Как методисту составить бриф для заказчика и работать с ним

Расплывчатые запросы для методистов от заказчиков учебных программ в инфобизнесе и корпоративной сфере — явление привычное. Работать с формулировками в духе «Нужен качественный курс про линейку нашей косметики, чтоб всем было интересно и понравилось, сделаете?», конечно, невозможно. Избегать таких ситуаций помогает бриф — подробный список вопросов, на которые заказчику обучения (тематическому эксперту, главе отдела в компании-заказчике, продюсеру, менеджеру проекта) нужно ответить. Разберёмся, в чём его преимущества, что методисту включить в бриф и как с ним работать.

Чем бриф полезен методисту и самому заказчику

Бриф позволяет на берегу предотвратить сразу несколько проблем, с которыми методист сталкивается, получая расплывчатый, неточный запрос. Вот как он поможет:

• Даст понимание контекста.

Для начала анализ брифа покажет, можно ли вообще с помощью обучения достигнуть нужной заказчику цели. Например, в той же корпоративной сфере часто встречается заблуждение, что любая проблема решается с помощью тренинга (хотя это не так). Кроме того, бриф поможет разобраться с тем, для кого обучение предназначено, какие цели этим людям нужно достичь, с какими потенциальными проблемами они могут столкнуться. Без такого погружения вы рискуете просто создать некачественный продукт.

• Поможет сопоставить ожидания — ваши и заказчика.

Например, заказчик думает, что вы без тематического эксперта самостоятельно напишете текст для курса, подберёте иллюстрации, подготовите презентации. Без брифа вы можете и не догадываться, что от вас ждут выполнения всех этих функций, и в результате получится конфликт. Конечно, описываемая ситуация скорее из ряда вон выходящая, но она хорошо демонстрирует последствия, которые могут вас ждать, если брифа нет, а ожидания расходятся.

• Позволит оценить ресурсы и ограничения.

Чтобы разработать конкретный план действий по проектированию, вам нужно понимание бюджетов, дедлайнов, различных требований (например, соблюдение tone of voice), а также — кто ответственные лица. Это делает процесс работы прозрачным и предсказуемым.

Стоит оговориться: не всем заказчикам хочется думать над брифом — ведь он требует детального осмысления проекта, а на это нужно выделить время. Заказчику удобнее, если методист сам над всем подумает. Можно ли обойтись вообще без брифа и не нервировать такого сопротивляющегося заказчика? Можно, но не стоит.

А во-вторых, взяв в разработку проект с плохо сформулированной задачей, вы рискуете потерять своё время, а взамен получить плохие отзывы и даже оказаться без оплаты, если заказчику не понравится результат (хотя изначально он и сам не очень хорошо представлял себе, каким должен быть результат, или просто не донёс его до вас).

Читайте также:

Клиент прав не всегда, или Что важно уметь методисту, кроме проектирования обучения

Как методисту составить бриф

Брифы могут быть подробными и краткими, здесь всё зависит от ваших представлений, опыта и степени въедливости. Однако некоторые базовые пункты там должны быть в любом случае — вы можете ограничиться ими или дополнить собственными вопросами.

Пункт 1

Общая информация о заказчике

На первом этапе задача — получить максимально подробную информацию о заказчике и основной идее его проекта. Базовые вопросы:

• Для заказчиков из инфобизнеса или внешних корпоративных заказчиков: «На чём специализируетесь вы или ваша компания?» Или для внутренних корпоративных заказчиков: «На чём специализируется ваш отдел?»
• Какой образовательный продукт вы хотите создать и для чего?
• В чём ключевая идея этого продукта?

Пример ответа вы можете увидеть на картинке ниже.

Пункт 2

Цель проекта

Помимо общей информации, важно понять, зачем вообще нужен заказанный вам образовательный продукт. Цели могут быть разными, в частности:

• бизнесовыми — получение прибыли, достижение показателей (например, увеличение NPS компании через обучение персонала клиентоориентированности);
• репутационными — повышение узнаваемости бренда (например, запуск бесплатного курса для клиентов ради создания громкого инфоповода);
• социальными и просветительскими — повышение качества жизни людей, развитие общества (например, курсы по разумному потреблению, финансовой грамотности).

