Аутсорсинг: что это такое, зачем он нужен, каким компаниям подходит и как его организовать

Рассказала об аутсорсинге руководитель направления административного и производственного аутсорсинга в Colеman Group Марина Борзыгина.

Аутсорсинг — популярный способ оптимизировать работу компании. С его помощью можно решить сразу три задачи:

• снизить расходы на сотрудников;
• улучшить качество работы без увеличения трат;
• избежать типичных проблем, которые возникают при найме сотрудников в штат.

В статье разберёмся:

• что такое аутсорсинг;
• какие есть виды аутсорсинга;
• чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников;
• в чём плюсы аутсорсинга и какие в нём есть риски;
• каким компаниям и для чего он нужен;
• как устроен аутсорсинг;
• как его организовать.

Что такое аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг (outsourcing) — это передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам.

Например, некоторым компаниям невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу и они передают функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.

Какие есть виды аутсорсинга

В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:

• IT-аутсорсинг — поддержка, модернизация IT-инфраструктуры компании, разработка программного обеспечения по техническому заданию и так далее;
• аутсорсинг бухгалтерского учёта — обработка первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов и так далее;
• аутсорсинг кадрового делопроизводства — ведение и учёт трудовых книжек, оформление приёма и увольнений, администрирование командировок, отпусков, массовый приём и увольнения, подготовка справок и копий документов для сотрудников и так далее;
• аутсорсинг административных функций — функции ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупок, продаж, маркетинга и прочее;
• аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
• складской аутсорсинг — функции хранения, выдачи и обслуживания товара.

Этот список не исчерпывающий. Компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.

Чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников

Как мы говорили выше, аутсорсинг — передача непрофильных функций компании-подрядчику.

В этом процессе принимают участие две стороны: компания-заказчик и аутсорсинговая компания (провайдер). Заказчик передаёт провайдеру управление своими бизнес-процессами, провайдер несёт полную или частичную ответственность за результат.

Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда работников, но это разные понятия.

Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально трудоустроены в другой компании — компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от компании-исполнителя — их официального работодателя, который, по сути, выполняет функцию кадрово-расчётного центра.

При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:

• гражданско-правовой договор о предоставлении труда работников — между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем;
• трудовые договоры — между компанией-исполнителем и временными сотрудниками.

С 2016 года в России предоставлять труд работников могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.

Плюсы аутсорсинга

В начале мы говорили, что аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы и время, привлечь к процессам лучшие кадры и избежать типичных проблем, связанных с наймом.

Вот ещё три преимущества этой формы рабочих отношений:

• Ответственность за процессы лежит на аутсорсинговой компании — заказчик получит результат работы, даже если часть сотрудников провайдера уйдёт на больничный или в отпуск.
• Растёт качество непрофильных процессов заказчика — у провайдера больше опыта и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование.
• Заказчик фокусируется на ключевых задачах, не отвлекается на второстепенные.

Читайте также:

5 ошибок при переходе на аутсорсинг кадровых и бухгалтерских услуг: найти и обезвредить

Риски аутсорсинга

У аутсорсинга есть и минусы — назовём два основных:

• Риск связаться с недобросовестным провайдером. Такие компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам, а это сказывается на качестве работы. Проблема особенно актуальна, когда у аутсорсера нет конкурентов.
• Конфиденциальность заказчика под угрозой. Заказчик передаёт часть своих бизнес-процессов сторонней компании. Поэтому он всегда рискует, что конфиденциальную информацию разгласят.

Этих рисков можно избежать, если включить в договор соответствующие пункты. О том, как выбрать надёжного аутсорсера, говорим ниже.

Какие компании пользуются аутсорсингом и для чего

Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:

• сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
• увеличить производительность бизнес-процессов;
• повысить качество сервиса;
• получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.

Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.

Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.

Какие функции нельзя передавать на аутсорс? Не рекомендуется передавать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы компании. Например, если компания печёт пироги по собственным рецептам, она может нанять аутсорсеров для организации доставки и для развития клиентской базы, но передавать подрядчикам проработку рецептуры и выпекание в этом случае не стоит.

