С 1 сентября действует новый порядок расчёта отпускных: что о нём нужно знать

Об изменениях в порядке расчёта отпускных рассказала главный бухгалтер, налоговый консультант и внутренний аудитор, учредитель аутсорсинговой компании ООО «Топ Учёт» Ирина Рек.

С 1 сентября 2025 года в России изменился порядок расчёта отпускных. В этом материале редакции «Управление» Skillbox Media разберём, как будут начислять выплаты, и пошагово рассчитаем отпускные на примере.

• Что изменилось в расчёте отпускных с 1 сентября 2025 года
• Что остаётся без изменений
• Как рассчитать отпускные по новым правилам: пошаговая инструкция
• Как сотрудник может увеличить отпускные
• Что ещё нужно учитывать при расчёте отпускных
• Как бухгалтерам подготовиться к переходу на новый порядок

Что изменилось в расчёте отпускных в 2025 году

Каждый работник, заключивший трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск — обычно 28 календарных дней. Согласно статье 114 ТК РФ, в этот период сотрудник не выполняет трудовые обязанности, но за ним сохраняются должность и средний заработок.

Отпускные — деньги, которые сотрудник получает от работодателя перед уходом в отпуск. Это не прибавка к зарплате и не дополнительный доход, а компенсация за те дни, когда сотрудник не зарабатывает. Сумма отпускных может быть немного больше или меньше оклада, так как их рассчитывают не по числу отработанных дней, а по размеру среднего заработка.

Новый порядок не меняет подход к расчёту отпускных, но уточняет некоторые детали. Перечислим ключевые изменения.

Учёт премий и денежных поощрений. В базу для исчисления отпускных по новому порядку теперь включают все виды премий и стимулирующих выплат, которые документально закреплены в системе оплаты труда. Учитывают квартальные, годовые и даже разовые премии, если они зафиксированы в допсоглашении, коллективном договоре или локальных нормативных актах компании, например в положении о премировании, — в соответствии со статьёй 135 ТК РФ.

Учёт сверхурочных и доплат за совмещение должностей. Доплаты за сверхурочную работу и совмещение должностей теперь включают в расчёт отпускных в полном объёме.

Учёт материальной помощи свыше 4 тысяч рублей. Если матпомощь носит систематический характер и закреплена в трудовом или коллективном договоре как часть оплаты труда, её включают в расчёт. Например, ежегодную материальную помощь к отпуску учитывают в среднем заработке.

Новый коэффициент индексации (КИ). При повышении окладов применяют не усреднённый по организации КИ, а индивидуальный для каждого сотрудника. Подробнее об этом расскажем ниже.

Что в расчёте отпускных остаётся без изменений

В новом постановлении порядок расчёта отпускных изменён не полностью. Ключевые положения останутся прежними.

Расчётный период составляет 12 календарных месяцев перед отпуском, следует из пункта 4 ПП №540. Например, если сотрудник уходит в отпуск в ноябре 2025 года, расчётным периодом будет интервал с 1 ноября 2024 года по 31 октября 2025 года.

Перечень исключаемых выплат. В базу для исчисления среднего заработка не включают периоды отсутствия на работе и связанные с ними выплаты: командировки, государственные пособия, больничные, предыдущие отпуска, дополнительные оплачиваемые выходные по уходу за детьми-инвалидами. оплачиваемые простои.

Также в расчётном периоде не учитывают выплаты социального характера, например разовую материальную помощь, компенсацию стоимости жилья, проезда и обедов.

Требования к срокам выплат. Отпускные перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — в соответствии со статьёй 136 ТК РФ. То есть, если отпуск начинается в понедельник, отпускные должны быть перечислены не позднее четверга, предшествующего этому отпуску. Если деньги переведут в пятницу, это уже будет считаться нарушением.

Если работодатель не перечислил отпускные вовремя, сотрудник вправе требовать компенсацию за задержку — минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ от задержанной суммы за каждый день просрочки, согласно статье 236 ТК РФ.

Формулы расчёта отпускных и среднего дневного заработка тоже не меняются. Ниже расскажем, как ими пользоваться.

Как теперь рассчитывать отпускные

Чтобы рассчитать отпускные, нужно воспользоваться формулой:

Если сотрудник полностью отработал расчётный период, средний дневной заработок (СДЗ) вычисляют по формуле:

Коэффициент 29,3 — это фиксированная величина, предусмотренная статьёй 139 ТК РФ и пунктом 10 ПП №540. Этот коэффициент показывает среднее количество дней в месяце за вычетом официальных государственных праздников. Его вычисляют так: (365 дней − 14 праздничных дней в году) / 12 месяцев.

