Чем занимается ивент-менеджер, сколько зарабатывает и подойдёт ли вам эта профессия

Представьте, что вам одновременно нужно договориться с десятками людей, уложиться в бюджет, решить несколько неожиданных проблем и сделать так, чтобы сотни гостей остались довольны. И всё это — к строго заданной дате, которую нельзя перенести. Именно так выглядит работа event-менеджера — специалиста, который превращает идеи, дедлайны и форс-мажоры в события, о которых потом долго говорят.

В этой статье редакции «Маркетинг» Skillbox Media мы разбираемся, из чего состоит работа организатора мероприятий, какие задачи остаются за кадром и почему без стрессоустойчивости здесь не обойтись.

• Кто такой ивент-менеджер
• Чем он занимается
• Какие навыки ему нужны для работы
• Сколько он зарабатывает
• Кому подойдёт такая профессия
• Как стать ивент-менеджером

Кто такой ивент-менеджер

Ивент (от англ. event — событие) — это публичное или частное мероприятие, которое помогает бизнесу, бренду, сообществу или отдельным людям решить какую-то задачу. Например, к ивентам относятся конференции для партнёров, презентации продукта для клиентов, корпоративы для сотрудников или фестивали для продвижения бренда.

Event-менеджер, он же организатор мероприятий, — это специалист, который берёт на себя процесс подготовки и проведения таких событий: от идеи и планирования до реализации и подведения итогов.

Он может вести проект полностью — от первой встречи с заказчиком и разработки концепции мероприятия до демонтажа площадки после его завершения. В крупных проектах ивент-менеджер часто работает в составе большой команды и отвечает за отдельные направления — например, за работу с подрядчиками или программу мероприятия.

Event-менеджеры могут работать:

• в ивент-агентствах — тогда они организуют мероприятия для клиентов агентства;
• в компаниях (in-house) — отвечают за внутренние и внешние события одного бренда;
• на фрилансе — самостоятельно находят заказчиков и ведут их проекты.

При этом они могут специализироваться на разных направлениях. Одни занимаются только бизнес-мероприятиями: конференциями, форумами, презентациями продуктов и корпоративными событиями. Другие работают в индустрии развлечений и организуют фестивали, концерты и городские праздники. Третьи организуют ивенты для частных лиц — например, занимаются свадьбами и юбилеями.

Чем занимается ивент-менеджер

Обязанности event-менеджера могут различаться в зависимости от формата работы и проектов, которыми он занимается. Кроме того, задачи зависят от уровня позиции, масштаба мероприятий и структуры команды. Но есть набор единых процессов, с которыми сталкивается большинство организаторов мероприятий. Разберём основные из них — вот что чаще всего делает ивент-менеджер.

Получает бриф и формулирует задачу. Любой проект начинается с понимания целей. Ивент-менеджеру важно выяснить, зачем клиент хочет провести мероприятие, кто его аудитория, какой результат он ожидает получить и какие критерии успеха у этого результата. Именно постановка цели определяет весь дальнейший проект, считает директор по репутации и PR в Qharisma Group Лев Хлыновски.

Разрабатывает концепцию. После утверждения задачи нужно сформировать идею мероприятия и способ её реализации. Совладелица и управляющий партнёр ивент-агентства Delamí Татьяна Девятова называет этот этап поиском big idea — нужно создать главную идею и отразить её через декор, сценографию, мерч, активации и другие элементы мероприятия. Разработкой креатива обычно занимается креативный отдел, но с максимальной информационной поддержкой от ивент-продюсера.

Планирует проект и бюджет. На этом этапе важно определить общую стоимость мероприятия, а также подробно расписать все расходы и этапы подготовки. Специалист рассчитывает стоимость площадки, технического оборудования, декора, мебели, кейтеринга, работы подрядчиков, логистики и других элементов проекта.