Как устроен аутсорсинг

В общем виде аутсорсинг работает по такой схеме:

1. Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.

2. Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.

3. Менеджер проекта контролирует работу аутсорсинговой команды — например, бухгалтеров — и общается с заказчиком.

Менеджер проекта выполняет следующие функции:

• отвечает на запросы и обращения заказчика;
• работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
• контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
• повышает эффективность бизнес-процессов;
• готовит отчёты о ходе работ для заказчика;
• предлагает улучшения в процессах или инструментах, если видит возможность улучшить результаты аутсорсинговой команды.

Помимо этого, провайдер:

• обеспечивает работника необходимыми ресурсами для выполнения работ — например, рабочими местами, оборудованием, доступом к ПО;
• обеспечивает безопасные условия работы и охрану труда в соответствии с законодательством;
• ставит задачи работникам и контролирует их выполнение — через менеджера проекта;
• отстраняет работников, которые нарушают статью 76 Трудового кодекса РФ;
• расследует несчастные случаи на рабочих местах аутсорс-сотрудников.

Кроме этого, нанятые сотрудники числятся в штате провайдера, а не заказчика, поэтому провайдер своими силами ведёт кадровый учёт, рассчитывает зарплату и отчитывается в ФНС и СФР по этим работникам.

Как организовать аутсорсинг

Вот пошаговый план, который поможет грамотно организовать аутсорсинг в компании.

Шаг 1. Определяем цель и задачи. Для начала нужно понять, зачем вам аутсорсинг — например, чтобы компенсировать нехватку персонала, снизить затраты или улучшить качество процессов. На этом этапе важно сформулировать ключевые задачи: какие работы будет выполнять внешний подрядчик, каких результатов вы от него ждёте, в какой срок, каким должен быть уровень их качества.

Шаг 2. Выбираем аутсорсера. Это самый важный этап — от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов. Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно. Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка — например, пандемии или санкциях — провайдер останется на плаву.

Изучите отзывы клиентов, оцените квалификацию персонала и принципы организации процессов. Имеет смысл провести встречи с несколькими потенциальными подрядчиками, чтобы сравнить их компетенции и подход.

Шаг 3. Составляем техническое задание. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить. Чем точнее сформулированы требования, тем меньше рисков.

В ТЗ стоит описать особенности передаваемого бизнес-процесса, критерии качества и допустимые отклонения, требования к персоналу и условия выполнения работ, частоту коммуникации друг с другом.

Шаг 4. Составляем и заключаем договор. В нём нужно учесть все ключевые условия: права и обязанности сторон, порядок предоставления услуг, сроки, стоимость, ответственность за нарушения, порядок урегулирования споров и вопросы охраны труда. Также важно прописать порядок действий в случае форс-мажоров и условия расторжения договора.

Шаг 5. Проходим переходный этап. Даже если вы передаёте на аутсорс стандартную функцию, потребуется время, чтобы работа подрядчика встроилась в ваши процессы. На этом этапе важно организовать вводный инструктаж, предоставить подрядчику доступ к нужной информации, настроить каналы связи, утвердить графики, назначить ответственных. Первые недели работы особенно важны — и заказчик, и провайдер должны быть одинаково вовлечены в процесс.

Шаг 6. Оцениваем эффективность и при необходимости корректируем процессы. Когда работа запущена, важно регулярно оценивать результаты: достигаются ли цели, соблюдаются ли сроки, всё ли в порядке с коммуникацией. Если что-то идёт не так — корректируйте: пересматривайте KPI, перераспределяйте задачи, меняйте подходы к взаимодействию.

Аутсорсинг — это не «передал и забыл», а живой процесс, который требует внимания и периодической настройки.

Подведём итог

• Аутсорсинг — передача некоторых функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально оформлены у другого лица.
• Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы компания могла сфокусироваться на основных бизнес-процессах.
• Главный этап при организации аутсорсинга — выбор надёжного провайдера. Чтобы обезопасить компанию, важно обращать внимание на экспертность аутсорсера, его опыт на рынке и отзывы других компаний о нём.