Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления

Прежде чем использовать методы проектного управления, внедрять Scrum или водопадный подход, нужно понять: то, чем вы руководите, — это проект?

Здесь можно ошибиться. Проектом могут назвать целое направление деятельности — например, развитие корпоративного сайта или весь PR компании. Или, напротив, небольшую функцию, такую как настройка контекстной рекламы.

В этом материале мы установим чёткие границы проекта как сущности.

Что такое проект

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Такое определение даёт PMBoK.

В этом определении важно следующее:

• Проекты создают уникальные результаты. Они могут быть и материальными, и нематериальными. Такие результаты отличаются от того, что компания делает каждый день и уже превратила в процесс.
• Проекты ограничены по времени. У них есть чётко очерченные начало и конец.

В PMboK отмечается, что люди реализуют проекты тысячи лет. Вот какие примеры проектов приведены в документе:

• возведение Великой Китайской стены;
• запуск производства вакцины от полиомиелита;
• разработка компьютерной программы;
• слияние двух организаций;
• совершенствование бизнес-процесса;
• издание книги для детей;
• строительство здания.

Антоним проекта — процесс. Это регулярные действия, которые совершают для получения повторяющихся результатов. Процессы часто регламентированы.

Обслуживание посетителей — процесс, а открытие нового кафе — проект. Поддержка пользователей — процесс, выпуск онлайн-сервиса на рынок — проект. Производство автомобилей — процесс, но запуск новой автомобильной фабрики — это проект. Интересно, что пересмотр и изменение процессов в компании может быть проектом.

Бывает, что компания регулярно реализует много похожих проектов. В PMBoK приводят пример: одна и та же бригада строит дома из одинаковых материалов и по схожим технологиям. Однако дома отличаются друг от друга, каждый из них — это уникальный результат. Каждой стройкой имеет смысл управлять как проектом.

Приведём ещё несколько похожих примеров. Веб-студия разрабатывает сайты по ТЗ клиентов, и каждый такой сайт будет проектом. Event-агентство может управлять как проектом каждым мероприятием, а издательский дом — выпуском каждой книги. Важно, чтобы мероприятия, сайты и книги отличались друг от друга.

Разработка софта — почти всегда проект.

О том, что отличает управление проектами как дисциплину, можно почитать в нашем гайде для начинающих.

Цель проекта

Это всегда уникальный продукт, услуга или результат. В PMBoK перечислены определения цели:

• конечный результат, на который должны быть направлены работы;
• стратегическая позиция, которую следует занять;
• задача, которую следует решить;
• результат, который следует получить;
• продукт, который следует произвести;
• услуга, которую следует оказать.

Кроме того, в документе есть примеры результатов:

• уникальный продукт;
• компонент продукта, улучшение или исправление дефекта;
• уникальная услуга;
• способность предоставить новую услугу (пример — создание подразделения дистрибуции);
• программное приложение;
• документ — например, исследовательский проект или документация для приложения;
• уникальное сочетание одного или нескольких продуктов, услуг или результатов.

Обязательное свойство результата — его можно проверить, а критерии такой проверки понятны.

Цели проектов часто описывают с помощью подхода SMART. Он означает, что цели должны соответствовать пяти критериям: конкретность (S — specific), измеримость (M — measurable), достижимость (A — achievable) релевантность целям организации (R — relevant) и ограниченность во времени (T — time-bound). Подробнее об этом подходе читайте здесь.

Что ещё важно

Проекты ограничены во времени, но это не обязательно короткий промежуток. Главное — чётко определённые начало и конец. Проект может закончиться не только успехом, но и провалом. В том числе если он вышел за разумные временные или финансовые рамки.

Проекты — это движущая сила изменений в организации. Если цель проекта будет достигнута, компания перейдёт из одного состояния в другое. Новое состояние — это желаемое будущее. Например: продукт компании больше не имеет очевидных недостатков по сравнению с конкурентами.

Проекты направлены на создание бизнес-ценности. В качестве примеров такой ценности называют деньги на счетах, выручку, акционерный капитал, репутацию, основные средства, узнаваемость продукта, даже соответствие стратегии целям организации или опыт.

Этого материала достаточно, чтобы выделить проекты в организации. Следующий этап — найти подходящие методики проектного управления.