Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами
Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.


Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.
Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.
Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Скриншот: Skillbox Media
Шаг 1
Создаём выпадающий список
Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Скриншот: Skillbox Media
Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Скриншот: Skillbox Media
Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Скриншот: Skillbox Media
Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Скриншот: Skillbox Media
Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

Скриншот: Skillbox Media
На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Скриншот: Skillbox Media
Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Скриншот: Skillbox Media
Шаг 2
Заполняем таблицу готовыми данными
Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Скриншот: Skillbox Media
Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

Скриншот: Skillbox Media
По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».
Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Скриншот: Skillbox Media
Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:
- Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
- Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
- Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Скриншот: Skillbox Media
Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.
Интересные методы, которые пригодятся менеджерам
- «Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
- PEST-анализ для предсказания будущего компании
- Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
- SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
- «Съешь лягушку»: метод для управления временем