Показатели производительности труда: как их рассчитать и повысить

Об особенностях расчётов производительности труда в нематериальном производстве рассказал Delivery Manager Kaiten, канбан-коуч Юрий Юрков.

Производительность труда — ключевой показатель здоровья бизнеса. Но считать её просто «по головам» и «по деньгам» уже недостаточно. Разбираемся, как оценить эффективность и рабочих, и офисных сотрудников, какие методы расчёта существуют и какие шесть шагов помогут наладить процессы даже в творческих командах.

В этой статье рассказали:

• что такое производительность труда;
• какие виды производительности выделяют;
• как рассчитывают производительность;
• какие методы для этого используют;
• можно ли автоматизировать расчёты;
• что влияет на производительность труда;
• и как её повысить.

Что такое производительность труда

Производительность труда — это показатель, который позволяет оценить эффективность использования трудовых ресурсов. Его могут по-разному рассчитывать и выражать в зависимости от целей анализа и применяемой методики.

В упрощённом виде производительность труда можно представить как соотношение количества готовой продукции ко времени, которое требуется на её производство сотруднику. Например, мебельная фабрика производит стулья. Можно измерить, что за одну смену столяр Иванов делает пять стульев, а столяр Петров — семь, и сделать вывод: производительность Петрова выше.

Комплексный анализ производительности намного сложнее. Для более объективной оценки учитывают трудозатраты не только рабочих у станка, но и всего персонала — от руководителя до уборщицы. Кроме того, в расчёт включают деньги, которые потратили на станки и оборудование.

В более широком экономическом подходе учитывают даже «прошлый труд» — трудозатраты, вложенные ранее в разработку технологий или добычу сырья.

Какие есть виды производительности труда

Производительность труда бывает разных видов. В зависимости от уровня анализа выделяют индивидуальную, локальную и общественную производительность.

Индивидуальную производительность оценивают в компаниях — обычно считают производительность труда конкретного сотрудника. Её могут рассчитывать HR-специалисты, кадровики и бухгалтеры, чтобы понимать, кого из сотрудников стоит поощрить или наоборот.

Локальную производительность могут считать как внутри предприятия — например, какой цех или отдел выпускает больше продукции, так и в сравнении с другими аналогичными производствами в регионе или в отрасли. Её рассчитывают руководители структурных подразделений и экономисты или планово-экономический отдел, чтобы иметь возможность планировать и корректировать стратегии развития бизнеса и оптимизировать производство.

Общественная производительность — это производительность труда по стране. Сравнивая показатели российских и зарубежных предприятий, экономисты делают выводы о конкурентоспособности рынка, уровне монополизации и соответствии качества отечественной продукции мировым стандартам. На основе этих данных государство может принимать решения о внедрении новых стандартов и законов, чтобы создать условия для роста промышленности внутри страны.

В этой статье мы будем разбирать индивидуальную и локальную производительность. На практике компании чаще всего анализируют три её вида: фактическую, наличную и потенциальную.

Фактическая производительность показывает, сколько продукции в натуральном или денежном выражении производит компания за определённое время — в час, день, месяц, год. Этот показатель позволяет оценить текущую эффективность сотрудников, подразделений и бизнеса в целом.

Наличная производительность отражает объём продукции, который предприятие может произвести при имеющихся ресурсах — оборудовании, персонале, сырье — при отсутствии простоев и потерь. Этот показатель позволяет оценить, насколько эффективно используются действующие мощности, и выявить потери рабочего времени.

Потенциальная производительность показывает, сколько продукции сможет выпустить компания, если устранит все слабые места. Например, если предприятие проведёт модернизацию: создаст комфортные условия для сотрудников, закупит новые станки, внедрит современные технологии и начнёт работать с более качественными материалами.

Цель такого анализа — увидеть резервы роста. Например, если разрыв между фактической и наличной производительностью большой — нужно наводить порядок в дисциплине и процессах. А если большой разрыв между наличной и потенциальной производительностью — нужно покупать новое оборудование и повышать квалификацию сотрудников.