Сейчас заказчики ожидают максимально прозрачных смет, отмечает Татьяна Девятова. Поэтому event-менеджеру важно уметь подробно обосновывать все статьи бюджета — от стоимости погонного метра материалов, используемых в декоре, до точного количества смен технического персонала на монтаже и демонтаже.

Читайте также:

Куда утекает бюджет на ивенты, или 6 причин неэффективности мероприятий

Собирает команду и работает с подрядчиками. В зависимости от формата мероприятия ивент-менеджер может работать с десятками разных специалистов: техническими подрядчиками, декораторами, режиссёрско-постановочной группой, фотографами, видеографами, артистами, ведущими, кейтерингом, службой безопасности, техническим персоналом площадки и так далее.

Всех подрядчиков нужно собрать и объединить в единую систему, где каждый понимает свою роль и сроки, отмечает Татьяна Девятова. Event-менеджеру приходится одновременно контролировать десятки процессов и постоянно переключаться между разными задачами и участниками проекта.

Управляет рисками. Отдельная часть работы организатора мероприятий — кризис-менеджмент. В ивент-индустрии не существует понятия «потом исправим», считает Татьяна Девятова. У любого мероприятия есть дата и время, после которых уже невозможно что-либо переделать. Поэтому организатору важно не только быстро реагировать на форс-мажоры, но и заранее оценивать риски и продумывать несколько вариантов развития событий.

Например, для уличного события важно предусмотреть действия на случай дождя или сильного ветра, для конференции — иметь резервное оборудование и план действий при технических сбоях, а для дистанционных мероприятий — продумать, что делать, если возникнут проблемы с трансляцией или интернетом.

Конечно, предусмотреть абсолютно всё невозможно, отмечает CEO агентства «Пиар Интеграл» и основательница ивент-агентства «Притяжение» Мария Пух, потому что каждое мероприятие проходит на новой площадке, с новой командой и новыми вводными. Поэтому event-менеджер должен сохранять спокойствие, быстро принимать решения и одновременно работать не только со своим стрессом, но и с эмоциями заказчика, команды и подрядчиков. Подробнее о навыках специалиста мы расскажем ниже.

Читайте также:

Что такое матрица рисков, как она помогает в управлении проектами и как её сделать

Координирует мероприятие. В день проведения мероприятия ивент-менеджер работает в состоянии максимальной концентрации, говорит Татьяна Девятова. Организатору необходимо одновременно следить за работой подрядчиков, готовностью площадки, соблюдением тайминга, состоянием гостей, запросами заказчика и десятками других процессов, при этом быть в коннекте со своей командой и действовать в полной синхронизации как единый организм.

В этот день особенно важно сохранять спокойствие: даже если что-то идёт не по плану, гости и заказчик не должны этого заметить, подчёркивает Мария Пух.

Анализирует результаты. После завершения мероприятия работа event-менеджера не заканчивается. Специалисту нужно собрать обратную связь от участников и заказчика, проанализировать результаты и понять, какие решения можно использовать в будущем.

В зависимости от формата мероприятия ивент-менеджеры оценивают разные показатели: количество участников, продажи, количество лидов, охваты в социальных сетях, публикации в СМИ, уровень удовлетворённости гостей и так далее. Обычно после завершения ивента команда проводит внутренний разбор, во время которого обсуждает, что получилось хорошо, а какие процессы можно улучшить.

Какие навыки нужны ивент-менеджеру

Организатор мероприятий — профессия, в которой приходится одинаково уверенно чувствовать себя и в Excel, и на сцене, и на переговорах с подрядчиками в два часа ночи. Разберём, какие навыки помогают справляться с такой многозадачностью.

Hard skills

Знание принципов проектного управления и планирования. Организатор мероприятий — это прежде всего проектный менеджер, который отвечает за результат целиком, отмечает директор по репутации и PR в Qharisma Group Лев Хлыновски. Ему нужно уметь декомпозировать большие задачи, выстраивать процессы, контролировать сроки и координировать работу десятков людей.

