Что делать, если сотрудники срывают дедлайны: советы руководителям

Недавно мы получили такой вопрос: «В команде несколько человек постоянно срывают дедлайны. Просто так расстаться с ними я не могу: это ключевые сотрудники и в целом они работают хорошо. Но и мириться с таким подходом больше нет сил. Как исправить ситуацию?»

На вопрос ответил Евгений Волохин, автор канала «Волохин и буквы», главный редактор в IT-компании.

Идеальных сотрудников не бывает. Ошибки возможны у всех, особенно в начале карьеры, — это нормально. Не успевать к дедлайну тоже нормально. Ненормально, если это становится для сотрудника привычным делом.

Расскажу, что делать, если срывы дедлайнов стали случаться слишком часто. В основном советы будут полезны руководителям, но и рядовые сотрудники тоже найдут что из них почерпнуть.

Что делать, если сотрудники срывают дедлайны

Если в процессах что-то идёт не так, в первую очередь нужно разбираться в контексте проблемы. Сотрудник сделал, но не то — почему, что на это повлияло? Сотрудник сделал, но позже — почему, что на это повлияло? Сотрудник вообще не сделал — почему? И так далее.

Я думаю, когда срываются дедлайны, виноваты в равной степени все участники процесса — и сотрудник, и руководитель. Но разбираться с проблемой нужно руководителю.

Конечно, сотрудник тоже может в этом помочь — например, вовремя сказать, что не успевает, честно рассказать о причине. Если он утаивает проблему, боится или просто пропадает — вопросы, скорее, к руководителю: почему в его команде такой сотрудник, почему он себя так ведёт, почему не доверяет?

Вот что руководителю стоит уточнить, если сотрудник сорвал сроки:

• Дедлайн задачи был адекватен её сложности? А нагрузка сотрудника?
• Была ли у сотрудника вся необходимая информация, материалы и средства для выполнения задачи? Если нет, то почему?
• Что именно помешало сотруднику сделать работу вовремя? Может быть, с ним что-то случилось? Может быть, ему кто-то помешал или, наоборот, не помог?

После разбора полётов стоит подумать, как в будущем не допустить таких факапов, — например, исправить что-то в процессах или давать сотруднику другие задачи.

Как помочь сотрудникам соблюдать дедлайны

От срыва дедлайнов никто не застрахован. Вот что я рекомендую сделать, чтобы минимизировать эти риски в своей команде.

Сделайте процессы прозрачными. На своём опыте я понял, что меньше проблем с дедлайнами возникает там, где процессы прозрачны. Когда на каждом этапе работ исполнитель, его руководитель и заказчик в курсе того, что происходит с задачей. Все они могут в любой момент проверить её текущее состояние и понять, что уже сделано, а что предстоит сделать.

В таком случае при необходимости можно оперативно помочь сотруднику, чтобы он успел в срок, — например, дать дополнительную информацию о задаче или немного сдвинуть дедлайн.

Помогают в этом онлайн-доски и таск-трекеры. Кроме того, идеально, если у команды есть внутренние инструкции и описания разных кейсов — например, в виде базы знаний. С помощью неё можно быстро найти решения типичных проблем и сэкономить время.

Обсуждайте ритм работы на берегу. Ещё на этапе найма соискателю нужно объяснить, в каком темпе работает команда и какой скорости будут ждать от него. Так человек заранее поймёт, подойдёт ему такой ритм или нет.

Например, в командах сервисов поддержки дедлайны горят постоянно — специалистам нужно уметь реагировать быстро и без потери качества. Такой формат подходит не всем, и это нормально.

Согласовывайте сроки. Распределять задачи сотрудники могут самостоятельно; также за них это может делать руководитель. В любом случае утверждать количество задач на какой-то срок лучше сообща — то есть не устанавливать сотруднику жёсткий дедлайн, ожидая, что он безоговорочно выполнит всё в срок, а учитывать реальные возможности сотрудника.

Да, руководитель может опираться на свой опыт и прикидывать, сколько дел осилит один сотрудник, а сколько — другой. Но в любом случае нужно утверждать сроки вместе с сотрудником: «Предлагаю тебе 10 задач на этот месяц — посмотри подробности, успеешь? Можем обсудить, если будут вопросы».

Общайтесь со своими сотрудниками. Чтобы грамотно распределять задачи, важно хорошо понимать особенности своих сотрудников. Опытный руководитель знает, кто хорошо укладывается в сжатые сроки, а кому комфортнее работать в более спокойном темпе. Узнавать мнение сотрудников о дедлайнах, нагрузке, их ментальном состоянии и целях можно на встречах one-to-one.