Как рассчитывают производительность труда

Чтобы оценить производительность, считают выработку и трудоёмкость. Эти показатели взаимосвязаны: чем ниже трудоёмкость, тем выше выработка, и наоборот.

Выработка. Показывает, какой объём продукции — предметов, работ, услуг — создаётся за выбранный период. Показатель считают по формуле:

По этой формуле можно рассчитать как индивидуальную выработку отдельного сотрудника, так и показатели по отделам или по предприятию в целом. Для анализа часто вычисляют выработки по периодам — например, среднегодовую, среднемесячную, среднедневную выработку на одного рабочего.

Также можно рассчитывать выработку по численности сотрудников:

Трудоёмкость. Показывает, сколько требуется времени на получение нужного объёма продукции. Считают по формуле:

В зависимости от целей анализа различают несколько видов трудоёмкости:

• нормативная трудоёмкость — опирается на регламенты компании и показывает, сколько труда должно затрачиваться на выпуск продукции при нормальных условиях;
• плановая трудоёмкость — закладывается в производственные планы, показывает предполагаемые затраты труда;
• фактическая трудоёмкость — характеризует реальные затраты труда после завершения работ.

Кроме того, этот показатель можно рассчитывать для разных групп сотрудников. В зависимости от выборки различают пять уровней трудоёмкости:

• технологическая трудоёмкость — считаем только тех, кто непосредственно «стоит у станка» или создаёт продукт своими руками;
• трудоёмкость обслуживания — считаем только тех, кто помогает производству, например айтишники, ремонтники, электрики;
• производственная трудоёмкость — объединяем первых двух: это труд всех рабочих, и основных, и вспомогательных;
• трудоёмкость управления — учитываем руководителей, бухгалтеров, юристов и кадровиков;
• полная трудоёмкость — складываем показатели всех сотрудников, от рабочего до директора. Это максимально полная картина затрат труда на продукт.

На основе выработки и трудоёмкости могут считать производительность по бухгалтерскому балансу предприятия. Считают по формуле:

Чтобы посчитать производительность в динамике, используют индекс производительности. Его можно вычислить на основе выработки или на основе трудоёмкости.

Вот как это делают на основе выработки:

На основе трудоёмкости:

Это универсальные формулы расчёта. О том, какие методы расчёта применяют на практике, рассказываем ниже.

Какие методы подсчёта производительности труда применяют

На практике применяют разные методы подсчёта выработки и трудоёмкости. Выбор метода зависит от того, что именно будет считаться продукцией.

В материальном производстве применяют натуральный, условно-натуральный, трудовой и стоимостный методы:

• Натуральный метод. При таком подходе объём продукции учитывают в физических единицах — штуках, метрах, тоннах и тому подобное. Этот метод удобен, если продукция однородная. Например, можно рассчитать, сколько каждый год завод выпускает телефонов или фабрика — метров ткани.
• Условно-натуральный метод. Применяют, если продукция неоднородная. Например, на консервных заводах производят банки разного объёма. Чтобы понять реальный объём производства, всё переводят в «условные консервные банки» — обычно объёмом 353,4 см³. Если завод выпустил банку объёмом 706,8 см³, её посчитают как две условные банки. Маленькую банку паштета учтут как 0,5 условной банки.
• Трудовой метод. В этом случае продукцию измеряют в нормо-часах — то есть временем, которое по нормативам нужно на её создание. Например, по норме рабочие на фабрике должны производить один стол за 10 человеко-часов. Значит, за 5 рабочих дней по 8 часов один сотрудник должен делать 4 стола: 8 × 5 / 10 = 4.
• Стоимостный метод. Это универсальный способ измерения производительности. Здесь объём продукции измеряют не в часах и единицах, а в деньгах — выручке, стоимости произведённой продукции или добавленной стоимости.

