Что такое правила внутреннего трудового распорядка и что о них нужно знать

Работодатели по закону обязаны составлять локальные нормативные акты, которые регулируют порядок работы компании и её отношения с сотрудниками. Один из таких актов — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Понимать, как работают ПВТР и как их составлять, обязательно для HR-специалистов и сотрудников отдела кадров. Также эти знания будут полезны предпринимателям и руководителям. В этом материале рассказываем:

• что такое правила внутреннего трудового распорядка;
• у каких компаний они должны быть;
• что в них нужно прописать;
• кто и как утверждает правила внутреннего трудового распорядка;
• чем грозит отсутствие документа.

Статью проверила частнопрактикующий юрист, главный специалист по юридической защите Ростовской областной организации Общероссийского профсоюза образования Вероника Старцева.

Что такое правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это локальный нормативный акт, в котором описаны все аспекты трудовых отношений работодателя и сотрудников.

В ПВТР указывают порядок приёма и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, ответственность за нарушение правил, меры поощрения, время отдыха и так далее. Подробнее об этом расскажем ниже.

Утверждённого шаблона для оформления ПВТР не существует, поэтому составить его можно в произвольной форме. Также неважно, как оформлены правила — как самостоятельный локальный нормативный акт или как приложение к коллективному договору. Главное, чтобы документ был официально утверждён приказом руководителя компании, а работники ознакомились с ним под подпись.

У каких компаний должны быть правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка должны иметь почти все компании, но есть исключения.

В общем порядке ПВТР должны составлять все юридические лица и ИП с наёмными работниками. Но, согласно статье 309 ТК РФ, документ не обязаны составлять:

• Микропредприятия. К ним относятся компании и ИП с доходом до 120 миллионов рублей в год и не более чем с 15 сотрудниками.
• Некоммерческие организации (НКО). Это компании, основная деятельность которых не направлена на извлечение прибыли. К НКО относятся, например, благотворительные фонды, приюты для животных, различные волонтёрские организации.

Если компания или ИП изменит статус, например станет малым или средним предприятием, придётся составить и заверить ПВТР. Сделать это нужно в течение четырёх месяцев после смены статуса. В противном случае компанию или ИП могут оштрафовать.

Что должно входить в правила внутреннего трудового распорядка

Единого шаблона ПВТР нет, однако в приказе Роструда от 11.11.2022 №253 указан перечень условий, которые можно включить в документ, — это облегчает составление правил. Вот какие условия включены в перечень.

Основные права и обязанности сторон. При составлении этого пункта нужно опираться на статью 21 и статью 22 ТК РФ, где подробно описаны права и обязанности работника и работодателя.

К правам работника относятся, например, право на рабочее место, право на заключение и расторжение трудового договора. К правам работодателя — право требовать от сотрудников исполнения обязанностей, прописанных в договоре, право принимать локальные нормативные акты.

Режим работы и время отдыха. В этом пункте важно учесть нормы, закреплённые в главе 16, статье 107 и главе 18 ТК РФ. Необходимо указать продолжительность рабочей недели, время начала и окончания рабочего дня, наличие сменного графика и другие детали.

Также нужно прописать, какие перерывы будут предоставлены сотруднику. Важно помнить, что продолжительность отдыха в течение рабочего дня должна быть не менее 30 минут и не более двух часов.

Например, при стандартном восьмичасовом дне сотрудники могут работать с 9 до 18 часов, а с 12 до 13 часов делать перерыв. Перерыв не включён в рабочее время, поэтому работник может распоряжаться им как хочет. Если сотрудник работает в ночное время, ему по закону тоже положен перерыв.

Некоторые компании прописывают продолжительность перерыва 30 минут — это минимум, который допускается в ТК РФ. Такой подход позволяет сократить время рабочего дня на 30 минут и уходить с работы, например, не в 18:00, а в 17:30.

Если продолжительность рабочего дня не превышает четырёх часов, то работодатель может прописать в ПВТР пункт об отсутствии перерыва для работника.

Порядок приёма работников. В этой статье описывают процесс найма сотрудников: какие документы им нужны, какие данные они должны предоставить службе безопасности, будет ли у них испытательный срок и так далее. При составлении этого раздела следует ориентироваться на главу 10 и главу 11 Трудового кодекса РФ.

Например, в правилах можно указать, что человек при оформлении на должность пекаря должен предоставить не только стандартный пакет документов — паспорт, СНИЛС, страховой полис и ИНН, но и действующую медицинскую книжку.

Порядок увольнения. Здесь можно сослаться на главу 13 ТК РФ, ограничившись краткой формулировкой: «Трудовой договор может быть прекращён в порядке и по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации».

Также следует прописать условия, которые сотрудник должен соблюсти перед уходом из компании. К ним относятся не только написание заявления и отработка двух недель после, но и локальные правила компании. Это может быть сдача пропуска, возвращение служебной техники или машины, передача дел руководителю и так далее.

