IT-проекты в госсекторе: как победить бюрократию и не уйти в минус

Одна из особенностей работы с государством — то, что любые процессы максимально бюрократизированы. Реализация проекта иногда напоминает гражданскую войну, в которой структурные подразделения никак не могут договориться о результатах работ. При этом сроки сжатые, а отчётность огромная. Что делать в такой ситуации? Разберёмся с этим на примере
IT-проектов.

Фиксировать все договорённости

Судьба проекта может измениться в одночасье, если в ходе работ произошла смена ключевого заказчика. Часто техническое задание содержит лишь общие требования к IT-системе. То, как они будут реализованы, детализируется в ходе проекта. В случае смены лица, принимающего решения, вы можете услышать: «У меня другое видение, давайте переделаем. Я ничего не подпишу. Такая система нам не нужна». И никого не волнует, что больше половины работ уже выполнено и ресурсы на это потрачены.

Это может быть протокол рабочей встречи или частное техническое задание, согласованное сторонами. Не нужно жалеть ресурсы на подготовку такой документации. Даже если отношения с заказчиком очень тёплые, это здорово уменьшит риски при сдаче проекта. Как говорится, с бюрократией лучше бороться бюрократическими методами.

Работать в рамках ТЗ, сохраняя гибкость

При создании государственных систем заказчиком обычно выступает департамент информационных технологий (ДИТ), а фактическим пользователем — отраслевые департаменты. Если при запуске проекта ДИТ не согласовал функциональные требования с профильными подразделениями — такое возможно, например, когда есть срочное поручение правительства, — вы можете оказаться в сложной ситуации. Отраслевым подразделениям может требоваться совсем не то, что написано в вашем техническом задании.

Всегда помните о ваших обязательствах. Но иногда стоит пойти навстречу пользователям по отдельным пунктам — это залог жизнеспособности системы в будущем.

Например, если есть гарантия качества работ (допустим, в течение года), можно в протоколе приёмки зафиксировать это как «пожелания заказчика, которые будут реализованы в рамках гарантии качества в такой-то срок».

Это никак не повлияет на просрочку по вашим основным работам, а пользователи будут удовлетворены. Если таких требований много, лучше вести речь об отдельном финансировании. К примеру, согласно закону о госзакупках (44-ФЗ), можно подписать дополнительное соглашение к текущему контракту — до 10% от его стоимости — без проведения конкурсных процедур.

Правильно распределять ресурсы

При запуске IT-проекта госзаказчик привязан к бюджетному планированию, закупочным процедурам, планам информатизации. Это множество согласований внутри и вовне, которые завершаются, как правило, во второй половине года. В итоге на выполнение работ остается критически мало времени.

Принимая решение работать с государством, вы должны быть готовы выполнить большой объём работ в экстремально короткие сроки. При этом нельзя забывать, что проект закончится, а со всеми задействованными в нём ресурсами нужно будет что-то делать.

Специфика работы с госсектором такова, что большая часть контрактов закрывается в конце года. Если планируете много и регулярно работать с органами власти, нужно быть гибким, грамотно задействовать ресурсы и быть уверенным в них.

Доля программистов на аутсорсе может составлять до 60%. Но никаких фрилансеров — это риск утечки данных и практически полная гарантия того, что они исчезнут в самый неподходящий момент.

Не экономить на отчётности

Если для коммерческого клиента важна эффективность, то для государственного заказчика — результат и правильная отчётность, причём в равной степени. Все финансовые документы по госконтрактам проходят проверку как самим заказчиком, так и проверяющими организациями: ФАС России, Счётной палатой, Генеральной прокуратурой и другими.

Неграмотная отчётность может превратить даже самый низкобюджетный проект в головную боль для вас и заказчика на долгие годы.

Это последнее, на чём можно экономить. В зависимости от масштаба проекта подготовкой отчётности обычно занимается или сам руководитель проекта, или большая группа из аналитиков, программистов, технических писателей.

Обязательно привлекайте к работе юристов, потому что IT-специалисты не умеют «правильно читать» договор. Управление отчётностью по госконтракту ресурсозатратно и может занимать до 30% от всего объёма работ, особенно в сфере IT.