Кроме того, при всех расчётах ещё нужно учитывать качество продукции. Если сотрудник работает быстрее других, но в его изделиях высокий процент брака, это не несёт пользы предприятию. Поэтому расчёт производительности используют и для установки норм по объёму производства — сколько максимально изделий можно сделать в определённый срок без потери качества.

В нематериальном производстве рассчитывать производительность труда сложнее, так как сложнее понять, что считать объёмом продукции или «полезным результатом».

Например, для службы поддержки, бэк-офиса или операционного управления можно считать условные «единицы завершённого результата» — число завершённых кейсов, обращений, операций за период. При этом важно добавить защиту от «накрутки»: учитывать только закрытия, прошедшие контроль качества, без возвратов.

Если кейсы разной сложности, можно применять «взвешенный объём», похожий на условно-натуральный метод. Критериями взвешивания могут быть:

• среднее время обработки;
• класс сложности;
• маршрут или число шагов;
• стоимость ошибки или риска.

Затем им присваивают определённый тип (например, A, B, C) и вес сложности (например, 1, 2, 5).

В нематериальном производстве также можно применять трудовой метод, если для типовых операций разработаны нормативы. Дополнительно применяют стоимостный показатель, чтобы рассчитывать:

• выручку в час на человека;
• маржинальный вклад в час на человека;
• добавленную стоимость в час на человека.

Но без поправок такой подход искажает данные: на результат влияют цены, скидки, сезонность, микс клиентов. Для управленческой работы безопаснее использовать операционные единицы в связке с другими метриками. Вот на что прежде всего нужно обращать внимание.

• Качество: долю возвратов, переоткрытий, ошибки, жалобы, дефекты.
• Сервис и сроки: SLA, lead time — сроки исполнения заявки, время в очереди, долю просрочек.
• Потери: долю времени на ожидания, согласования, переключения, переделки.

Иногда важно брать в расчёт и текущую нагрузку — количество задач в работе и очередь их исполнения.

Можно ли автоматизировать расчёты

Расчёты показателей производительности чаще всего можно полностью автоматизировать, особенно в нематериальном производстве. Для этого используют данные из корпоративных информационных систем — например, сервис-десков, CRM, таск-трекеров.

Вот какие показатели обычно отслеживают.

• Объём работ. Определяют по статусам, типам задач, приоритетам и маршрутам проектов.
• Качество выполнения. Оценивают по количеству переоткрытий, возвратов, дефектов и повторных обращений.
• Трудоёмкость. Отслеживают по табелям, тайм-трекерам, логам присутствия.
• Сроки исполнения. Фиксируют время от поступления задачи до её завершения, а также время ожидания между этапами.

Начинать оценку производительности целесообразно не с визуализации, а с формализации метрик и правил их расчёта. Для этого составляют «паспорт» показателей, после чего выносят их на дашборды. В таком «паспорте» можно учесть, например:

• точное определение Q — что считается завершённой заявкой или услугой;
• какие статусы учитываются или исключаются;
• какие формулы расчёта используются;
• какие разрезы рассматриваются — например, команда, канал обращения, тип кейса;
• правила для определения веса сложности и так далее.

Также в «паспорт» можно внести нормировку по срокам исполнения, правила обработки данных и другие метрики, которые имеют значение для процессов компании.

Что влияет на производительность труда

Влиять на производительность могут многие внешние и внутренние факторы. Перечислим основные внутренние.

Материально-технический фактор. Он характеризует технический уровень производства, степень его автоматизации и цифровизации. Например, какого качества используют сырьё, есть ли на предприятии станки с ЧПУ, конвейеры и роботы, применяют ли ручной труд и так далее.

Организационный фактор. Показывает, как выстроены трудовые процессы — на каком уровне организованы рабочие места, управление запасами и логистикой, менеджмент, разделение труда, нормирование и оплата труда.