Если сотрудник отработал расчётный период не полностью (например, был на больничном), для вычисления СДЗ используют другую формулу:

Разберёмся на примере. Сотрудница отдела кадров Иванова И. С. уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 22 сентября по 5 октября 2025 года включительно.

Следует учесть, что:

• До конца 2024 года её оклад составлял 55 тысяч рублей. В январе 2025 оклад Ивановой И. С. увеличили до 60 тысяч рублей.
• В марте 2025 года сотруднице выплатили годовую премию — 55 тысяч рублей.
• С 3 по 12 февраля 2025 года сотрудница находилась на больничном.
• В мае 2025 года она получила разовую материальную помощь — 4 тысячи рублей.

Сначала определяем расчётный период и количество отработанных дней. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед отпуском. В нашем примере это сентябрь 2024 года — август 2025 года.

Согласно статье 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, включают дни, когда сотрудник находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Также при подсчёте стажа учитывают периоды, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось рабочее место, например выходные и праздники.

В расчёт не входят дни, когда работник отсутствовал на работе. Также исключают выплаты, которые были начислены за эти дни.

Чтобы вычислить количество отработанных дней, используют формулу:

Чтобы посчитать количество дней в не полностью отработанном месяце, используют формулу:

Рассчитаем, сколько дней фактически отработала Иванова И. С. за расчётный период с учётом того, что в феврале она была на больничном:

Количество отработанных дней в феврале = (28 − 10) / 28 × 29,3 = 18,84 дня.

Теперь подсчитаем количество отработанных дней за расчётный период: 29,3 × 11 + 18,84 = 341,14 дня.

Теперь вычисляем доход за расчётный период. В январе 2025 года в организации индексировали оклады, поэтому необходимо скорректировать выплаты до даты повышения, то есть в период с сентября по декабрь 2024 года. Для этого посчитаем коэффициент индексации.

Коэффициент индексации вычисляют по формуле:

60 000 / 55 000 = 1,0909

Зарплата с учётом индексации (сентябрь — декабрь): 55 000 × 1,0909 × 4 = 239 998 рублей.

Зарплата за январь — август 2025 года: 8 месяцев × оклад 60 000 рублей = 480 000 рублей.

С января индексация уже учтена в окладе, поэтому сумму не корректируем.

Также в расчёт включают годовую премию, выплаченную в марте, — 55 тысяч рублей, но не включают разовую материальную помощь за май — 4 тысячи рублей.

Итоговая сумма выплат за расчётный период = 239 998 + 480 000 + 55 000 = 774 998 рублей.

Теперь рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) и сумму отпускных. Сотрудница отработала 341,14 дня, за которые ей перечислили 774 998 рублей.

СДЗ: 774 998 / 341,14 = 2271,79 рубля. Сумма отпускных за 14 дней: 2271,79 × 14 = 31 805,06 рубля.

Как сотрудник может увеличить отпускные

Сумма отпускных зависит от дохода и периода, когда работник хочет взять отпуск. Есть четыре способа увеличить выплаты.

Увеличить количество дней в расчётном периоде. Выбрать даты ежегодного отпуска таким образом, чтобы в расчётном периоде не было неоплачиваемых отпусков и больничных.

Увеличить общий доход. Взять подработку в своей компании. Например, занять вторую должность и получить доплату за совмещение или работать сверхурочно в течение 2–3 месяцев перед отпуском.

Повысить средний заработок. Взять отпуск после повышения оклада или после значительных выплат: годовых, квартальных премий. Например, если зарплата сотрудника составляет 50 тысяч рублей в месяц и ему выплатили годовую премию в размере 100 тысяч рублей, то его отпускные за 14 дней отпуска вырастут приблизительно на 8,3 тысячи рублей.

Дробить отпуск. Разделить отпуск на части, чтобы захватить месяцы с высокими доходами. Но учтите, что, согласно статье 125 ТК РФ, одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней подряд.

Что ещё нужно учитывать при расчёте отпускных

Рассмотрим нюансы расчёта отпускных в типичных ситуациях.

Частые больничные или декрет. Согласно пункту 5 ПП №540, из расчётной базы нужно исключить периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и выплаты за них, что снижает сумму отпускных. Например, если у сотрудницы до выхода из отпуска по уходу за ребёнком была долгая больничная история, в расчётный период попадут низкодоходные месяцы, что снизит сумму отпускных.

