Что такое счёт-фактура, для чего он нужен и кто обязан его оформлять по закону

Помогла разобраться

Валерия Нечаева

Куратор курсов «Профессия Бухгалтер» и «Профессия Финансовый менеджер» в Skillbox. Прошла путь от помощника бухгалтера до финансового директора. Работала в стартапах и крупных компаниях. 12 лет в профессии.

Счёт-фактура — документ налогового и бухгалтерского учёта. По закону его обязаны оформлять все ИП и юрлица, которые платят НДС. Разобраться в работе со счетами-фактурами полезно бухгалтерам и всем, кто связан с финансами компании.

В этом материале Skillbox Media рассказываем главное о счетах-фактурах:

• что такое счёт-фактура и какие у него есть виды;
• когда оформлять его нужно, а когда — нет;
• в какие сроки его выставляют;
• каков порядок его заполнения;
• какие бывают ошибки при работе со счёт-фактурой.

Что такое счёт-фактура и какие у него есть виды

Счёт-фактура — это документ, который подтверждает операции, связанные с передачей товаров, выполнением работ или оказанием услуг, и служит основанием для возврата НДС. Это обязательный документ для бухгалтерского и налогового учёта, но есть исключения, — подробнее об этом ниже.

Счета-фактуры бывают трёх видов:

• Отгрузочный. Его выставляют для того, чтобы подтвердить факт отгрузки партии товаров. Это самый распространённый вид документа.
• Авансовый. Его оформляют при получении частичной предоплаты, аванса или рассрочки платежа.
• Корректировочный. Такой документ используют в случаях, когда в основном документе были допущены ошибки и их нужно исправить.

Составлять счёт-фактуру можно в двух формах: бумажной и электронной. Для обоих видов есть установленные законом формы — посмотреть их можно по ссылкам. Если использовать другие формы или ошибиться при заполнении документа, он будет недействителен.

Электронный формат счёта-фактуры можно использовать в случае, если это согласовано с контрагентом.

Кто и в каких случаях обязан оформить счёт-фактуру

Счёт-фактуру должны выставлять все плательщики НДС — то есть компании и ИП, которые применяют общий режим налогообложения (ОСНО). Также в отдельных случаях эта обязанность есть у организаций и предпринимателей на спецрежимах.

Например, счёт-фактуру выставляют при совершении облагаемых НДС операций или при получении аванса на будущие поставки. Также документ оформляют организации, которые освобождены от НДС по статье 145 или 145.1 НК РФ, при заключении сделок с теми, кто налог платит.

Полный перечень операций, при которых нужно выставлять счёт-фактуру, перечислен в приказе ФНС России N ММВ-7-3/136@.

В некоторых случаях счёт-фактуру можно заменить на УПД, об этом мы подробнее писали в отдельной статье.

Счёт-фактура не нужен, когда:

• сделка освобождена от уплаты НДС;
• задействован государственный бюджет без привлечения сторонних организаций;
• компания использует УСН, ПСН.

Когда выставляют счёт-фактуру: сроки

Счёт-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Отсчёт начинается со дня совершения операции. При отгрузке товаров это дата, указанная в товарной накладной, а при оказании услуг или передаче имущественных прав — дата оформления акта. Это регламентируется письмом Минфина РФ №03-07-14/74899.

Например, если компания отгрузила товар 12 июня, последним днём выставления счёта-фактуры будет 16 июня.

Хранить счета-фактуры необходимо не менее пяти лет. Документы продавец регистрирует в журнале учёта полученных и выставленных счетов-фактур, а покупатель — в книге покупок.

Невыставление счёта-фактуры расценивают как грубое нарушение правил бухгалтерского учёта. За это грозят штрафы:

• 10 000 рублей, если счёт-фактуру не выставили в течение одного налогового периода;
• 30 000 рублей, если счёт-фактуру не выставили в течение нескольких налоговых периодов.

Если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), то с виновника взыщут 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если счёт-фактура выставлен вовремя, но содержит ошибки, штраф не грозит.

Каков порядок заполнения счёта-фактуры

Документ делится на два блока: «шапку» и табличную часть. Рассмотрим, какие данные в них вносят.

В «шапку» документа:

• ИНН/КПП продавца и покупателя, для ИП указывают также Ф. И. О.;
• адреса грузоотправителя и получателя;
• пятую строку заполняют, если был внесён аванс. В ней указывают номер платёжного документа и дату;
• код валюты и её наименование.

В табличную часть:

• наименование товара, его код, количество;
• цену, итоговую стоимость без НДС и с НДС согласно размеру ставки;
• страну, если товар идёт на экспорт.

Документ подписывает руководитель компании, а также главный бухгалтер или другое уполномоченное лицо, действующее на основании внутреннего приказа компании или оформленной доверенности.

Какие ошибки допускают в счёте-фактуре и как их устранить

Чаще всего при оформлении счёта-фактуры встречаются такие ошибки:

• Неверно указаны ИНН/КПП, юридическое наименование организации. Это может помешать корректно вычесть НДС.
• Наименование товара не соответствует прописанному в договоре или ином документе.
• Неправильно рассчитана стоимость с НДС.
• Ошибочно указан не тот размер ставки налога на добавленную стоимость.

Если допущены недочёты, необходимо составить корректировочный счёт-фактуру.

Главное о счёт-фактуре

• Счёт-фактура — это обязательный бухгалтерский и налоговый документ, который подтверждает операции, связанные с передачей товаров, выполнением работ или оказанием услуг, и служит основанием для возврата НДС. Он не заменяет собой акт выполненных работ и товарную накладную.
• Документ можно оформлять в бумажном или электронном виде, его форма неизменна и строго регламентирована. За невыставление счёта-фактуры грозят штрафы.
• Если в счёте-фактуре были допущены ошибки, можно составить корректировочный документ.