Как не заиграться «в бантики», разрабатывая корпоративное обучение

Из этой статьи вы узнаете:

• какие преимущества имеют простые решения для организации обучения в сравнении со сложными;
• какие типичные ошибки в процессе разработки обучения побуждают всё усложнять и тратить больше, чем необходимо;
• как выбирать и внедрять технические решения, чтобы они действительно принесли пользу;
• почему важно в первую очередь избавляться от рутины.

Сообщество Digital Learning 26 июля провело митап на тему «Простые, проверенные решения: что не подведёт в условиях ограничения ресурсов». Приглашённые спикеры поделились мнениями, как расставить приоритеты, проектируя обучение с минимумом ресурсов, и рассказали, почему простые решения часто выигрывают в сравнении со сложными и дорогими.

«Не усложняйте сущность без надобности»

В начале обсуждения директор eLearning center и автор Telegram-канала «Живое обучение» Елена Тихомирова заметила, что, во-первых, некоторые простые решения на самом деле сложно спроектировать таким образом, чтобы они принесли пользу. А во-вторых — иногда усложнение продукта происходит в ущерб его основным функциям.

В пример Елена привела случай из своего опыта. Клиент заказал разработку курса с большим количеством анимаций и сложным сюжетом, а когда готовый продукт передали заказчику, выяснилось, что ему придётся вручную давать доступ к курсу 12 тысячам человек — потому что нет никакой системы автоматизации. На внедрение этой функции ушла бы далеко не самая значительная часть бюджета, но ей просто не уделили внимания, сосредоточившись на другом.

По словам Елены, людям часто хочется добавить в обучение как можно больше инноваций, потому что в противном случае возникает мысль: «Я не пробую новое, я не развиваюсь». Но, как отмечает спикер, нередко оказывается, что высокотехнологичные тренажёры, VR-симуляции и подобные решения конкретному проекту просто не нужны:

Елена считает, что у простых решений (это касается всех аспектов обучения — содержания, средств, методов и так далее) есть три весомых преимущества перед сложными. Первое — они понятнее, их легче применять для достижения желаемых результатов.

Второе преимущество в том, что простые решения на самом деле приносят больше пользы, чем сложные. Так, по словам Елены, базовая автоматизация каких-то рутинных операций освобождает время специалиста по обучению и в итоге позволяет ему заняться более важными делами — методическим проектированием, работой с экспертами и так далее.

И третий плюс, который отмечает спикер, — простые решения можно повторять и передавать. То есть они будут работать, например, при обучении сотрудников в разных компаниях, их сможет применять не только конкретный специалист, но и его коллеги.

Это, конечно же, не значит, что от сложных решений нужно отказаться полностью. У них тоже есть своя область применения, и они необходимы там, где иначе достичь цели не получится. В пример спикер приводит эпоху зарождения мобильного обучения: у разработчиков образовательных программ тогда ещё не было удобных инструментов для создания курсов на мобильных платформах, и они вынужденно использовали различные «костыли». Но делалось это с конкретной и понятной целью — в итоге получалась значимая отдача.

Читайте также:

Соня Смыслова — о том, как проектировать качественное обучение при ограниченных ресурсах

«Зачем тратить деньги, если можно не тратить?»

Руководитель группы дистанционного обучения АО «МинБанк» Алина Сумарокова рассказала, что её выступления на тему того, как быстро и просто разработать и провести обучение, нередко вызывают реакцию: «Почему вы это делаете? У вас денег нет? Обозначьте, что это решения для ограниченных ресурсов».

Однако сама Алина считает, что этот подход ценен не только в ситуации, когда ресурсов действительно не хватает:

Алина Сумарокова назвала несколько типичных ошибок, усложняющих работу специалистов по обучению и приводящих к лишним затратам.

Первая ошибка — когда будущий курс планируют без учёта готовых решений. Разработчики обсуждают, каким должен быть новый проект, прописывают и согласовывают всё до мелочей: какие функции ему нужны, какие аналитические данные необходимо собирать, как всё это должно выглядеть и так далее. А когда наступает период реализации, оказывается, что доступными инструментами на существующей платформе проект воплотить невозможно.

Первая мысль, которая возникает в подобной ситуации: «Значит, нужно составить техзадание, нанять программистов и поручить им разработку недостающих элементов». Однако, как считает спикер, здесь стоит остановиться и объективно оценить — так ли необходимы курсу эти доработки? Например, если по плану аналитические отчёты должны быть в виде графиков, а готовый инструмент показывает данные в таблицах — можно ли обойтись таким вариантом?

Следующая ловушка, которую назвала Алина Сумарокова, — желание выполнить какую-то задачу в одно действие. Например, подсчитать что-то с помощью сложной формулы или задействовать какой-то алгоритм. Иногда возникает ощущение, что без программиста здесь не разобраться, и надо поручить ему сконструировать новое решение. Но на самом деле зачастую эта необходимость отпадает, если разбить задачу на несколько этапов — и, например, просто посчитать то, что нужно, в Excel-таблице.

