые DLP-системы видят, когда сотрудники опаздывают, играют в компьютерные игры или сидят на сайтах знакомств, рассказывает ведущий аналитик «СёрчИнформ» (компания разрабатывает системы информационной безопасности) Леонид Чуриков. Все непродуктивные действия менеджеры увидят в специальных отчётах. Более того, системы могут определить, кто из сотрудников на грани выгорания, а кто ищет работу на профильных сайтах.

Для каждой категории работников можно сформировать свои критерии полезной активности. «Программа среагирует, если в соцсетях будет сидеть офис-менеджер, но для SMM-специалиста активность в Facebook* будет считаться продуктивной», — добавляет Чуриков.

Хотя UEBA и DLP позволяют контролировать действия сотрудников, эта статья посвящена третьему классу — системам, разработанным специально для учёта рабочего времени. На рынке доступен широкий выбор таких программ. Вот только некоторые примеры: Kickidler, ActivTrak, Teramind, Time Doctor, Bitcop, CrocoTime, Teamon.live. Все они могут контролировать начало и конец рабочего дня, на что сотрудники тратят рабочее время. Однако функциональность отличается от системы к системе.

В качестве примера использования такой программы возьмём опыт консультационной компании Visotsky Consulting. Все сотрудники организации должны отмечать в приложении Time Doctor, над какими задачами и проектами работают. В это время Time Doctor фиксирует хронометраж, параллельно делая скриншоты экрана каждые 3–5 минут. Скриншоты показывают, чем сотрудник занимался на самом деле.

Есть системы, которые позволяют более глубоко контролировать сотрудников в различных приложениях — вплоть до кликов по мыши и ударов по клавиатуре, поясняет руководитель отдела интернет-маркетинга Bitcop Максим Ключкин. Для этого подобное ПО нужно интегрировать с другими программами и бизнес-приложениями.

Системы вроде Bitcop покажут, с каким документами и в рамках каких задач работал сотрудник. Ключкин приводит ещё один пример использования системы: она может показать, сколько времени сотрудник провёл в мессенджерах по работе, куда он звонил и с кем разговаривал. Таким образом, с помощью систем учёта рабочего времени можно проанализировать трудозатраты на отдельные задачи и найти узкие места в бизнес-процессах.

Ещё один пример функционала подобных сервисов — демонстрация экрана другим членам команды в рабочее время. Такое решение внедрено в Teamon.live, рассказал основатель сервиса Александр Процюк. По его словам, так сотрудники могут помогать друг другу в решении задач, взаимодействие становится быстрее и эффективнее.

В подобных системах есть ограничения, позволяющие защитить приватность пользователей. Например, система «Сакура» (совмещает функции безопасности и учёта рабочего времени) не перехватывает сообщения пользователей. Об этом рассказал советник гендиректора «ИТ-Экспертиза» (разработчик «Сакуры») Сергей Вихорев. Однако «Сакура» может определять местоположение компьютеров удалённых пользователей. Это нужно для безопасности: так можно защититься от подключения из недоверенных мест и предотвратить утечку информации.

Для чего нужны системы учёта времени?

Мы опросили 15 компаний, разрабатывающих тайм-трекеры или пользующихся ими. Оказалось, что прямой контроль занятости сотрудников — не единственное, зачем нужны эти системы. Разберём, как используют тайм-трекеры разные компании.

Для начисления зарплат и премий. Как рассказал основатель Visotsky Consulting Александр Высоцкий, в компании от количества проработанных по Time Doctor часов зависит зарплата сотрудников и начисление бонусов. Рабочее время учитывается только тогда, когда Time Doctor включён. Это значит, что если человек выключил систему, то он занимался личными делами. Если же он будет делать это при включённом Time Doctor, будет видно, на что он действительно потратил время.

Для оценки затрат на проект. Часто бывает сложно оценить трудовые, а, следовательно, и финансовые затраты на проект. Тайм-трекеры позволяют подсчитать, сколько часов работы понадобилось на решение определённых задач. «Мы в своей компании используем учёт рабочего времени для оценки затрат на проектах. Используем доработанный инструмент для своей CRM (Redmine)», — делится опытом директор компании EMX Михаил Ерёменко.

Для контроля сотрудников техподдержки и консультантов. Для них скорость реакции на запрос и количество обработанных заявок — один из критериев эффективной работы. Системы учёта рабочего времени могут помочь в этом.

