Что такое объяснительная записка и как её написать: шаблон и образец

На работе может произойти всякое. Порвали рабочую одежду, которую получили всего неделю назад? По дороге в офис угодили в аварию и опоздали на смену? Разговаривали на работе по телефону со своим ребёнком, и начальник подумал, что вы бездельничаете? Руководитель имеет право потребовать от вас написать объяснительную записку.

В этом материале Skillbox Media рассказываем главное о ней.

• Что такое объяснительная записка
• Можно ли её не писать
• Можно ли избежать взыскания, если написать объяснительную
• Как правильно составить объяснительную
• Как оформить объяснительную: шаблон и пример.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — служебный документ, в котором сотрудник объясняет причины сложившейся ситуации. Работодатель требует записку, например, когда хочет наложить дисциплинарное взыскание: объявить замечание, выговор или уволить. Согласно статье 193 ТК РФ, он не может этого сделать, пока не запросит объяснительную.

Читайте также:

Что такое дисциплинарные взыскания и как их применять

Дисциплинарное взыскание могут применить за нарушение правил внутреннего трудового распорядка и других установленных законодательством или работодателем правил. К таким нарушениям могут отнести:

• опоздание;
• преждевременный уход с работы;
• отвлечение на личные дела в рабочее время;
• несоблюдение техники безопасности;
• невыполнение должностных обязанностей;
• повреждение имущества компании;
• причинение вреда клиентам.

Есть также множество других ситуаций. В ТК РФ нет списка проступков, за которые работодатель должен потребовать объяснительную. Поэтому каждая компания регулирует это самостоятельно.

Также работодатель может запросить объяснительную не только у сотрудника, который совершил проступок, но и у свидетелей нарушения. Например, потребовать объяснительную у сотрудника, который нагрубил коллеге. Произошедшее видели ещё несколько человек, поэтому работодатель может запросить объяснительную и у них.

Получается, что есть два вида объяснительных записок: оправдательная и пояснительная. В первом случае сотрудник рассказывает, что и почему произошло с ним, а во втором — о том, что произошло с его коллегами.

Можно ли не писать объяснительную

Сотрудник может не писать объяснительную. В случае отказа работодатель оформляет соответствующий акт.

Закон не уточняет, в какой форме работодатель должен запросить объяснительную: в устной или письменной. Но в статье 193 ТК РФ сказано, что срок предоставления работником объяснительной — два рабочих дня.

Поэтому работодатели часто оформляют требование о предоставлении объяснительной в письменной форме — например, отправляют письмо на почту. Устная просьба написать объяснительную не будет нигде зафиксирована, поэтому работник сможет оспорить дисциплинарное взыскание в трудовой инспекции или в суде, заявив, что работодатель ни о чём его не просил или не дал на это два рабочих дня.

В следующем разделе мы разберём возможные варианты развития событий после подачи объяснительной.

Можно ли избежать взыскания, если написал объяснительную

Да, можно. Выносить дисциплинарное взыскание — это право работодателя, а не его обязанность. Поэтому за объяснительной запиской не обязательно следует наказание, особенно если сотрудник нарушил трудовой распорядок по уважительной причине. В ТК РФ нет списка уважительных причин; в каждом случае работодатель сам решает, является ли причина уважительной.

Если же сотрудник всё-таки получит дисциплинарное взыскание и решит оспорить его, объяснительная записка может стать одним из доказательств в суде во время спора с работодателем. Разберём несколько примеров.

Когда есть доказательства слов сотрудника

Валерий опоздал на работу из-за того, что сломал руку. Рано утром Валерий поскользнулся на тропинке и упал. Жена отвезла его в травмпункт, где Валерию наложили гипс и выписали справку.

Валерий всё-таки добрался до работы спустя почти пять часов. На рабочем месте его ждал документ с требованием работодателя предоставить объяснительную записку о причине своего отсутствия или опоздания. Сотрудник написал объяснительную, в которой подробно описал ситуацию.

Далее может быть два исхода:

• Работодатель принял доводы Валерия и простил его, потому что мужчина подробно описал ситуацию и приложил справку из медицинского учреждения, а причину руководитель счёл уважительной.
• Работодатель решил наказать Валерия выговором. Мужчина с решением не согласился. В суд он предоставил объяснительную записку и справку из травмпункта. С высокой вероятностью Валерий выиграет дело.

Когда нет доказательств слов сотрудника

Олеся не подготовила отчёт, который она должна была представить руководителю до 31 октября. 2 ноября начальник в письменном виде потребовал от сотрудницы объяснительную.

Девушка написала в записке, что 30 октября у неё сломался ноутбук, где хранились все необходимые рабочие документы, в частности отчёт. Олеся пыталась починить ноутбук самостоятельно, но у неё ничего не вышло.

У ситуации может быть два исхода:

• Работодатель принял доводы Олеси, хоть они и не выглядят убедительными. Этот вариант наименее вероятен, но всё же может быть.
• Работодатель наказывает сотрудницу выговором. Олеся не согласна с таким решением и обращается в суд. Вероятность выиграть дело очень низкая, ведь у девушки нет существенных доказательств.

Как правильно составить объяснительную записку

Единой установленной законом формы объяснительной нет. Записку можно написать от руки, напечатать на компьютере или оформить в бланке, который принят в компании. Если в вашей компании есть отдел кадров, можно попросить у него шаблон. Также можно составить объяснительную самому.

На практике в объяснительные включают пункты:

• Кому — полное наименование должности руководителя компании, его Ф. И. О. и название организации.
• От кого — ваше Ф. И. О. и должность.
• Название документа — «Объяснительная».
• Сама суть объяснения: что произошло, почему. По возможности с датами и указанием времени.
• Дата составления объяснительной.
• Подпись сотрудника.

Объяснительная записка имеет юридическую силу и может стать одним из аргументов в суде. Поэтому лучше писать её сухим языком и ограничиться только фактами, не добавлять описания эмоций и чувств, яркие эпитеты и нецензурные слова.

К объяснительной также можно прикрепить подтверждения своих слов: справки, выписки, скриншоты, фотографии.

Как оформить объяснительную: шаблон и образец

Если работодатель не предоставил вам форму объяснительной, принятой в компании, вы можете оформить её сами. Мы подготовили шаблон: вы можете распечатать его и заполнить от руки. Чтобы скачать шаблон в формате DOCX, нажмите здесь.

Вот как выглядит наш шаблон после внесения данных.

Главное об объяснительных записках в 4 пунктах

• Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник описывает причины своего проступка. Самостоятельно после каждого нарушения её писать не надо — объяснительную составляют после того, как этого потребует работодатель.
• Работодатель может потребовать объяснительную, если сотрудник нарушил установленные законодательством или работодателем правила. Например, опоздал или ушёл раньше, занимался личными делами в рабочее время, не соблюдал технику безопасности, не выполнил свои должностные обязанности, испортил имущество компании или навредил клиентам.
• Если сотрудник написал объяснительную, работодатель может понять и простить, а может объявить замечание, выговор или уволить. Если сотрудник не согласен с решением работодателя, он может попробовать оспорить его решение и предоставить в качестве одного из доказательств объяснительную записку.
• Можно и не писать объяснительную записку. В таком случае работодатель составит акт о том, что он не получил объяснительную. Однако лучше так не делать, потому что доказать свою правоту потом будет сложнее.