Особенно важны системное мышление и умение видеть проект одновременно на нескольких уровнях, уточняет совладелица и управляющий партнёр ивент-агентства Delamí Татьяна Девятова. Event-менеджер должен понимать, как связаны между собой разные этапы подготовки, и замечать риски до того, как они превратятся в проблему.

Умение работать с бюджетом и финансами. Ивент-менеджеру важно понимать, как формируются сметы и рассчитывается маржинальность, и уметь аргументировать это.

Опытный специалист также должен разбираться в финансовом планировании, оптимизации расходов и базовых вопросах налогообложения, говорит Татьяна Девятова. Особенно это важно при работе с крупными проектами и большими командами подрядчиков: любая ошибка в расчёте налогов может стать критичной для общего бюджета.

Умение управлять подрядчиками и продакшеном. Организатор мероприятий не обязан самостоятельно настраивать звук или проектировать декорации, но должен понимать, как устроены эти процессы. Кроме того, Татьяна Девятова считает, что ивент-менеджер должен обладать широким кругозором: понимать основы логистики, декорационного производства и технического обеспечения. Только так можно эффективно ставить задачи подрядчикам и контролировать результат.

Владение цифровыми инструментами. Event-менеджеру нужны базовые цифровые навыки, поскольку значительная часть его работы связана с планированием, расчётами и подготовкой документов. Специалист использует электронные таблицы для составления смет, Google Docs и Microsoft Office для работы с документацией, а также сервисы для подготовки презентаций. Кроме того, полезно уметь работать с нейросетями, уточняет Татьяна.

Soft skills

Коммуникативные навыки. Эксперты единогласно сходятся во мнении, что это главный навык ивент-менеджера. Организатор мероприятий постоянно взаимодействует с заказчиками, подрядчиками, артистами, техническими службами и собственной командой. Нужно уметь не только договариваться, но и объяснять свои решения, аргументировать расходы, ставить понятные задачи и поддерживать рабочие отношения даже в стрессовых ситуациях, считает Мария Пух.

Кроме того, организатор мероприятий должен одновременно быть и дипломатом, и переговорщиком, и психологом, добавляет Татьяна Девятова. Специалисту важно уметь считывать эмоции других людей, сглаживать конфликты и находить баланс между интересами всех участников проекта. Именно способность работать на пересечении разных характеров и задач часто отличает сильного менеджера от начинающего.

Стрессоустойчивость и умение быстро принимать решения. Ивент-индустрия практически всегда связана с неопределённостью. Меняются погодные условия, задерживаются подрядчики, возникают технические проблемы, появляются новые вводные от заказчика. Поэтому важно уметь сохранять спокойствие и принимать решения даже тогда, когда всё идёт не по плану.

Читайте также:

Как принимать решения, когда нет данных: фреймворки для работы в условиях неопределённости

Ответственность и внимание к деталям. Эксперты сходятся во мнении, что в ивент-индустрии не бывает неважных деталей. На впечатление может повлиять всё — от качества трансляции до работы гардероба или расположения салфеток на столах. Именно внимание к деталям позволяет превратить набор отдельных процессов в качественный и запоминающийся опыт для гостей, отмечает Лев Хлыновски.

Сколько зарабатывают организаторы мероприятий

Доход ивент-менеджера во многом зависит от формата работы, масштаба проектов и степени загрузки. Рассмотрим возможные доходы при разных форматах.

Работа в штате. Зарплата event-менеджера, работающего в компании, зависит не только от опыта специалиста, но и от масштаба бизнеса, количества мероприятий и структуры команды.

Например, в компаниях среднего бизнеса организацией мероприятий часто занимается маркетинговая команда. В таком случае event-менеджер отвечает за конференции, корпоративы, выставки и клиентские события наряду с другими маркетинговыми задачами. В крупных компаниях могут существовать отдельные event-команды или целые event-департаменты. Там специалисты, как правило, работают с более масштабными проектами, несут больше ответственности и получают более высокий доход.