Системы контроля времени сотрудников нужны в двух случаях, считает директор по персоналу Avon в России Анна Муромцева. Первый: для сотрудников, где важно присутствие на рабочем месте. Например, для консультантов поддержки в мессенджерах и онлайн-помощников. Как правило, даже оплата таких сотрудников почасовая. Обычно подобные условия оговариваются при приеме на работу. Второй: в процессных компаниях с высокой долей администрирования. В большинстве остальных случаев такие системы излишни, считает Муромцева.

Для личного тайм-менеджмента. Системы учёта рабочего времени нужны сотрудникам любого уровня, обращает внимание Максим Ключкин из Bitcop. Сотрудники могут отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение разных задач, на что отвлекаются. Так они могут совершенствовать свой тайм-менеджмент.

Тайм-трекинг позволяет узнать много нового о себе и своей работе, говорит Высоцкий. «Большинство людей, начав делать хронометраж, получают много инсайтов. И я не исключение. Вы увидите, над чем на самом деле работали. Некоторые вещи притягивают наше внимание, и нам кажется, что мы работаем над ними всё время. Но хронометраж показывает, что на самом деле вы тратите на них не столько времени, сколько думали», — говорит Высоцкий.

Системы учёта рабочего времени могут быть полезны и фрилансерам. Отслеживание рабочего времени позволяет рационально распределять собственную нагрузку, отмечает генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум» (одно из направлений — разработка тайм-трекеров) Александр Бочкин. В результате фрилансер может рассчитывать трудозатраты на проект и выставить адекватный ценник за свою работу.

Для решения проблем с конкретным сотрудником. Иногда у компании нет необходимости контролировать рабочее время работников. Однако она всё равно прибегает к тайм-трекингу, чтобы выявить проблему, решить её, а потом убрать контроль. Об этом рассказывает основатель коммуникационного агентства PR Perfect Кристина Петрова.

По словам Петровой, оценивать нужно не количество затраченных часов, а результат. Но проблема может возникнуть именно с результатом: сотрудник не успевает выполнить поставленные задачи. Возможно, он тратит рабочее время на личные цели. Может быть, отвлекается на посторонние дела. Ещё проблема может быть на стороне руководителя, который неверно оценивает предполагаемые трудозатраты на задачи. Тогда логично подключить контроль времени и скорректировать задания.

Когда тайм-трекеры — лишнее

Если это малый бизнес с ограниченными ресурсами. Как утверждает Максим Оганов из Oganov Digital, для мелких компаний использование трекеров часто излишне. Им не требуется настолько масштабный учёт. Установка системы учёта требует времени: нужно выбрать её, разобраться в интерфейсе, обучить сотрудников.

По словам Оганова, у владельцев малого бизнеса может не быть свободных рук для этих задач. «Это то же самое, что арендовать туристический автобус на 40 человек, а перевезти двоих», — констатирует он.

Когда эффективность сотрудника нужно измерять иначе. В этом солидарны многие опрошенные: есть позиции, где нужно измерять результат, а не время. Более того — результат может вообще не зависеть от потраченного времени из-за разной производительности сотрудников.

С ним солидарна Татьяна Урусова, HR-директор этой группы компаний: «Нужно не контролировать людей с помощью разных цифровых сервисов, а больше работать с их вовлечённостью. Нужно правильно ставить задачи, заботиться об их эмоциональном состоянии».

Перед тем как выбирать способ контроля сотрудников, стоит задуматься о способах мотивации. Тогда каждый будет заинтересован использовать каждую минуту рабочего времени продуктивно, говорит руководитель компании «Изолайф» Данила Троицкий. Его компания не ведёт учёт рабочего времени, так как мотивация каждого привязана к выполнению плана или достижению результата. «Однако, если нет правильно выстроенной мотивации, то стоит вести учёт рабочего времени», — говорит Троицкий.

В Huawei Enterprise в России предпочитают альтернативу контролю времени: поиск баланса между оценкой работы сотрудника и возможностями, которые ему предоставлены. «Я вижу оптимальное решение в контроле результатов, но не рабочего процесса. Такой подход не включает в себя отвлекающие звонки от руководства и постоянную проверку на присутствие в онлайне», — делится HR BP Huawei Enterprise Елена Каверина.