Алина отметила ещё одну ошибку, которая негативно влияет на процесс разработки обучения. По её словам, это ситуация, когда «не программное обеспечение служит тебе, а ты начинаешь служить программному обеспечению». Например, после добавления в курс высокотехнологичных интерактивных элементов оказывается, что теперь он не открывается в браузере — и нужно всё переработать. То есть масса усилий уходит только на то, чтобы поддерживать систему, а результата для пользователя или компании это практически не приносит.

Также Алина Сумарокова согласилась с Еленой Тихомировой в том, что главная задача обучения — это результат, а если для получения этого результата не требуется специальным образом упаковывать контент, то это только плюс.

Такая ситуация, по словам спикера, часто возникает в корпоративном обучении — когда нужно, по сути, провести для сотрудников инструктаж, то есть просто передать информацию. Все дополнительные элементы будут только лишними:

При этом Алина и её коллеги нашли компромисс между разработкой курса с нуля и простой подачей контента. Это разработка оболочки курса, в которую можно быстро добавить любое содержание. Спикер приводит в пример игры типа «Кто хочет стать миллионером?» или «Поле чудес». По своей сути это обычные тесты, но в них вшиты и вовлекающие элементы, такие как система баллов, соревновательные механики.

Читайте также:

Как быстро и бюджетно внедрить геймификацию в обучение

«Чтобы делать быстрее и дешевле, нужно меньше требований»

Директор по стратегии компании WebSoft Артур Захарян поделился наблюдениями в части автоматизации обучения, выбора и применения технических решений. Свои выводы он сформулировал в трёх тезисах.

1. Количество ресурсов, затрачиваемых компанией на принятие решения, не гарантирует успеха. По словам Артура, многие компании при выборе инструмента или платформы проводят грандиозную многоэтапную процедуру, предъявляют гигантский список требований, а в итоге оказывается, что выбранное с таким трудом решение им не подходит. В чём-то это похоже на пример, который приводила Алина Сумарокова, однако причина несоответствия может быть не только технической, но и какой-то другой.

Этот парадокс привёл спикера к выводу, что зачастую лучше сэкономить время и пойти более лёгким путём — насколько это позволяют корпоративные регламенты.

2. Чтобы делать быстрее и дешевле, нужно предъявлять меньше требований. Этот тезис вытекает из предыдущего — чтобы успешно внедрить какой-либо инструмент или платформу, разумнее начать работу с функциональностью, которая есть сейчас. А дальше — развивать технологию в различных итерациях, но при этом помнить, что это всегда должен быть законченный продукт.

Спикер привёл такой пример: можно месяцами разрабатывать систему автоматизации обучения, применяя сложные модели, внедряя искусственный интеллект, и все эти месяцы специалисты по обучению будут вручную назначать курсы тысячам сотрудников. А можно было бы быстро запустить систему как есть и в дальнейшем дорабатывать, основываясь на обратной связи от тех, кто её использует.

3. Настраивать и улучшать систему нужно не на основе представлений о том, как должно быть, а ориентируясь на то, что уже работает. По словам Артура, адаптировать инструмент под свои потребности и делать его более эффективным — важная задача. Но опять же, разумнее отталкиваться от того, что именно нужно изменить в том решении, которое уже внедрили. Это позволяет формулировать понятные задачи для подрядчиков или программистов внутри компании, и экономить деньги и время.

Спикер считает, что попытка внедрить новое решение, одновременно адаптируя его под нужды компании и улучшая в соответствии с представлениями «как должно быть», — это путь, связанный с большими расходами и далеко не всегда ведущий к желаемому результату.

Читайте также:

Цифровизация корпоративного обучения: мифы и реальность

«Избавляйтесь от рутины в первую очередь»

Артур Захарян также добавил, что если при выборе технического решения требуется расставить приоритеты, то следует всегда отдавать предпочтение такому варианту, который избавит специалистов по обучению от однообразных задач: «Избавляйтесь от рутины в первую очередь, и тогда высвободится время и осознанность для того, чтобы развивать что-то».

Эту позицию поддержала и Елена Тихомирова. По её мнению, в работе методистов и методологов полно операций и процессов, которые можно и нужно автоматизировать, — сбор обратной связи и других данных, актуализация учебных материалов и так далее. И для этого зачастую даже не требуется разрабатывать и внедрять какую-то сложную систему.

В качестве примера Елена рассказала о том, как обучала вузовских преподавателей применять информационные технологии в учебном процессе. В одном из кейсов преподаватель вёл поток из 300 студентов в системе дистанционного обучения. Учащиеся регулярно отправляли ему на почту рефераты и курсовые — и уже здесь возникали сложности.

Во-первых, студенты, опасаясь, что работу могут не засчитать, посылали ещё несколько сообщений вслед: «А вы получили мой реферат? Всё открывается?» Это сильно загромождало почтовый ящик. Во-вторых, многие не подписывали письма и сами работы, и преподавателю приходилось как-то идентифицировать десятки файлов с названием «Документ 1». Или выяснять, кто такой «Иванов А. А.», когда в потоке из 300 человек таких может быть пятеро.

Елена добавила, что такое элементарное решение способно сэкономить преподавателю до 150 часов в семестр. И это время он сможет уделить проверке работ, обратной связи, подготовке к занятиям — то есть своей непосредственной работе.