Что такое электронная подпись и как её получить

С помощью электронной подписи можно подписывать любые документы в электронном виде — они будут иметь ту же юридическую силу, что и бумажные. Главное — выбрать и получить подпись подходящего вида.

В этой статье редакции «Бизнес» Skillbox Media рассказываем:

• что такое электронная подпись;
• какие есть виды электронных подписей;
• какой тип подписи выбрать;
• как получить неквалифицированную электронную подпись;
• как получить квалифицированную электронную подпись.

Что такое электронная подпись (ЭП)

Электронная подпись (ЭП) — это аналог рукописной подписи человека, которым он может заверять электронные документы от своего имени.

Такая подпись представляет собой специальный код, который создаётся с помощью криптографических программ. В нём зашифрованы личные данные владельца.

Электронной подписью могут пользоваться как юридические, так и физические лица, включая ИП. С её помощью можно подписывать практически любые документы: договоры, акты приёмки работ, налоговую отчётность, заявки на патенты, документы для сделок и так далее.

Единственное исключение: электронной подписью нельзя подписывать кадровые документы, которые запрещено выпускать в электронном виде. К таким документам относятся, например, журнал регистрации прохождения инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении.

Какие есть виды электронных подписей

Электронные подписи делятся на три вида по уровню их надёжности. Расскажем подробно о каждом из них.

Простая электронная подпись (ПЭП). Базовый вид электронной подписи. Она создаётся без сложных шифров и просто подтверждает, что документ подписал конкретный человек. Пример ПЭП — код из СМС при входе в личный кабинет банка, авторизация через «Госуслуги», пара «логин — пароль» в личных кабинетах разных сервисов и так далее.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это зашифрованный код с личными данными пользователя, который создают с помощью специальной программы. Выпустить НЭП можно через приложение «Госключ» или через оператора ЭДО.

С помощью НЭП можно подписывать внутренние документы компании или документы с контрагентами. Например, сотрудник может подписывать неквалифицированной подписью акты приёмки работ, служебные записки или приказы.

Чтобы контрагенты могли подписывать документы с помощью НЭП и при этом подпись имела юридическую силу, нужно заключить соглашение. Его можно включить в договор с контрагентом отдельным пунктом или оформить дополнительно.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ещё её называют усиленной квалифицированной ЭП — это одно и то же.

Как и НЭП, квалифицированная подпись представляет собой зашифрованный код с личными данными пользователя. Её главная особенность — более высокий уровень безопасности, чем у простой и неквалифицированной ЭП.

Квалифицированную подпись создают с помощью аккредитованных Минцифры РФ криптографических программ, хранят на особом носителе — токене — и ставят на документы с помощью специализированного ПО. Об этом виде подписей подробно расскажем ниже.

КЭП можно подписывать любые электронные документы, включая налоговую отчётность, договоры, заявки на участие в тендерах или на получение государственных лицензий. При этом заключать дополнительные соглашения о юридической действительности квалифицированной подписи не нужно.

Какой тип подписи выбрать физическим и юридическим лицам? Это зависит от вида документов, которые нужно подписывать. Например, самозанятому физлицу для подписи актов приёмки работ с заказчиком будет достаточно НЭП. ИП или руководителю компании, который заверяет, например, документы для ФНС, нужна КЭП.

Как получить неквалифицированную ЭП

НЭП можно получить в приложении «Госключ» или в любом сервисе ЭДО. Подпись будет работать только в рамках системы, которая её выдала.

В приложении «Госключ». Установите приложение на смартфон и авторизуйтесь в нём через «Госуслуги». Приложение предложит ознакомиться с документами, создать пароль и затем сформирует НЭП.

После этого в «Госключе» можно будет подписывать документы от «Госуслуг» и от внешних информационных систем, которые будут приходить в этом же приложении. Всё это бесплатно.

Через оператора ЭДО. Если компания использует систему ЭДО, то НЭП сотрудникам выдаёт её оператор. В этом случае использовать эти же подписи в другой системе ЭДО нельзя.

Выпуск НЭП нужно подтвердить в системе ЭДО, а в некоторых случаях может потребоваться дополнительное подтверждение пользователя в его личном кабинете на «Госуслугах». Обычно процедура получения такой подписи занимает один рабочий день.

Как получить квалифицированную ЭП

Пользователю нужно подать заявку, приобрести ПО и токен, а затем записать на него код при личном визите в ФНС или в аккредитованный центр. Давайте разбираться.

Подать заявление. Это можно сделать лично в отделении налоговой, на сайте ФНС или в удостоверяющем центре.

Удостоверяющие центры — организации, которые прошли проверку в Минцифры РФ и являются доверенными лицами ФНС. Среди них есть, например, операторы ЭДО и банки. Полный список таких организаций можно посмотреть на «Госуслугах».

Приобрести токен и ПО для работы с подписью. Токен — носитель, который работает по принципу флешки. На него записывают код КЭП. А чтобы подписывать документы, токен нужно присоединить к компьютеру.

Специализированное ПО нужно, чтобы считать подпись с токена и перенести её на подписываемый документ.

Компании, которые выпускают ПО и токены, также прошли специальную проверку и аккредитацию во ФСТЭК или в ФСБ России. Их полный перечень есть в памятке на сайте ФНС.

Токены стоят в среднем от 2 до 5 тысяч рублей в зависимости от модели. Их можно приобрести на официальных сайтах производителей, в удостоверяющих центрах или в розничных магазинах электроники. После истечения срока действия КЭП новую подпись можно будет записать на тот же токен.

ПО можно скачать и оплатить на официальных сайтах компаний. Стоимость программы варьируется в пределах 3–5 тысяч рублей для одного рабочего места. Лицензии ПО могут различаться по сроку действия. Есть, например, действующие один год, есть бессрочные.

Прийти в отделение ФНС или удостоверяющий центр, чтобы получить подпись. Обычно можно сделать это через 1–2 рабочих дня после подачи заявки, — подпись уже будет готова. Чтобы её получить, нужно предъявить паспорт, ИНН, СНИЛС и сертификаты соответствия токена и ПО.

После подтверждения личности на токен запишут КЭП, и ей можно будет пользоваться. Скопировать одну и ту же подпись на разные токены невозможно. Получить подпись за другого человека по доверенности также нельзя.

Обратите внимание, что не все отделения налоговой выдают КЭП. Список отделений в вашем городе можно найти на сайте.

Главное об электронных подписях в 4 пунктах

• Электронная подпись (ЭП) — цифровой код с личными данными человека. Она служит аналогом рукописной подписи и имеет ту же юридическую силу.
• Есть несколько видов электронных подписей, они различаются степенью надёжности. Простая ЭП — подтверждение какого-либо действия в аккаунте человека, например, на «Госуслугах». Неквалифицированная ЭП — подпись, которую выпускает «Госключ» или оператор ЭДО для работы с внутренними документами. Квалифицированной ЭП можно подписывать любые документы, в том числе налоговые. Её выпускают с помощью криптопрограмм и хранят на специальном токене.
• Для получения НЭП достаточно подать заявку через приложение «Госключ» или оператора ЭДО. Процедура занимает один рабочий день и проводится онлайн.
• Для получения КЭП нужно купить токен и ПО для работы с подписью, подать заявку в ФНС или удостоверяющий центр и затем получить подпись лично.