Человеческие факторы. К ним относят квалификацию персонала, соблюдение трудовой дисциплины, психологический климат в компании, способы мотивации — уровень заработной платы и прозрачность KPI, удовлетворённость сотрудников условиями труда. Например, если сотрудники постоянно увольняются, возникает текучесть кадров — компания тратит время и деньги на обучение новичков.

Внешние факторы включают такие, на которые не может влиять предприятие — например, сезонность в сельском хозяйстве, состояние инфраструктуры и удалённость от поставщиков, общая экономическая ситуация и конкуренция.

Так, налоговые меры или цены на энергоресурсы могут стимулировать рост производительности, а конкуренция заставляет искать способы делать быстрее и дешевле, чтобы получить больше прибыли.

Как повышают производительность труда

Если компания заинтересована в повышении производительности труда без простого увеличения штата, можно рассмотреть такие способы.

Заменить ручной труд машинным. Автоматизировать рутину и обновить оборудование.

Инвестировать в знания. Обучить имеющихся сотрудников, чтобы они могли делать больше и качественнее.

Наладить логику работы. Пересмотреть, кто за что отвечает, убрать дублирующие функции и внедрить тайм-менеджмент.

Мотивировать сотрудников. Прозрачная система бонусов и премий за качественно и в срок выполненную работу снижает вероятность срыва дедлайнов и появления брака.

Организовать порядок на местах. Удобное рабочее пространство экономит часы.

Для нематериального производства можно разбить весь процесс на шесть этапов.

Первый этап — определить результат работы. Зафиксируйте, что можно считать продуктом или завершённым результатом, и введите стандарты качества.

Второй этап — сделать поток задач наблюдаемым. Измерьте время выполнения задач, посмотрите их распределение по типам и сложности, выявите основные причины простоев и переделок.

Третий этап — устранить потери без инвестиций. Введите стандарты обработки типовых кейсов, шаблоны и чек-листы, а также ограничьте число параллельных задач и формализуйте правила приёма задач в работу.

Четвёртый этап — нормировать и взвесить сложность. Классифицируйте задачи по типам и уровням сложности, выделите срочные и сложные задачи в отдельные потоки.

Пятый этап — автоматизировать процессы. Создайте шаблоны для рутинных задач, интегрируйте данные вместо ручного переноса, создайте базу данных, FAQ, портал самообслуживания для сотрудников.

Шестой этап — разобраться с «узким местом». Определите этап, на котором больше всего образуются очереди, задержки и сложности. Улучшите сначала именно его, а затем переходите к другим проблемам — иначе локальные улучшения не дадут устойчивого эффекта.

Главное о производительности труда в пяти пунктах

• Производительность труда — это показатель эффективности использования трудовых ресурсов. В упрощённом виде её считают как объём произведённой продукции за определённое время. В более широком анализе учитывают вклад всего персонала, оборудования и даже прошлые трудозатраты. Производительность анализируют, чтобы оценить эффективность производства, выявить, что тормозит работу или, наоборот, способствует росту, оптимизировать производство и штат.
• Производительность бывает индивидуальной, локальной и общественной — в зависимости от уровня анализа. Также различают фактическую, наличную и потенциальную производительность, которые позволяют понять текущие результаты и резервы роста.
• Для оценки используют два основных показателя — выработку и трудоёмкость. Выработка показывает объём продукции за период, а трудоёмкость — затраты времени на единицу продукции. Также применяют индексы, чтобы оценивать изменения показателей в динамике.
• В материальном производстве применяют натуральный, условно-натуральный, трудовой и стоимостный методы расчёта. В нематериальной сфере чаще считают количество завершённых задач или операций, иногда с учётом их сложности. При любом методе важно учитывать качество продукции или услуг.
• Расчёты производительности во многих случаях можно автоматизировать с помощью корпоративных информационных систем. Для этого используют данные о задачах, сроках, трудозатратах и качестве выполнения. Перед автоматизацией обычно формализуют показатели и правила их расчёта.