5 советов по планированию корпоративного обучения на год

Краткая справка

Алексей Окишев

Советник генерального директора по развитию в технологической компании «Бифорком Тек», экс-партнёр консалтинговой компании OKS LABS.

От грамотного планирования обучения зависит и обоснованность бюджета, который вы на него просите. Продуманное планирование и бюджетирование помогает контролировать расходы и эффективно распределять ресурсы, отслеживать достижение результатов. А значит — не упустить ничего важного и при этом не потратить лишнего. В этой статье на основе личного опыта собраны основные принципы — что важно сделать и учесть для успешного планирования.

Совет 1

Постоянно фиксировать все потребности бизнеса в обучении

Планирование бюджета на обучение происходит в компаниях в определённый срок, но готовиться к нему лучше заранее — в течение года целенаправленно собирать запросы и отмечать потребности в обучении, которые возникают у разных подразделений при выполнении задач внутри компании, при взаимодействии с клиентами и поставщиками. И конечно, важно наблюдать за внешними факторами — макроэкономическими метриками, действиями регуляторов рынка и так далее. Во время планирования это поможет определиться с приоритетами и составить актуальный и эффективный бюджет.

Кроме того, отделу обучения важно участвовать в стратегических сессиях с топ-менеджерами, чтобы быть в курсе направления развития бизнеса и выстраивать систему обучения, которая соответствует его долгосрочным целям.

Совет 2

Выделять ресурсы на обучение тех, кто сам занимается обучением

Чтобы T&D- и L&D-специалисты могли эффективно и качественно выполнять свою работу, нельзя забывать об их развитии тоже. Поэтому при планировании обучения на будущий год в бюджет обязательно стоит заложить соответствующие тренинги и курсы, участие в профессиональных конференциях и прочие образовательные мероприятия для тех, кто учит других. Проще говоря, не экономьте на своём подразделении.

Совет 3

Определить критерии эффективности

Бывает, что все, кто уполномочен принимать решения, согласны, что провести тот или иной тренинг нужно и важно, но когда дело доходит до анализа эффективности обучения (и, соответственно, до оценки целесообразности расходов на него), возникают разногласия. Потому что для T&D-отдела показательны одни метрики, для планово-экономического отдела — другие, а для топ-менеджеров — третьи.

Чтобы избежать такой ситуации, стоит договариваться «на берегу» о конкретных показателях эффективности — на каких данных они будут основаны, каким образом их измерять и так далее. Метрики могут быть экономическими, могут отражать удовлетворённость сотрудников обучением или результативность их работы после тренинга. Главное, чтобы все участники процесса этим критериям доверяли.

Читайте также:

Как говорить с заказчиком обучения на одном языке

Совет 4

Корректировать план и бюджет по мере необходимости

Запланированные на год вперёд показатели бюджета могут стать неактуальными, если изменились внешние условия (например, цены у внешних провайдеров обучения) или потребности самой компании (скажем, если понадобилось нанять новых сотрудников и провести для них онбординг). Имеет смысл это учитывать и применять так называемое скользящее бюджетирование — регулярно пересматривать и корректировать бюджет в зависимости от текущих задач бизнеса и других обстоятельств.

Совет 5

Учитывать специфику разных видов обучения

У разных видов обучения есть специфика, которую важно принимать во внимание. По образовательным целям и аудитории, которую нужно обучить, в корпоративном сегменте выделяют три вида обучения — обязательное, массовое и развивающее. Посмотрим, чем они различаются и что нужно учесть в планировании.

Обязательное обучение

Обязательное обучение требуется проводить согласно законодательству. Иногда оно привязано к должности сотрудника, иногда охватывает весь персонал, включая руководителей (например, обучение по охране труда).

Здесь в первую очередь важна проактивность и охват. Чтобы избежать проблем и лишних издержек, необходимо оперативно реагировать на изменения в требованиях законодательства и регулирующих органов. За этим может следить, например, юридический отдел, передавая ответственным за обучение полную информацию, какие курсы и кому именно необходимо пройти, в каком объёме, формате и так далее.

Кроме того, при планировании бюджета важно учесть, в каком виде будут представлены результаты обучения. Это могут быть бумажные документы, свидетельствующие, что сотрудники прошли обучение, или же цифровые данные. Второй вариант удобнее, если эту информацию планируется как-то обрабатывать и анализировать.

Стоит также рассмотреть, какие варианты обучения есть на рынке — даже обязательный курс по технике безопасности, который обычно проходят «для галочки», вовсе не обязан быть скучным. Это может быть интерактивный и вовлекающий образовательный продукт, который эффективностью оправдает свою стоимость.

Массовое обучение

Массовое обучение распространено в первую очередь в отраслях с высокой текучестью кадров — например, в розничной торговле и сфере услуг. Прежде чем новые сотрудники смогут эффективно выполнять рабочие задачи, им нужно запомнить скрипты взаимодействия с клиентами, изучить особенности продукта и так далее. Этой цели и посвящено обучение.

При планировании бюджета на массовое обучение, во-первых, очень важно не ошибиться, рассчитывая количество сотрудников, которые посетят тот или иной очный тренинг или онлайн-вебинар. Например, смогут ли они все поместиться в одном арендованном помещении? Возможно, понадобится снять помещение побольше или же разбить аудиторию на группы и запланировать несколько тренингов вместо одного. А в случае онлайн-мероприятия — позаботиться о том, чтобы используемая платформа для видеоконференций поддерживала нужное число одновременных подключений.

Если к обучению сотрудников привлекаются их более опытные коллеги (например, руководители команд или подразделений), в планировании необходимо учесть не только те рабочие часы, которые они потратят на сам тренинг или вебинар. Гораздо больше рабочего времени может уйти у них на подготовку к этому мероприятию, анализ его результатов, а также поддержку практики обучающихся сотрудников. Рабочее время стоит денег, так что эти часы стоит учесть и в бюджетировании.

Кстати, в бюджет имеет смысл заложить и расходы на подготовку дополнительных материалов, к которым сотрудники смогут обращаться после основного обучения: чек-листы, памятки, видеоматериалы. Важно, чтобы они были доступны в удобном формате — например, поддерживали просмотр с мобильного устройства.

Развивающее обучение

Развивающее обучение подразумевает развитие отдельных перспективных сотрудников, которые хотят профессионально расти и достигать карьерных целей, соответствующих целям бизнеса.

Чтобы вложения бизнеса в этот вид обучения окупились, стоит внимательно подойти к отбору целевой аудитории для него — с учётом текущих задач и долгосрочных целей компании, потенциала кандидатов на обучение, их инициативности. Инвестировать в развивающее обучение всех желающих может быть нецелесообразно. А если установить достаточно высокий порог входа, это повысит вероятность, что сотрудник отнесётся к обучению серьёзно и будет применять изученное на пользу компании.

Анализируя варианты обучения для сотрудников с высоким потенциалом, не стоит выбирать самые доступные и очевидные. Образовательные программы должны быть содержательными и качественными, и на этом нельзя экономить.

Если дальнейшая профессиональная деятельность сотрудника подразумевает взаимодействие с ключевыми руководителями компании, важно запланировать (и учесть в бюджете) их участие непосредственно в обучении, в практической отработке навыков и, возможно, стратегических сессиях с этим сотрудником. Так он сможет познакомиться с руководителями и наладить с ними контакт для эффективной работы в будущем.