Не премией единой! Что такое благодарственное письмо и как его правильно оформить

Многие сотрудники работают не только ради денег: им важно чувствовать, что их труд ценят. Это подтверждает опрос HeadHunter — 69% респондентов больше всего мотивирует достойная зарплата и признание заслуг. Показать сотрудникам, что их ценят, можно по-разному. Один из вариантов — благодарственное письмо.

Из этой статьи редакции «Маркетинг» Skillbox Media вы узнаете:

• что такое благодарственное письмо;
• чем оно отличается от благодарности;
• зачем нужно благодарственное письмо;
• как его написать и оформить.

Что такое благодарственное письмо

Благодарственное письмо — документ, которым выражают благодарность за работу, сотрудничество или помощь. Его можно адресовать, например, сотруднику, партнёру, компании или государственному учреждению.

В случае с сотрудником такой документ обычно вручают за дополнительные достижения, а не за выполнение прямых обязанностей, считает начальник отдела кадрового обеспечения офиса Fix Price Валерия Сумина. По её мнению, поводом для вручения благодарственного письма могут стать:

• успешный запуск или завершение важного проекта;
• достижение высоких результатов и перевыполнение KPI;
• проявленная инициатива, которая помогла улучшить рабочие процессы;
• вклад в развитие команды или компании;
• помощь в адаптации новых сотрудников и поддержка коллег;
• высокий уровень сервиса и положительная обратная связь от клиентов;
• участие в корпоративных, социальных и благотворительных инициативах;
• длительная и добросовестная работа в компании;
• нестандартное решение сложной задачи или работа в условиях повышенной нагрузки;
• спортивные достижения, победы на соревнованиях.

Партнёров, подрядчиков, представителей государственных учреждений и других организаций можно поблагодарить, например, за успешное сотрудничество, помощь в реализации проекта, оперативную работу, поддержку компании или другие заслуги.

Чем благодарственное письмо отличается от благодарности

Благодарственное письмо и благодарность — не одно и то же. В повседневной речи благодарность — это выражение признательности человеку за помощь, работу или поступок.

В трудовых отношениях объявление благодарности — один из предусмотренных ТК РФ видов поощрения работников. Наряду с ним работодатель может выдать премию, ценный подарок или почётную грамоту. Объявление благодарности как поощрения обычно оформляют приказом или распоряжением работодателя и вносят информацию о ней в трудовую книжку сотрудника.

Благодарственное письмо само по себе не относится к видам поощрения, прямо перечисленным в статье 191 ТК РФ. Однако работодатель может установить его как дополнительную форму поощрения — например, закрепить её в правилах внутреннего трудового распорядка.

Зачем нужно благодарственное письмо

Для сотрудника благодарственное письмо — это знак признания, считает начальник отдела кадрового обеспечения офиса Fix Price Валерия Сумина. По её словам, такая обратная связь может поддерживать мотивацию и вовлечённость награждаемого, а также помочь ему почувствовать свою значимость для команды.

Особенно хорошо благодарственное письмо работает, если оно:

• вручено вскоре после достижения;
• связано с конкретным результатом;
• учитывает личный вклад сотрудника;
• сопровождается устной обратной связью от руководителя;
• не заменяет, а дополняет другие формы признания и развития.

Публичное вручение благодарственного письма может ещё сильнее подчеркнуть значимость достижения, считает Валерия Сумина. Однако она отмечает, что не все люди любят публичную похвалу. Поэтому стоит учитывать характер и предпочтения самого сотрудника.

«В Fix Price мы рассматриваем благодарственные письма как один из видов признания. Они не заменяют материальную мотивацию, карьерное развитие или регулярную обратную связь, но помогают сделать вклад сотрудников более заметным и поддерживать атмосферу уважения и благодарности в команде».

Валерия Сумина,
начальник отдела кадрового обеспечения офиса Fix Price

Как написать благодарственное письмо

Единого шаблона для текста благодарственного письма нет. При этом важно, чтобы оно не было формальной отпиской, а действительно отражало, за что благодарят сотрудника. Мы узнали у начальника отдела кадрового обеспечения офиса Fix Price Валерии Суминой, как в компании составляют благодарственные письма сотрудникам, — ниже делимся её рекомендациями.

Шапка письма. В начале нужно указать, кому адресовано благодарственное письмо, а затем — от кого исходит благодарность: от компании, руководителя или команды.

Основная часть. Здесь нужно написать, за что благодарят сотрудника. Лучше избегать общих формулировок и объяснить, какой результат был достигнут. Например: «Благодарим за вклад в запуск нового проекта».

Благодарственное письмо должно быть написано в уважительном и доброжелательном тоне. Формулировки лучше делать искренними и понятными, без чрезмерного пафоса. Важно также учитывать корпоративный стиль компании.

Заключение. В конце благодарственного письма указывают имя и должность руководителя компании или непосредственного руководителя сотрудника, ставят подпись и дату. При необходимости документ можно заверить печатью компании.

Такой шаблон подойдёт не только для благодарности сотрудникам. По такой же структуре можно составить письмо для партнёров, подрядчиков, представителей государственных учреждений и других организаций — достаточно адаптировать содержание основной части под нужного адресата и повод для благодарности.

Как оформить благодарственное письмо

Благодарственное письмо может быть бумажным или электронным, вертикального или горизонтального формата. Готовый бланк для благодарственного письма можно приобрести в канцелярском магазине, заказать на маркетплейсе или скачать на сайте с готовыми дизайнами.

Бланк благодарственного письма можно подготовить и самостоятельно. Для этого необязательно использовать много декоративных элементов. Например, достаточно выбрать подходящий шрифт и аккуратно оформить текст.

Компания также может оформить благодарственное письмо в собственном фирменном стиле. Для этого можно использовать корпоративные цвета, логотип, иллюстрации и орнамент.

Главное о благодарственном письме в 3 пунктах

• Благодарственное письмо — документ, которым выражают благодарность за работу, сотрудничество или помощь. Его можно отправить партнёру, компании или сотруднику. Письмо — не официальная мера поощрения, но такой вид признания заслуг важен для многих сотрудников. Когда люди чувствуют, что их ценят, у них может повышаться мотивация и желание вкладываться в работу.
• У благодарственного письма нет единой утверждённой формы. Главное — указать, кому и от кого оно адресовано, выразить благодарность и поставить подпись. Оформление тоже может быть любым: от минималистичного до более декоративного.
• Благодарственное письмо можно оформить самостоятельно — например, в графическом редакторе или на основе готового шаблона. Если заниматься дизайном не хочется, можно заказать оформление у дизайнера или купить готовый бланк.