Например, при увольнении из IT-компании разработчик должен будет написать руководителю отчёт о текущем состоянии дел, сдать пропуск в офисное здание и служебный ноутбук.

Меры поощрения. По закону работодатель может поощрять сотрудников — например, с помощью премий, благодарностей и других мер. Также работодатель имеет право разрабатывать собственные способы поощрения сотрудников. Все виды поощрений описывают в соответствующем разделе ПВТР.

Например, маркетинговое агентство может разработать систему выплаты премий в зависимости от KPI сотрудников. Чем выше доход от проектов, тем больше размер премии.

Ответственность за нарушения. Все возможные дисциплинарные взыскания определены в статье 192 ТК РФ. Существует три вида взысканий: замечание, выговор и увольнение.

Трудовое законодательство не содержит чёткого перечня дисциплинарных проступков работника, за которые предусмотрены взыскания. Поэтому работодатель сам оценивает тяжесть проступка и принимает решение о взыскании. Но, например, вводить систему штрафов работодатель не имеет права: это незаконно.

Читайте также:

Что такое дисциплинарные взыскания и как их применять

Например, за опоздание на смену фармацевту могут выписать замечание или выговор, а за невыход на работу без уважительной причины ему грозит уже увольнение.

Заработная плата. В этом пункте указывают дату выплаты зарплаты сотрудникам. Например, это может быть 15-е и 30-е число каждого месяца.

Этот пункт добавляют в ПВТР, только если его нет ни в трудовом, ни в коллективном договоре, как того требует статья 136 ТК РФ.

Кто и как утверждает правила внутреннего трудового распорядка

ПВТР можно издать в виде локального нормативного акта или в виде приложения к коллективному договору, если он есть в компании. В зависимости от этого порядок утверждения документа будет различаться. Чтобы ПВТР имели юридическую силу, их необходимо утвердить и представить сотрудникам для ознакомления. Вот что важно знать.

Как утвердить ПВТР как локальный нормативный акт? Согласно статье 8 ТК РФ, правила ИП утверждает сам предприниматель, а в юридических лицах — тот, кто указан как уполномоченное лицо в уставе компании. Это может быть генеральный директор или управленческий орган, например совет директоров.

Также при утверждении правил нужно учесть мнение профсоюзной организации, если она есть. Если профсоюза нет, то в документе делают соответствующую пометку.

Как утвердить ПВТР как приложение к коллективному договору? В этом случае руководитель и работники должны совместно обсудить и утвердить ПВТР.

Одна из сторон, например руководитель, должна составить текст правил и направить работникам на обсуждение. В течение пяти дней сторона, получившая текст, должна утвердить его или предложить изменения. Когда текст ПВТР устроит всех, стороны подписывают дополнительное соглашение к коллективному договору.

После подписания допсоглашения его нужно отправить на регистрацию в территориальный орган Министерства труда и социального развития, следует из статьи 50 ТК РФ.

Когда ПВТР начинает действовать? Документ может вступить в силу с момента выпуска приказа о его утверждении или с любой другой даты, которая указана в приказе.

Однако распространять действие ПВТР на уже прошедший период нельзя.

Как сотрудники должны подтвердить ознакомление с ПВТР? Есть несколько способов, но во всех случаях обязательна подпись сотрудника. Работодатель может:

• завести отдельный журнал для подписей, который будет храниться в архиве вместе с ПВТР;
• подшивать к ПВТР листы с подписями сотрудников;

Работник должен поставить подпись и дату при оформлении на работу.

Чем грозит отсутствие правил внутреннего трудового распорядка

За отсутствие документа Государственная инспекция труда (ГИТ) может назначить работодателю штраф. Его размер прописан в части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

• от 30 до 50 тысяч рублей для юридических лиц;
• от 1 до 5 тысяч рублей для ИП, малых предприятий или должностных лиц.

Заметить, что у работодателя нет ПВТР, инспекция может во время проверки. Но, согласно постановлению Правительства РФ №372 от 10.03.2023, на плановые проверки трудовой инспекции наложен мораторий до 2030 года. Проверять будут только предприятия, которые отнесены к категории высокого риска. Их перечень есть на сайте Роструда.

При этом представители ГИТ имеют право проводить профилактические беседы. Во время беседы работодателя информируют об обязательных требованиях к его деятельности. Работодатель имеет право отказаться от беседы не позднее чем за три дня до её проведения.

Главное о правилах внутреннего трудового распорядка в 3 пунктах

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это локальный нормативный акт, в котором описаны все аспекты взаимоотношений работодателя и сотрудников. Составлять ПВТР должны все компании и ИП, кроме НКО и микропредприятий.
• Единой формы для ПВТР нет, но есть перечень условий, которые ПВТР должны содержать: права и обязанности сторон, режим работы и время отдыха, порядок приёма и увольнения, меры поощрения и ответственность за нарушения.
• За отсутствие ПВТР компанию могут оштрафовать. Юрлицам назначают штраф в размере от 20 до 50 тысяч рублей, ИП — от 1 до 5 тысяч рублей.