KPI: что это такое, какие они бывают, как их разработать и показать графически

Часто KPI считают системой мотивации сотрудников. Но это лишь одна из их задач. Основная функция KPI — показать, движется ли бизнес к достижению своих целей.

KPI (Key Performance Indicators) — ключевые показатели эффективности. Их используют, чтобы оценить деятельность компании с учётом её стратегических целей. С помощью KPI отслеживают, насколько эффективно добиваются бизнес-целей отделы компании, проектные группы или отдельные сотрудники, и принимают решения о дальнейших действиях.

Мы перевели статью SimpleKPI — создателей инструмента для разработки и визуализации KPI.

• Как выглядят KPI
• Как разработать систему KPI за пять шагов
• Что такое опережающие и отстающие KPI
• Что такое стратегические и оперативные KPI
• Как представить KPI графически: примеры и шаблоны
• Как сделать систему KPI эффективнее

Как выглядят KPI

Как мы сказали выше, KPI — ключевые показатели эффективности. Обычно метрики отражают одно значение — например, количество посетителей сайта. KPI могут включать в себя одну или несколько метрик.

Например, KPI, привязанный к стратегической маркетинговой цели, может выглядеть так:

• Цель: повысить конверсию сайта до 20%.
• Описание: текущая конверсия — 12%. Нужно достичь большей конверсии, чем у конкурентов, чтобы быть конкурентоспособными.
• Завершение: к концу года.
• Частота отчётности: ежемесячно.
• Данные: количество конверсий.
• Ответственный: менеджер продукта.

Правильно разработанная система KPI помогает бизнесу отслеживать успех стратегии. Компания получает информацию об эффективности работы в режиме реального времени и принимает обоснованные решения.

Как разработать систему KPI: пять шагов

Чтобы создать систему KPI, которая поможет отслеживать и наглядно представлять результаты работы, важно грамотно планировать. Каждый показатель KPI должен соответствовать конкретной бизнес-задаче и своевременно и точно отражать прогресс в её решении.

Вот как разработать систему KPI для компании.

Установите чёткую цель. Сформулируйте цель бизнеса ясно и просто. Например, если цель бизнеса — «быть лидером рынка», то цели KPI могут быть следующими: «увеличить доход на 10% в этом году» или «расширить ассортимент до 20 наименований».

Определите критерии успеха. Ответьте на вопросы:

• Какая у компании цель?
• Достижима ли она?
• Когда нужно достигнуть цели?
• Как отслеживать прогресс?

Внедрение любых изменений в бизнес-процессах требует времени. В процессе разработки и внедрения KPI сосредоточьтесь на долгосрочных целях. Важно, чтобы они были реалистичными.

Собирайте данные. Данные для KPI можно получать автоматически: для этого подойдёт, например, сервис «Яндекс Метрика». Иногда данные есть в отчётах компании, которые собирают вручную. В дальнейшем их нужно будет регулярно собирать в одном месте.

Создайте формулу KPI. В некоторых KPI только одна метрика или показатель. Но большинство KPI содержат комбинацию показателей, сведённых в единую формулу. Например, KPI для оценки выручки с продажи машины может выглядеть так: общая выручка / общее количество машин.

Напишите формулы и посчитайте по ним KPI, используя для этого тестовые данные. Это нужно, чтобы проверить, соответствуют ли результаты ожиданиям.

Представьте KPI сотрудникам. Для наглядности переведите информацию в графики и диаграммы. Также не забывайте о том, что цели бизнеса часто меняются, — это влияет на KPI. Поэтому важно время от времени пересматривать показатели эффективности компании — корректировать или заменять их.

Что такое опережающие и отстающие KPI

Когда систему KPI внедряют для улучшения бизнес-процессов компании, показатели эффективности делят на отстающие и опережающие.

Отстающие KPI. Их используют, чтобы определить результат предыдущей деятельности компании. Такие показатели легко измерить: они показывают, насколько хорошо работает бизнес-процесс.

Примеры отстающих KPI — «объём производства продукции», «месячная выручка».