По оценке директора по репутации и PR в Qharisma Group Льва Хлыновски, зарплаты штатных специалистов можно условно разделить на несколько уровней:

• junior event-менеджеры — от 40 до 60 тысяч рублей в месяц;
• middle-специалисты — от 70 до 120 тысяч рублей;
• senior-специалисты и руководители направлений — от 150 тысяч рублей и выше.

Работа в агентстве. В агентствах доход обычно зависит от количества реализованных проектов, их бюджета и прибыли компании.

В агентствах часто действует система грейдов, где фиксированный уровень дохода определяется опытом и зоной ответственности специалиста, отмечает совладелец и управляющий партнёр ивент-агентства DELAMÍ Татьяна Девятова. По её словам, средние зарплаты выглядят следующим образом:

• junior event-менеджеры — 75–80 тысяч рублей;
• middle-специалисты — 100–120 тысяч рублей;
• senior event-менеджеры — 140–150 тысяч рублей;
• руководители проектов — от 180 до 200 тысяч рублей.

При этом фиксированная зарплата — не единственная часть дохода. В агентствах сотрудники могут получать бонусы от прибыли проекта, поэтому итоговый заработок за месяц может быть в полтора-два раза выше базовой ставки. А специалисты, которые отвечают за крупные форумы, международные конференции или масштабные корпоративные мероприятия, могут зарабатывать значительно больше, уточняет Татьяна.

Работа на фрилансе. В этом случае доход ивент-менеджера зависит от его специализации, количества проектов, личного бренда и сформированной клиентской базы.

По словам Марии Пух, стоимость работы event-менеджера всегда обсуждается индивидуально, поскольку каждый проект отличается по масштабу, количеству подрядчиков и уровню ответственности. Например, в Москве гонорар за полное ведение проекта обычно начинается от 150 тысяч рублей, а в регионах — от 100 тысяч рублей.

Если специалист занимается только координацией мероприятия в день проведения, стоимость работы ниже: в регионах она начинается примерно от 20 тысяч рублей, а в Москве — от 25 тысяч рублей и выше.

Кому подойдёт профессия event-менеджера

Эксперты сходятся во мнении, что event-менеджмент — профессия не для всех. Она требует высокого темпа работы, постоянной коммуникации и готовности быстро адаптироваться к изменениям. Разберём, кому в этой профессии будет комфортно.

Тем, кто любит динамику и не боится неопределённости. В event-индустрии редко бывают спокойные рабочие дни. Заказчики могут менять задачи в процессе подготовки, подрядчики — переносить сроки, а внешние обстоятельства — полностью менять планы команды. Поэтому профессия подойдёт людям, которым комфортно работать в условиях постоянных изменений.

Хороший организатор — это человек с высоким уровнем энергии и внутренней мотивации, считает совладелец и управляющий партнёр ивент-агентства DELAMÍ Татьяна Девятова. По её словам, специалисту важно получать удовольствие от самого процесса решения сложных задач и испытывать удовлетворение от результата, даже если ради него пришлось несколько дней работать практически без отдыха.

Тем, кто любит общаться и работать с людьми. Event-менеджеру приходится одновременно взаимодействовать с заказчиками, подрядчиками, командой и гостями мероприятия, поэтому важно получать удовольствие от коммуникации, уметь договариваться и находить подход к разным людям.

Тем, кто готов брать ответственность. В event-индустрии практически нет права на ошибку. Поэтому профессия подойдёт людям, которые готовы брать на себя ответственность за результат и сохранять спокойствие в сложных ситуациях.

Тем, кто хочет быстро развиваться. По словам экспертов, event-индустрия даёт очень быстрый профессиональный рост. За несколько лет работы можно получить опыт в проектном управлении, переговорах, маркетинге, PR, продакшене и управлении командами.