Чтобы понять цель заказчика, можно задать следующие вопросы:

• Для чего создаётся обучение?
• Какой итоговый результат обучения вы хотели бы получить? Каких изменений в поведении, знаниях участников вы ожидаете по итогам обучения?
• Какую проблему/задачу должно решить обучение?

Вот как могут выглядеть ответы — на примере той же самой косметической компании.

Пункт 3

Целевая аудитория

Это один из самых важных разделов брифа, и с ним часто бывают сложности: заказчики описывают целевую аудиторию общими словами или представляют её слишком широко. Чтобы этого не произошло, важно задать вопросы про:

• Социально-демографические признаки: возраст, гендерный состав, география проживания, образование, профессия.
• Опыт работы: стаж, должность, уровень (линейные сотрудники/руководители), какие задачи выполняют.
• Потребности бренда и клиентов: почему мы их учим, что они сами хотят узнать?
• Опыт по теме: что они уже знают и умеют по интересуемой теме или в нужной сфере? Если уже проходили схожее обучение, какими были результаты и обратная связь?
• Доступность: каков уровень цифровой грамотности ЦА, какими программами, сервисами и приложениями учащиеся пользуются в работе и в жизни.

Отдельно важно уточнить, на какое количество учащихся ориентируется заказчик, ведь от этого будут зависеть и масштабы проекта, и его формат.

Вот как могут выглядеть ответы заказчика.

Читайте также:

Какие исследования нужны методисту перед проектированием курса и как их провести

Пункт 4

Результаты обучения

Обычно желаемые результаты методист формулирует вместе с экспертом. Тем не менее пункт про это важно включить и в бриф, чтобы сразу понимать ожидания заказчика. Просто держите в уме, что вводные, полученные на этом этапе, в дальнейшем могут меняться.

Вопросы для этого раздела:

• Чему нужно научить аудиторию?
• Что должен знать участник программы по итогам обучения?
• Что должен уметь участник программы по итогам обучения?
• Какие ценностные установки должны появиться у аудитории?
• Какие задачи должны уметь решать учащиеся в конце обучения?

Вот как может выглядеть ответ в заполненном брифе.

Пункт 5

Тематические эксперты

У заказчика важно выяснить, кто будет тематическим экспертом курса — кандидатура уже есть на примере или нужно искать и нанимать стороннего консультанта. Ситуации могут быть разными: например, корпоративный заказчик просит сделать для своих сотрудников курс по разрешению конфликтов. Штатного конфликтолога или психолога в компании нет — понятно, что эксперта придётся привлекать со стороны. Бывает и так, что заказчик просит сделать ему авторский курс, но у него нет времени лично создавать подробный контент для программы, и приходится тоже привлекать дополнительные силы.

Читайте также:

Как работать с экспертами: гайд для методистов

Вот какие вопросы стоит задать на этом этапе:

• Вы уже выбрали тематических экспертов для создания курса? Если да, то какой у них опыт? (Желательно прикрепить ссылку с информацией о профессиональном опыте кандидата.)
• К каким конкретно задачам (разработка сценариев лекций и роликов, практических и тестовых заданий, дополнительные материалы, то есть списки литературы, чек-листы, памятки и так далее) готовы подключаться эксперты и сколько времени могут уделить на разработку контента?
• В каком формате возможно взаимодействие с экспертами: офлайн-встречи, созвоны, переписка?
• Нужны ли будут дополнительные внешние эксперты — для консультаций или разработки отдельных частей программы?

Обязательно обращайте внимание на то, с какими задачами эксперт готов работать и сколько времени на это тратить. Заказчик может сказать вам, что потенциальный эксперт — человек занятой, так что лучше бы за него всё написать. Если у вас есть нужные знания по теме, то так можно сделать (конечно, и стоимость проекта увеличить пропорционально росту ваших задач). А вот если у вас экспертных знаний по теме нет, то лучше не рисковать и не браться за такие заказы.

Вот как может выглядеть ответ на эти вопросы.