Опережающие KPI. Их используют, чтобы прогнозировать будущие показатели компании или влиять на них. Их сложнее определить, поскольку они зависят от внешних факторов, влияющих на процесс, — например, от вложений в инфраструктуру производства.

Примеры опережающих KPI — «количество плановых проверок обслуживания». Рост этого показателя может выявить дефекты и неисправности на производственной линии. Его контроль поможет увеличить общую производительность компании.

Что такое стратегические и оперативные KPI

Показатели KPI используют не только для отслеживания долгосрочных целей бизнеса. Часто KPI применяют как ежедневные индикаторы — с их помощью компании получают управленческую информацию в режиме реального времени.

В зависимости от длительности планового периода KPI делят на две категории.

Оперативные KPI. Показывают подробную и своевременную информацию о текущей деятельности. Они нужны, чтобы принимать повседневные решения или корректировать их. Такие KPI часто сложны, поскольку содержат данные из нескольких источников.

Стратегические KPI. Ориентированы на долгосрочные цели бизнеса. Они помогают определить, работает ли стратегия компании и достигает ли компания цели.

Как показать KPI графически

Презентация — важная часть работы с ключевыми показателями эффективности. Даже лучшее планирование и расчёты могут свести на нет все усилия, если информацию KPI не получится донести до команды.

Вот два решения, которые помогут отразить графически информацию о ключевых показателях эффективности.

Дашборды с KPI. Это гибкие инструменты, которые позволяют быстро преобразовывать данные в графики и диаграммы. Они ориентированы на то, чтобы показывать значения KPI в реальном времени. Поэтому дашборды удобно использовать, чтобы ежедневно отслеживать прогресс по целям.

В большинстве дашбордов есть функция совместного доступа, поэтому одновременно с ними могут работать целые отделы компании.

Отчёты по KPI. Обычно включают в себя функции детализации и глубокой аналитики. С помощью них отслеживают тенденции в ключевых показателях эффективности. Отчёты по KPI хорошо подходят для долгосрочных стратегических задач — например, увеличения доли рынка.

Примеры KPI с описаниями

Вот несколько визуальных форматов, с помощью которых легко представить KPI.

Производство

• Фактическое производственное время. Показатель отражает производственное время завода, оборудования или производственной линии.
• Эффективность работы поставщика. Отражает пунктуальность поставщиков и конкурентоспособность их расценок.
• Расходование материалов. Показывает, какое количество материалов расходуется впустую. Этот KPI позволяет оценить как экологическую безопасность, так и эффективность работы.
• Длина цепочек поставок. Показывает, какое расстояние прошёл продукт от производства до поставки. Этот KPI отслеживают, чтобы сократить затраты и усовершенствовать логистику.
• Переработанные отходы. Показывает объём отходов, переработанных организацией за период. Этот KPI помогает компании улучшить экологичность производства.

Транспортировка

• Доставлено вовремя, %. Отслеживание этого показателя поможет улучшить процент доставленной вовремя продукции.
• Расходы на автопарк. Показывает текущие расходы на весь автопарк за период.
• Отменённые заказы. Количество самовывозов или отмен заказов помогает выявлять потенциальные проблемы с генерацией лидов.
• Невозможность доставки. Показывает количество попыток доставки за период. Этот KPI помогает выявлять проблемы с операторами и количеством заказов.
• Складское пространство. Этот KPI в режиме реального времени показывает, сколько на складе свободного места, в котором можно хранить продукцию до отгрузки.

Строительство

• Отклонение от графика строительства. Показывает расхождения между графиком и фактическим этапом строительства.
• Средняя стоимость строительства. Показывает среднюю стоимость одного квадратного метра строительства. Этот KPI помогает отследить расходы и их рост.
• Безопасность. Помогает отслеживать инциденты, связанные с безопасностью труда: выявляет опасные условия труда и проблемы с обучением.
• Прогнозируемые сроки строительства. Показывает фактическое время строительства в сравнении с прогнозируемым.
• Обнаруженные дефекты. Показывает, сколько дефектов выявили на разных этапах строительства.