Для специалистов творческих профессий и управленцев. Применение тайм-трекеров теряет смысл по мере роста позиции, говорит Анна Дмитриева из ANCOR Consulting. На управленческих должностях, утверждает она, задачи часто выходят за рамки рабочего дня. Результат не измеряется количеством часов, проведённых в электронной почте. Для руководителей такая система может применяться как инструмент самоконтроля, но не как элемент внешнего контроля.

Максим Оганов обращает внимание, что системы учёта ставят для сотрудника психологическое ограничение и это может снизить его качество работы. Например, логистам, архитекторам или дизайнерам будет тяжело постоянно находиться под контролем — они любят самовыражение и свободу. При этом есть немало сотрудников, которым такие системы учёта никакого дискомфорта не приносят.

Мы хотим поставить систему контроля. Будут ли сотрудники увольняться?

В практике многих опрошенных экспертов были случаи, когда сотрудники увольнялись из-за систем учёта рабочего времени. «Если человек ощущает на себе давление и контроль, то полагает, что работодатель не уверен в его компетенциях. Такой сотрудник в скором времени утратит мотивацию и начнёт смотреть вакансии в другой организации», — говорит HR BP Huawei Enterprise в России Елена Каверина. По её словам, внедряя такие системы, нужно оценить риски.

Профессиональный рекрутер Зулия Лоикова так описывает подобный кейс. Девушке, которая долго работала на удалёнке, навязали тайм-трекер. Система делала скриншоты в реальном времени, притом что сотрудница работала на личном ноутбуке. Она переживала, что система получила контроль к её личным данным. До внедрения тайм-трекера девушка долго работала в компании и прекрасно справлялась с обязанностями, но в итоге решила уволиться. Недоверие сильно повлияло на её лояльность, констатирует Лоикова.

Консультант по управлению Александр Высоцкий говорит, что многие его коллеги-предприниматели рассказали об увольнении некоторых сотрудников после внедрения тайм-трекеров. «Причём многие из этих специалистов были эффективными и продуктивными. Ключевая причина — сотрудники чувствовали себя несвободными», — поясняет он.

Сотрудники уходят, так как внедрение тайм-трекера выглядит как подавляющая дисциплинарная мера, считает Высоцкий. Им не объясняют, что это инструмент повышения собственной эффективности: он позволяет руководителям лучше понимать сотрудников. Иногда кажется, что подчинённый выполнит задачу за 30 минут, но на самом деле требуется четыре часа.

Если вы только собираетесь внедрять тайм-трекеры, смягчить удар поможет отсутствие злоупотребления контролем. «Если руководитель не дёргает подчинённых по поводу каждого перекура, тревога быстро сходит на нет. Наоборот, когда системы применяются разумно, сотрудники понимают, что руководство видит объективную картину: кто работает хорошо, а кто, наоборот, не работает», — отмечает Леонид Чуриков, ведущий аналитик «СёрчИнформ».

Если вы решили всё-таки внедрять такой инструмент, то важно согласовать его с общей культурой компании: менеджмент должен правильно донести до сотрудников важность инструмента, добавляет Анна Дмитриева из ANCOR Consulting.

Альтернативы «жёсткому контролю». Таск-трекеры и геймификация

Тайм-трекеры — не единственные варианты контроля. Как говорит основатель и руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Александр Красс, чтобы узнать, сколько человек потратил на конкретную задачу, достаточно удобного таск-трекера. Эти сервисы позволяют оставлять информацию по каждому проекту поэтапно.

Таск-трекеров с такими возможностями много. Это «Битрикс», Asana, Basecamp, Week, Trello, Slack и многие другие. Главное — подобрать подходящую бизнесу программу.

В качестве альтернативы тайм-трекерам можно использовать геймификацию, устраивать соревнования. «Каждый член команды видит, как достигает целей он сам и как это делают другие сотрудники. Это мотивирует людей делать свою работу эффективнее», — рассказывает о своём опыте Артём Косолапов из «Альфа-Лизинга».

По словам Косолапова, ещё один инструмент, набравший популярность в пандемию, — виртуальные комнаты. В них вся команда собирается для решения большой и сложной задачи. Все видят, чем занимаются их коллеги, чем нужно помочь, какие изменения стоит внести в проект.