«Сделай завтра»: простые правила тайм-менеджмента для дизайнера

Марк Форстер убеждён, что людям жаловаться на нехватку времени — это всё равно что рыбам жаловаться на нехватку воды. Время — это пространство, в котором мы существуем. И если его стало бы больше, то мы бы ничего не успевали так же, как и сейчас.

В книге «Сделай это завтра» Марк не призывает превозмогать и каждый день сворачивать горы. Но его советы помогут вам безболезненно разобраться с рабочими завалами и организовать свой день так, чтобы выполнять каждую задачу хорошо.

Издатель — студия «Поле».

Марк Форстер — британский коуч и автор четырёх книг о тайм-менеджменте. Проводил семинары по управлению временем и консультировал Министерство обороны Великобритании. В своей книге «Сделай это завтра» он критикует традиционные методы тайм-менеджмента и предлагает откладывать все дела на завтра, чтобы успевать сделать каждое из них.

Из статьи вы узнаете:

• как понять, что задача на самом деле несрочная, и как её отложить на завтра;
• почему вам стоит начать вести закрытый список дел;
• как правильно разгребать рабочие завалы.

Принципы

Иметь чёткое видение

Гораздо проще идти к цели, когда вы чётко понимаете, в чём она заключается и что должно произойти при её достижении, — это и есть видение. Если вы его не сформулировали достаточно конкретно, то, скорее всего, связанные с ней задачи будут вызывать у вас сильное сопротивление. Дайте мозгу конкретную проблему, и он будет её решать:

Делать дела по очереди

Обычно дизайнерские проекты идут внахлёст один за другим, и сосредоточиться на каком-то одном из них, как правило, невозможно. Поэтому Марк предлагает применять этот принцип к ежедневным делам. Поставьте на поток свои рутинные задачи, и вы сможете эффективнее работать над большими проектами.

Работать понемногу и часто

Рабочий марафон, когда вам приходится работать больше восьми часов, — нормальная практика при форс-мажорах. Но превращать это в обычный режим работы нельзя. Если вам нужно сделать отчёт за месяц — разумнее им заниматься регулярно и немного, чем откладывать всё на последний момент. То же самое с освоением музыкальных инструментов и тренировками в спортзале:

Установить границы

Это кажется контринтуитивным, но дополнительные рамки позволят вам быстрее и эффективнее справиться с задачей. Например, если ограничить себе время на выполнение задачи, вам будет проще начать ей заниматься — потому что вы знаете, что эта работа когда-то закончится. А придумать хороший продукт проще, если вы заранее определите, кто им будет пользоваться:

Закрытые списки

Это очень мощный инструмент для организации времени. Вы составляете его только в начале дня и больше ничего не добавляете, а все входящие задачи автоматически переносятся на следующий день. Это позволит вам не набирать лишнюю работу и фильтровать входящий поток просьб.

Подробнее о закрытых списках мы расскажем ниже.

Обязательства превыше интереса

У каждого человека есть и интересы, и обязательства. Интересов может быть бесконечное количество — это какие-то личные занятия, хобби, увлечения. Обязательства — часто рабочие задачи, и их число всегда ограничено. Форстер признаёт, что человек без интересов скучен, но советует обращать больше внимания именно на обязательства, потому что обычно они помогают вам двигаться вперёд.

Не забывайте, что важно знать меру и не перегружать свой день дополнительными обязанностями. Если вы чувствуете, что новая задача будет мешать вашей личной жизни, — сознательно откажитесь от этой задачи.

Срочное — не срочно

Форстер объясняет поведение человека через метафору рационального и реактивного мозга. Рациональный мозг — шеф, который постоянно организует действия остального тела и придумывает план действий исходя из обстоятельств. Реактивный мозг — ящерица, которая не думает при виде вкусного жука, а просто хватает его языком.

Реактивный мозг очень полезен, когда возникает чрезвычайная ситуация. Но эта реактивность может сильно мешать в повседневной работе. Когда вам внезапно приходит сообщение в мессенджер, вы можете на автомате его прочитать. А если в этом сообщении какая-то просьба, вы можете неосознанно бросить всё и заниматься только этим. В этот момент и возникает псевдосрочность — вы делаете то, что можно отложить на потом или не делать вообще.

Марк разделяет «срочные» задачи на две группы: форс-мажоры и «в тот же день». В случае форс-мажора всё просто — если начался пожар, вы просто всё бросите и покинете здание. А когда задачу следует сделать в тот же день, её легко можно спутать с пожаром — эту разницу важно понимать, чтобы ваш день не превратился в хаос.

Самый простой способ научиться отличать действительно срочную задачу от несрочной — буфер с входящими запросами. Вместо того чтобы бросать всё и отвечать на импульс, запишите на бумаге то, что вы собираетесь делать:

Чтобы ваш день был всегда предсказуемым, Форстер советует относить все входящие запросы в категорию «на завтра». Такие задачи проще планировать, их легче выполнить без последствий для личного времени.