Сдача в аренду

• Время повторной аренды. Показывает средний срок повторной аренды для всех объектов недвижимости. Обычно считается в днях.
• Средний срок аренды. Показывает, на какой срок арендатор снимает недвижимость. Рассчитывается как среднее значение по всем объектам.
• Просмотры недвижимости. Отражает количество просмотров недвижимости за период. Используется, чтобы показать среднее количество просмотров перед окончательной сдачей в аренду.
• Заявленные дефекты. Показывает, сколько дефектов было обнаружено на всех объектах недвижимости. Этот KPI используют, чтобы мониторить и сокращать количество дефектов.
• Досрочное расторжение договора. Отражает количество досрочных расторжений договоров по всем объектам недвижимости. Используют, чтобы выявить объекты недвижимости с проблемами.

Шаблоны KPI

Ниже приведены примеры часто используемых шаблонов систем KPI. В начале внедрения KPI их можно взять за основу и настроить под потребности компании.

Шаблон для производства. Набор из 18 KPI, которые предназначены для производственной и машиностроительной отраслей.

Эти KPI помогают отслеживать и контролировать:

• фактические производственные затраты;
• фактическое время производства;
• среднее время цикла;
• затраты труда на единицу продукции;
• затраты на рабочую силу;
• количество незавершённых единиц продукции;
• потенциальное время производства.

Финансовый шаблон. Подборка из 11 KPI, ориентированных на финансовую сферу. Этот шаблон предлагает базовый набор финансовых показателей KPI, которые обычно используют, чтобы стимулировать рост продаж.

Этот шаблон предназначен для отслеживания:

• себестоимости товаров и услуг;
• спорных счетов-фактур;
• маржи валовой прибыли;
• чистой прибыли;
• маржи чистой прибыли;
• количества сотрудников;
• просроченных счетов-фактур;
• выручки;
• дохода на одного сотрудника.

Шаблон для отдела кадров. Это 16 KPI, ориентированных на управление человеческими ресурсами.

Шаблон отображает:

• долю пропущенных сотрудниками рабочих дней;
• агентские гонорары;
• среднее число сотрудников в месяц;
• время, потраченное на наём;
• расходы на рекламу в отделе кадров;
• долю расходов на персонал в общих расходах компании;
• расходы на персонал;
• количество пропущенных сотрудниками рабочих дней за месяц;
• количество нанятых сотрудников;
• количество рабочих дней.

Шаблон для розничной торговли. Подборка из 16 KPI, которые помогают оценить аспекты работы розничных торговых точек в различных отраслях.

Этот шаблон помогает отслеживать:

• среднюю стоимость корзины;
• среднее время покупки;
• стоимость товаров;
• постоянные расходы за период;
• валовую маржу;
• чистые продажи;
• офлайн-продажи;
• онлайн-покупки.

Как сделать систему KPI эффективнее: рекомендации

Вот пять советов, которые помогут сделать из KPI не просто графики с цифрами, а эффективный способ улучшения работы бизнеса:

• KPI должны показывать, как выполняется конкретная бизнес-задача. Только так можно достичь масштабных целей компании.
• Меньше — значит больше. В мире, полном данных, очень легко отслеживать слишком много. Это ошибка. Не стоит измерять всё, что связано с бизнесом. Возьмите несколько KPI и внедрите только их.
• Установите для KPI краткосрочные и долгосрочные цели, а также назначьте ответственных за них. KPI должны работать, а не просто показывать цифры.
• Подумайте, сможете ли вы действительно достичь целей с помощью KPI. Можно ли как-то изменить процессы, которые влияют на показатели? KPI должны быть соразмерны ресурсам бизнеса. Ничто так не тормозит процесс повышения эффективности, как слишком амбициозная и недостижимая цель.
• Как и любой бизнес-процесс, KPI нуждаются в пересмотре и корректировке. Установите периодичность пересмотра KPI, чтобы сохранить эффективность работы.