Что делать, если сотрудники прокрастинируют

Опытом поделился руководитель проектов в компании «Русал» и спикер курса Skillbox «Управление проектами» Пётр Орлов.

Прокрастинация — это состояние, при котором хочется откладывать свои дела на завтра, на потом, до лучших времён. В такие моменты мотивация и желание что-то делать улетучиваются.

Нет ничего плохого в том, чтобы иногда дать себе передышку. Но если это состояние затягивается настолько, что мешает жить и работать, с ним нужно что-то делать. Точно так же руководитель должен вовремя распознать проблему в коллективе и помочь сотрудникам вернуться к продуктивной работе.

В этой статье мы расскажем, какие шаги можно предпринять для борьбы с прокрастинацией. Советы будут одинаково полезны и руководителям, и рядовым сотрудникам.

Что будет с коллективом, если хотя бы один сотрудник утонет в прокрастинации

Часто прокрастинация одного из сотрудников негативно влияет не только на его эмоциональное и физическое состояние, но и на состояние остальных членов команды. Особенно если коллектив привык работать слаженно и дружно. Вот как это происходит.

Снижается продуктивность. Обычно прокрастинация связана с тревогой или страхом перед сложными задачами. Возникает замкнутый круг: сотрудник, откладывая задачу, испытывает напряжение и начинает ещё активнее избегать её выполнения.

Это приводит к срыву дедлайнов и может влиять на то, как выполняют задачи другие члены коллектива, если их работа зависит от результативности прокрастинирующего коллеги.

Ухудшается атмосфера в коллективе. Прокрастинация сотрудника может вызвать недовольство среди его коллег, если они посчитают, что тот не вносит в проект достаточный вклад. Или, например, если увидят, что ему делают поблажки без веских причин.

Всё это грозит снижением мотивации и командного духа. А ещё сотрудники рискуют «заразиться» прокрастинацией — раз одному можно и у этого нет никаких последствий, значит, можно и другим.

Как бороться с прокрастинацией сотрудников

Эти меры помогут не только снизить прокрастинацию, но и повысить мотивацию и продуктивность команды.

1. Чётко планируйте и разбивайте задачи

Разделите большие проекты на мелкие задачи с чёткими сроками. Это поможет сотрудникам видеть прогресс.

Коллектив почувствует, что работа продвигается. Это снизит ощущение перегруженности и уменьшит желание отложить дела. Небольшие задачи легче начать выполнять, что снижает сопротивление.

2. Проводите регулярные встречи для выяснения статуса задач

Устраивайте короткие ежедневные или еженедельные встречи (например, по методике Scrum). Обсуждайте прогресс, выявляйте проблемы и давайте позитивный фидбэк.

Такие встречи заставляют сотрудников регулярно отчитываться и нести ответственность перед командой. А прозрачность прогресса мотивирует не откладывать работу.

3. Ставьте ясные цели и приоритеты

Убедитесь, что задачи и приоритеты чётко определены, а сотрудники понимают их важность в контексте всего проекта. Для этого можно устроить опрос коллектива, провести общую встречу или поговорить с каждым членом команды один на один.

Когда сотрудники понимают конечную цель и осознают важность своей работы, они чувствуют ответственность и лучше мотивированы приступить к выполнению задачи без откладывания.

4. Попробуйте методику Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, при которой рабочий процесс разбивают на 25-минутные интервалы с короткими перерывами между ними.

Такой подход помогает поддерживать концентрацию и снижает усталость. Работники меньше отвлекаются и успевают сделать больше.

5. Давайте фидбэк и отмечайте достижения

Регулярно давайте сотрудникам обратную связь и отмечайте даже небольшие успехи и достижения. Можно делать это в формате индивидуальной беседы или устраивать командные встречи.

Сотрудники почувствуют себя ценными и важными. Это мотивирует их активно включаться в работу и избегать прокрастинации.

6. Уделите внимание поддержке и обучению

Обеспечьте сотрудников нужными ресурсами и знаниями для выполнения их задач. Например, проведите тренинги или предложите менторскую поддержку в сложных проектах.

Когда сотрудник уверен в своих навыках и знает, что может получить помощь, он реже откладывает выполнение задачи из-за страха или недостатка знаний.

7. Разберитесь в причинах снижения эффективности

Определите причины прокрастинации каждого сотрудника. Может быть, кто-то из них перегружен, у кого-то проблемы с приоритетами, а кому-то сложно разобраться с рабочими процессами. Узнать об этом помогут индивидуальные беседы.

Персональный подход может увеличить продуктивность команды эффективнее, чем другие методы.

8. Создайте комфортные условия для работы

Внедрите гибкие условия работы — например, разрешите сотрудникам иногда не приходить в офис или самим управлять продолжительностью рабочего дня.

Комфортные условия помогают людям лучше работать. У них снижается стресс, а это уменьшает желание прокрастинировать.

9. Будьте чутким и внимательным руководителем

Хороший лидер команды должен не только следить за эффективностью сотрудников, но и создавать условия, в которых им будет легче сосредоточиться на задачах. Правильно распределяйте нагрузку, ставьте чёткие цели, поддерживайте и мотивируйте работников.