Пункт 6

Технические возможности и ограничения

В брифе нужно зафиксировать и техническую составляющую: на какой платформе будет размещён онлайн-курс, какие там есть возможности и ограничения, в каком формате можно разрабатывать программу.

Читайте также:

SCORM: что это за формат курсов и почему он всё ещё популярен, хотя устарел

Вы можете задать такие вопросы заказчику:

• Где будет проходить обучение (если онлайн, то на какой платформе; если очно, то на какой площадке)?
• Какие возможности есть у платформы или площадки? Какие есть ограничения?
• Есть ли пожелания по формату курса и какие?
• Есть ли потребность в проверяющих преподавателях?

Ниже представлен пример ответов в брифе.

Пункт 7

Дополнительные материалы

Попросите у заказчика всё, что уже сделано по проекту или в целом поможет погрузиться в специфику его темы: ссылки, референсы, рекламные буклеты, проспекты, предыдущие курсы или продукты конкурентов — список ничем не ограничен. Чем больше материалов у вас будет, тем легче составить себе картину того, как будет выглядеть проект в будущем, и понять, хватит ли бюджета на все «хотелки» заказчика.

Пункт 8

Организационные моменты

В финале брифа обозначьте всю организационную информацию, например сроки готовности и контакты ответственных лиц.

Вы можете задать заказчику следующие вопросы:

• Для каких задач требуется методист? Что конкретно он должен сделать?
• К какой дате необходимо сдать готовый продукт?
• Необходимо подготовить весь контент к определённой дате или возможно готовить контент поэтапно?
• Есть ли возможность сделать пилотный поток, чтобы собрать обратную связь и доработать по ней продукт?
• Кто отвечает за подготовку и реализацию проекта с вашей стороны? Кто будет постоянным контактным лицом?

Отдельно вы можете спросить и о предполагаемом бюджете. Понятно, что подробную смету составляют уже после брифа, тем не менее получить общее представление о том, на какую сумму заказчик рассчитывает, не помешает.

Хотя пункт кажется формальным, отнеситесь к нему внимательно: например, те же сроки можно и нужно обсуждать с заказчиком, если они кажутся вам нереалистичными.

Как методисту работать с брифом

Работу с брифом стоит начать с подготовки шаблона — его можно создать самостоятельно, найти в интернете или попросить у коллег. Главное, чтобы бриф не выглядел как случайный набор вопросов: идите по пунктам, оформите все вопросы в таблицу или онлайн-опросник, чтобы и вам, и заказчику было удобно.

Отправлять бриф заказчику надо до первой встречи с ним. По времени это нужно делать с таким расчётом, чтобы он успел над ним подумать, а вы успели бы проанализировать его ответы. Благодаря этому вы не потеряете время напрасно: например, если по брифу видно, что запрос странный, обучение явно не оправдает ожидания и очевидно не поможет достичь поставленных целей, то вы можете сразу отказаться от проекта. Если видно, что это вполне адекватный запрос, то благодаря анализу брифа вы на первой же встрече с клиентом сразу перейдёте к предметному обсуждению.

Конечно, только одним брифом выяснение деталей про заказ не ограничивается. Важно задавать уточняющие вопросы, прояснять все неясные для вас (а может оказаться, что и для самого заказчика) моменты.

Иногда бриф может получиться неполным, но с этим можно как-то работать. Например, клиент и сам до конца ещё не понимает, какой будет аудитория курса, или представляет её слишком размыто. В таком случае можно предложить провести необходимые исследования.

Также обязательно обсудите с заказчиком устно его ожидания — бриф даст вам только базовые представления о них, но не всегда сформирует полную картину.

В финале на основе брифа попробуйте набросать верхнеуровневую концепцию продукта: например, описание Learning Journey Map, общую структуру, описывающую содержание, методы обучения и оценки результатов, форматы. Убедитесь, что план соответствует целям и задачам, обсудите его с заказчиком. Так у всех участников процесса будет более чёткое представление о том, что они могут получить на выходе.

Бриф и все перечисленные меры позволят избежать подводных камней в вашей работе, создавать качественные, а главное, действительно полезные и нужные продукты — которыми будете довольны и вы, и заказчик, и аудитория.