Даже если человек не останется в сфере организации мероприятий на всю жизнь, этот опыт станет сильной базой для дальнейшей карьеры, считает Татьяна Девятова. При этом людям, которым важны стабильный график, предсказуемая нагрузка и отсутствие стрессовых ситуаций, профессия может не подойти.

Как стать event-менеджером

Эксперты сходятся во мнении, что в event-индустрию редко приходят через классическое образование. Гораздо важнее практика, насмотренность и готовность учиться непосредственно во время работы. Вот основные шаги, которые могут привести к желаемой должности.

Получить базовые знания. Начать можно с профильных курсов по event-менеджменту, маркетингу, PR или управлению проектами. Они помогут разобраться в типах мероприятий, этапах подготовки, работе с подрядчиками и базовых инструментах профессии.

Получить первый практический опыт. Эффективный способ войти в профессию — как можно раньше начать работать на мероприятиях. Для этого можно устроиться стажёром в event-агентство или в event-отдел компании, стать волонтёром на фестивале или попробовать себя в роли координатора.

Профессия во многом строится на практике и наблюдении, подчёркивает CEO агентства «Пиар Интеграл» и основательница ивент-агентства «Притяжение» Мария Пух. Даже специалисты с многолетним опытом продолжают сталкиваться с новыми задачами и осваивать новые области — от работы с техническим продакшеном до организации сложных трансляций и нестандартных шоу-номеров.

Кроме того, именно первый опыт позволяет понять, подходит человеку профессия или нет, уточняет совладелец и управляющий партнёр ивент-агентства Delamí Татьяна Девятова. По её словам, никакая теория не заменит первый ночной монтаж, проблемы на регистрации гостей или необходимость быстро принимать решения во время форс-мажора.

Собирать портфолио. Специалисту важно собирать портфолио — сохранять фотографии и видео с мероприятий, отзывы клиентов, описания задач и результатов. Портфолио чаще всего становится главным аргументом при поиске работы или новых клиентов.

Развивать насмотренность и профессиональные навыки. Ивент-менеджеру важно постоянно следить за индустрией: изучать кейсы крупных мероприятий, анализировать работу других агентств, развивать вкус и насмотренность. Чем шире кругозор специалиста и чем лучше он понимает смежные профессии, тем быстрее растёт его профессиональная ценность.

Развивать личный бренд и профессиональные связи. В event-индустрии большое значение имеют репутация, рекомендации и профессиональные знакомства. Поэтому начинающим специалистам полезно публично рассказывать о своей работе — например, вести профессиональный блог, состоять в тематических комьюнити, участвовать в отраслевых мероприятиях.

Личный бренд особенно важен для организаторов мероприятий, которые работают на фрилансе или планируют запускать собственные проекты и агентства. Медийность может помочь быстрее находить клиентов, подрядчиков и новые карьерные возможности.

Главное о профессии ивент-менеджера в четырёх пунктах

1. Event-менеджер — это специалист, который организует мероприятия и отвечает за их результат. Он может работать в event-агентстве, в штате компании или на фрилансе. Организаторы мероприятий проводят корпоративы, конференции, презентации продуктов, фестивали, концерты, свадьбы и другие события.
2. Главная задача ивент-менеджера — сделать так, чтобы идея заказчика осуществилась и всё работало как часы. Для этого специалист разрабатывает концепцию мероприятия, составляет бюджет, собирает команду, координирует подрядчиков. Затем проводит мероприятие и анализирует его результаты.
3. Ивент-менеджеру важно разбираться в проектном управлении, бюджетировании и уметь работать с людьми. Также необходимо уметь быстро принимать решения, сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях и держать в голове десятки задач одновременно.
4. Доход event-менеджера зависит от формата работы, опыта и масштаба проектов. Junior-специалисты обычно зарабатывают от 40–80 тысяч рублей в месяц, middle — от 70–120 тысяч рублей, senior-специалисты и руководители проектов — от 150–200 тысяч рублей.