Нет заработка в расчётном периоде, но были доходы за предыдущий год. Если отработанные дни и выплаты за них полностью отсутствуют в расчётном периоде, то в соответствии с пунктом 6 ПП №540 его заменяют на предыдущие 12 месяцев, во время которых доход был. Например, сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, но до выхода в декрет работала, — берём эти 12 месяцев для расчёта.

Вахтовый и сменный график. Для этих категорий формула отличается от стандартного метода. По старым правилам при расчёте отпускных для сменных бригад и вахтовиков учитывали фактически отработанные часы, а теперь используют усреднённый показатель.

Формула среднечасового заработка (СЧЗ) не изменилась. Но итоговый расчёт отпускных для вахтовиков теперь ведут через среднее количество рабочих часов в месяце — например, 164 часа в месяц при 40-часовой рабочей неделе.

Формула для расчёта среднечасового заработка (СЧЗ) выглядит так:

Отпускные для вахтовиков рассчитывают по формуле:

Дистанционная работа с гибким графиком. Если удалённому сотруднику назначили оклад, отпускные считают по стандартной схеме — с применением коэффициента 29,3.

Даже если удалёнщик на неполной ставке выполняет за четыре часа больший объём работы, чем коллега в офисе за полный рабочий день, его отпускные всё равно рассчитывают на основе среднего заработка, сниженного из-за сокращённого графика. Законодательство не учитывает интенсивность труда: высокий КПД удалёнщика не увеличит выплаты.

Как бухгалтерам подготовиться к переходу на новый порядок

Чтобы не допустить ошибок в расчёте отпускных по новым правилам, бухгалтерам необходимо подготовиться к изменениям.

Обновить документацию. Необходимо зафиксировать в трудовых договорах или дополнительных соглашениях виды премий, их размер и сроки выплат. Также нужно внести правки в локальные нормативные акты (ЛНА) и закрепить в них порядок индексации окладов.

Внести изменения в учётные программы. В бухгалтерских программах необходимо настроить автоматическое исключение выплат, начисленных за периоды отсутствия сотрудников, а также внедрить обновлённые алгоритмы расчёта средней заработной платы и итоговых сумм к выплате.

Провести аудит расчётов. Необходимо перепроверить все выплаты за 2024–2025 годы и исправить ошибки.

Подключить тайм-трекеры или CRM-системы для точного учёта рабочего времени (опционально).

Для каждого формата занятости можно использовать разные инструменты:

• Для дистанционных сотрудников — электронные табели с фиксацией подключений к рабочим системам и CRM. Табели можно вести в программах «1С:ЗУП», SAP HR, Toggl, «Яндекс Трекер» и других.
• Для работников со сменным графиком — системы контроля доступа (Perco, ZKTeco) или мобильные приложения для поминутной фиксации смен.
• Для фрилансеров, работающих по ГПХ с условием о предоставлении отпуска, — CRM-системы Jira, Asana, Trello с фиксацией сроков выполнения задач. Если фрилансер работает по системе почасовой оплаты, используют данные тайм-трекеров — например, Harvest, Clockify.

Если компания проигнорирует новые правила расчёта, отпускные могут быть начислены неверно и выплачены не в полном объёме.

Главное о новых правилах расчёта отпускных в 4 пунктах

• Каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск — обычно 28 дней, за которые он получает отпускные. С 1 сентября 2025 года начинает действовать новый порядок их расчёта: при нём учитывают премии (в том числе разовые, если они закреплены документально), доплаты за переработки и совмещение, а также регулярную матпомощь. Кроме того, вводится индивидуальный коэффициент индексации при повышении окладов.
• Основные правила расчёта отпускных остаются прежними: формулы расчёта среднего заработка не меняются, а больничные, командировки и соцвыплаты вроде разовой помощи или компенсации питания в расчёт не входят. Работодатель обязан перечислить отпускные не позднее чем за три дня до начала отдыха, иначе придётся выплатить компенсацию за задержку.
• Размер отпускных зависит от дохода и времени ухода в отпуск. Увеличить выплаты можно четырьмя способами: взять отпуск в период без больничных и неоплачиваемых дней, повысить доход за счёт подработки или переработок, оформить отпуск после повышения оклада или получения крупных премий, а также разделить отпуск так, чтобы он пришёлся на месяцы с высокими заработками.
• Чтобы правильно считать отпускные по новым правилам, компаниям нужно заранее подготовиться: обновить договоры и внутренние документы, настроить бухгалтерские программы в соответствии с новыми алгоритмами, проверить выплаты за прошлые годы и при желании внедрить точный учёт рабочего времени с помощью тайм-трекеров.