Закрытый список дел

Как правило, если люди и ведут списки дел, то они всегда «открыты» — в них можно бесконечно записывать новые задачи и поэтому они никогда не заканчиваются. Если вы когда-то вели такие списки, то наверняка замечали, что к концу дня вы не справились с ними до конца.

Закрытый список — противоположность открытому. Обычно его составляют утром перед началом рабочего дня и проводят под списком черту — она означает, что список «закрылся» и новые задачи в него внести больше нельзя. Марк советует организовать свои дела именно так, потому что иначе ваша работа будет выглядеть как «копать отсюда и до вечера»:

Очевидно, что не всегда получится откладывать все дела на завтра, если их следует сделать в тот же день. Для этого записывайте их в буфер и только затем вносите в список под черту — чтобы это решение было не реактивным, а осознанным.

В идеальном случае закрытый список «на сегодня» должен выглядеть вот так:

• дела, запланированные на эту дату некоторое время назад;
• записанные накануне задачи;
• пункты, записанные сегодня под чертой (то, что стоит сделать в тот же день).

Важное условие использования закрытого списка — все дела, которые вы в него записали, должны быть сделаны. Марк допускает, что это правило можно нарушить, но будьте готовы к проблемам уже на следующий день — к своим новым делам придётся записывать те, которые вы не сделали вчера. Если это происходит постоянно, задачи будут копиться и у вас возникнет большой долг.

Поэтому записывайте в список столько дел, сколько сможете сделать за день. Начните с 3–4 и постепенно увеличивайте, пока не поймёте, где ваш комфортный уровень.

А вот для чего вам может понадобиться закрытый список, помимо составления дел на день.

Напоминания

Записывайте важные даты в ежедневник, чтобы вы не забывали к ним подготовиться. Весьма удобно, когда вы можете запланировать поход в магазин за пару недель до дня рождения друга, чтобы купить ему подарок.

Управление временем других людей

Если вы работаете в какой-то компании, то неизбежно столкнётесь с тем, что ваша работа будет зависеть от других людей. Правда в том, что большинство действуют реактивно, и ваша задача — пользоваться этим. Старайтесь всегда быть на виду у коллег, чтобы они отвлекались на ваши сообщения, а не на чьи-то ещё. Для этого отмечайте в списке «контрольные точки» — когда, кому и о чём нужно напомнить.

Наблюдение

Вы можете месяц следовать закрытому списку, но внезапно может оказаться так, что к цели вы не двигаетесь или свернули не туда. Чтобы этого избежать, уделяйте время самостоятельной проверке собственных проектов. Это позволит вам заранее исправить ошибки и понять, как успеть к дедлайну.

Обдумывание

Если у вас возникла идея, но вы не понимаете, что с ней сейчас сделать, запишите её на пару недель вперёд. В следующий раз, когда вы наткнётесь на неё в ежедневнике, обстоятельства будут другими и вы сможете спокойно принять решение.

Планирование

Если у вас копятся невыполненные дела, распланируйте их на неделю вперёд, чтобы из одного большого вороха проблем они превратились в несколько маленьких задач. Так вы сможете уделять больше времени важным проектам и при этом не забыть о долгах.

Как разгрести текущий завал

Системой закрытого списка пользоваться трудно, если у вас уже накопилось очень много рабочих «хвостов». Если вы в этом положении начнёте пользоваться системой Марка, то неизбежно попадёте в положение кредитного должника:

Если у вас уже много долгов, Марк советует как можно скорее перевести их в режим «актуальной инициативы». Но прежде чем начать его использовать, прекратите набирать новые долги: объявите об этом всем своим коллегам и обеспечьте себе возможность справляться с новыми рабочими задачами, которые неизбежно возникнут. Если вы этого не сделаете, то ваш долг будет бесконечным и вы с ним никогда не рассчитаетесь.

Когда вы обеспечите себе условия для «выплаты» долга, сгребите его в одну папку, чтобы у вас получилась одна большая задача — это и будет ваша актуальная инициатива. Суть метода проста — эту работу нужно делать в первую очередь каждый день.

Делать

Это очевидно, но практика Марка показывает, что люди часто об этом забывают: чтобы дело было сделано, его надо делать. Важно заниматься задачей хотя бы по чуть‑чуть, чтобы она куда‑то шевелилась:

В первую очередь

В любом рабочем месте вокруг вас будут появляться отвлекающие факторы: дома — родные, в коворкинге — друзья, в офисе — коллеги. Актуальная инициатива — большая задача, которая всегда будет вызывать сильное сопротивление. Если не начать заниматься ей сразу, как только вы окажетесь на работе, вас будет отвлекать всё, что с этой задачей не связано.

Каждый день

Любой человек может придумать причину, по которой он не может посвящать одному делу каждый день целый час. Поэтому договоритесь с собой, что будете уделять этому хотя бы пять минут. При этом правилу «каждый день» необязательно следовать неукоснительно. Если вы заранее распланируете себе «дни отгулов», то такие пропуски вы будете воспринимать не как провал, а как стандартный режим работы.