Рассказываем о кайдзен — японской философии непрерывных улучшений в бизнесе

В конце 1970-х годов американские компании испытывали проблемы, вызванные нефтяным кризисом. Экстенсивные и энергоёмкие производства терпели убытки из-за роста цен на топливо. Ford потеряла три миллиарда долларов за три года, Chrysler была вынуждена занимать деньги у правительства, чтобы избежать банкротства.

На этом фоне западные менеджеры обратили внимание на успехи японских компаний. На Западе интересовались японской системой менеджмента: её принципами были фокус на качестве продукции, статистическое управление процессами и вовлечённость работников.

В 1986 году предприниматель Масааки Имаи написал книгу, посвящённую «японскому чуду». Книга сделала популярным термин «кайдзен». В статье мы расскажем, что это за концепция, как применять её в бизнесе и каких результатов с её помощью можно добиться.

• Что такое кайдзен
• Кайдзен-предложения: как мотивировать сотрудников предлагать инициативы
• Как внедрить кайдзен в компании и что это даст
• Мировой опыт: лучшие примеры кайдзен

Что такое кайдзен

В переводе с японского слово «кайдзен» означает «изменение». Кайдзен — это философия, суть которой состоит в постоянном совершенствовании бизнес-процессов. Это не отдельная методика, а набор техник, методик и идей, следующих философии непрерывного улучшения.

Мы собрали наиболее часто встречающиеся принципы кайдзен, и у нас получился список из пяти пунктов.

Кайдзен начинается с самодисциплины. Сотрудники должны самостоятельно планировать своё время на работе, контролировать её качество и соблюдать сроки.

Моральный дух в компании — важен. Задача работодателя — мотивировать сотрудников работать на результат. В этом помогают премии и достойные рабочие условия. Это позволяет сохранить хороший моральный настрой, который нужен для работы.

Важна работа в команде. Основа этой философии в том, что все трудятся ради общего дела. Поэтому в современной интерпретации кайдзен поощряется создание брейншторм-групп, взаимообучение и курсы повышения квалификации. Приветствуется, если компания их оплатит и выделит время на учёбу в рабочие часы.

Непрерывность изменений. Последователи кайдзен выступают за изменения в компании. Текучка кадров допустима, главное — чтобы новые сотрудники разделяли философию кайдзен. Многие компании отказываются от формальных регламентов, если те замедляют работу и не помогают решать задачи.

Открытость. В кайдзен не приветствуют кулуарные договорённости. Все рабочие вопросы принято обсуждать публично: в чатах и по видеосвязи. То же касается отношений с клиентом: сотрудники компании не должны скрывать от него проблемы. Это помогает решать проблемы быстрее и эффективнее.

Если клиент нарушает рабочую этику, об этом стоит говорить открыто. В диджитал-компаниях, которые следуют кайдзен, популярны офисы в формате open space. Часть офиса при этом может вообще быть коворкингом — чтобы сотрудники могли поработать в удобном для них месте в отрыве от рабочего стола.

Кайдзен и методика 5S

В кайдзен принято уделять внимание рабочему месту. Это особенно важно в производственных компаниях. Чтобы улучшать места для работы, японцы придумали пять принципов, которые вместе называются методикой 5S.

Seiri (сортировка) — важно постоянно следить, что сотрудники используют на рабочем месте. Предметы и инструменты, которые не используются кем-то из сотрудников, маркируют. Если их не использует никто из команды — их удаляют с рабочего места.

Seiton (систематизация) — на рабочем месте должен быть полный порядок. Все предметы и инструменты должны быть в поле зрения сотрудника и находиться там, где их легко обнаружить.

Seiso (содержание в чистоте) — важно держать рабочее место чистым. После окончания рабочего дня нужно убраться и расставить оборудование по своим местам.

Seiketsu (стандартизация) — первые три шага должны стать привычкой. Руководство должно провести тренинг для её закрепления.

Shitsuke (совершенствование) — важно поддерживать практику управления рабочим местом. В компании должна быть система наблюдения за организацией рабочих мест.

Кайдзен-предложения: как мотивировать сотрудников предлагать инициативы

В философии кайдзен важно, чтобы сотрудники сами предлагали идеи. Для этого создают специальный «банк». Каждый член коллектива может внести в него своё предложение, а задача руководства — рассмотреть любые идеи, даже если на первый взгляд они кажутся странными и неосуществимыми.

О том, как реализовать такую систему на практике, мы спросили экспертов, которые внедряли принципы кайдзен в бизнесе.

«У нас есть сбор предложений от сотрудников. Всё организовано через бота в Telegram — его зовут Ротный. Любой сотрудник может прислать туда идею: от изменения в системе постановки задач до добавления стикера в корпоративный стикерпак», — рассказывает партнёр в платформе электронной коммерции Ensi.tech Сергей Мелихов.

По его словам, раньше в компании использовали эту практику очень часто: тогда компания трансформировалась из сервисной в сервисно-продуктовую. Сейчас идеи собирают реже: компания стала более стабильной и менее радикальной. Кроме того, в команде стало чуть меньше драйва — а инициативы, подобные сбору идей, нужно регулярно подпитывать энтузиазмом.

«Важно, чтобы вы действительно рассматривали и реализовывали предложения сотрудников. Это главный мотиватор для них. У нас это сделано публично: сами предложения и изменения их статуса видны каждому. За принятые и реализованные идеи автор получает „егорки“. Так у нас называется внутренняя валюта. Вот, например, моя общая статистика.

Бизнес-коуч Наталья Фефилова добавляет, что идеи сотрудников — важнейший элемент в практике кайдзен. Рядовые специалисты часто замечают детали, которых не видно с управленческих позиций.

Речь, например, о нюансах производства и работы с клиентом. Сотрудники могут предложить те самые небольшие изменения, которые дадут рост прибыли и производительности. Так, стюардесса компании American Airlines сэкономила компании 400 тысяч долларов в год. Она рассказала, что пассажиры не едят оливки в салатах. В результате их перестали закупать.

Наталья Фефилова предлагает несколько советов, которые будут стимулировать сотрудников предлагать идеи.

Обеспечьте транзит идей до руководства. Важно, чтобы идеи сотрудников доходили до лиц, принимающих решения, а не собирались для галочки. Можно использовать ящики для предложений со специальными бланками или устраивать мозговые штурмы. Главное, чтобы инструмент работал, а не превратился в «мёртвую» опцию, в которую никто не верит и которой никто не пользуется.

Давайте обратную связь. Важное правило: каждое предложение должно быть отработано, и на каждую идею должен поступить ответ. Сроки ответа и его формат нужно регламентировать. Лучше зафиксировать срок рассмотрения на уровне 2–3 рабочих дней, а ответы давать в письменной форме. Так идеи не потеряются, а у сотрудников будет ощущение, что они важны для компании.

Выстройте систему мотивации. Для кайдзен-предложений стоит создать систему поощрений. Здесь важно соблюсти баланс: слишком серьёзные награды могут стать единственной целью предложений, а незначимые, наоборот, приведут к тому, что интерес даже не появится.

Важно, чтобы размер поощрения не был связан с суммой, которую компании удастся сэкономить за счёт внедрения предложения. Иначе нарушится идеология кайдзен: сотрудники начнут вносить только масштабные идеи — и на их реализацию уйдёт значительное время. А о небольших улучшениях, эффект от которых сначала даже не получится рассчитать, забудут, чтобы заработать побольше.

Подводите итоги. Если взяли идею в работу, важно резюмировать, что из неё получилось — подвести итог проекта. Это закрепит мотивацию сотрудников: они будут каждый день задумываться, что могут улучшить в своей работе. Помните, что кайдзен — это постоянный процесс совершенствования, который не останавливается ни на минуту.

Как внедрить кайдзен в компании и что это даст

Кайдзен потребует перестройки мышления сотрудников на всех уровнях. На это уйдёт время. Бизнес-коуч Наталья Фефилова отмечает, что невозможно внедрить кайдзен директивно — «начинаем улучшать всё в компании непрерывно с завтрашнего дня».

Вместо этого эксперт советует двигаться к изменению компании маленькими шагами. Для внедрения кайдзена тоже нужен кайдзен — маленькие шаги, улучшения, наблюдения, решения небольших проблем. Нужно задаваться вопросами, как сделать компанию лучше.

Партнёр компании Ensi.tech Сергей Мелихов отмечает, что внедрять кайдзен можно даже не афишируя это. Так, в Ensi.tech многие сотрудники не подозревают, что работают по кайдзен, — вместо этого руководство внедряет его принципы в их ежедневные задачи.

Это даёт преимущества, а у Ensi.tech на кайдзене построен целый бизнес, говорит Сергей Мелихов. У платформы открытый исходный код, что позволяет её дорабатывать и менять. Компания ориентирована на низкий time-to-market — то есть на быстрый путь от бизнес-идеи к её выводу на рынок.

Благодаря этому компания эффективно работает с крупным ретейлом — например, с сетями «Л’Этуаль» и «Ашан». Сергей Мелихов добавляет, что кайдзен позволил компании быть актуальной на её рынке. Её работа соответствует тому, как развивается ретейл — в той же электронной торговле изменения происходят чуть ли не каждый день.

Мировой опыт: компании, которые известны кайдзен-подходом

Toyota. Toyota — компания, которая теснее всех в мире ассоциируется с практикой кайдзен. Именно в ней разработали основную часть философии. Чувство принадлежности стало настолько значимым для сотрудников, что размер вознаграждения за идеи отошёл на второй план. Так, средний размер поощрения за новую идею составлял 3,88 доллара. При этом одним из самых желанных подарков в компании была президентская награда — шариковая ручка.

Показатели, которые характеризуют предложения идей в Toyota, очень высоки. В одном из интервью председатель компании Эйдзи Тоёда сказал: «Наши рабочие трудятся не только руками, но и головой. Они вносят 1,5 миллиона предложений в год, и мы реализуем 95% из них. Стремление к совершенствованию настолько велико, что ощущается в компании физически».

Mitsubishi Motors. В 1980 году Mitsubishi Motors купила австралийский филиал Chrysler Company — к тому моменту его убытки составили 50 миллионов долларов, филиал находился в глубоком кризисе.

За несколько лет Mitsubishi удалось сделать австралийский бизнес рентабельным и одним из самых производительных в стране. Как кайдзен помог реформировать производство? Благодаря серии непрерывных улучшений компании удалось на 80% снизить запасы на сборочных линиях и повысить эффективность сотрудников на 30%.

Для этого на заводе компании появились «люди кайдзен». Ими стали рабочие с большим стажем, которых освободили от обязанностей на производстве. Через полгода на этой должности их сменяли новые сотрудники. Их единственной задачей было искать способы улучшить работу предприятия.