Кто такой кадровик и почему он нужен большинству компаний со штатом сотрудников

Специалист по кадрам — одна из самых востребованных профессий. Кадровик есть практически в каждой компании, в которой есть штат сотрудников. Только на HeadHunter представлено более 38 тысяч вакансий для кадровиков.

В этом материале Skillbox Media рассказываем о профессии и о том, как начать по ней работать.

• Кто такой кадровик
• Чем занимается специалист по кадрам
• Какие знания и навыки нужны для работы
• Какими инструментами пользуются в кадровом учёте
• Сколько зарабатывают кадровики
• Как стать специалистом по кадрам
• Как узнать больше о кадровом учёте

Кто такой кадровик

Кадровик — специалист, который занимается кадровым учётом. Он оформляет документы, связанные с сотрудниками, и передаёт отчётность в органы. Кадровик нужен большинству компаний, в которых есть сотрудники.

Специалист по кадрам отвечает за всё, что связано с кадровым учётом. Например, оформляет приём сотрудников в штат, ведёт табель рабочего времени, готовит документы для сотрудников, взявших отпуск. Подробнее о его задачах говорим ниже.

Кадровый учёт нужен любому бизнесу, в котором есть хотя бы один штатный сотрудник. По закону кадровый учёт должны вести все компании и индивидуальные предприниматели. Если не делать этого или делать неправильно, бизнес может получить штраф до 500 тысяч рублей.

В разных компаниях задачи кадрового учёта решают разные люди. Всё зависит от размера и особенностей работы организации. Чтобы понять, как организуют кадровый учёт в компаниях, сначала нужно разобраться, как устроено HR.

HR — управление персоналом. Это большая отрасль, в которой помимо кадрового учёта есть и другие функции:

• рекрутмента — поиска и найма сотрудников;
• адаптации — помощи новым сотрудникам;
• компенсаций и льгот — работы с системой мотивации сотрудников;
• обучения и развития — обучения сотрудников тому, что нужно им для работы;
• оценки и развития — выращивания профессионалов внутри компаний.

В крупных компаниях обычно есть HR-департамент или HR-отдел, и разные HR-функции выполняют разные люди. Такие компании нанимают отдельных специалистов по кадрам и поручают им только кадровое делопроизводство.

В небольших компаниях большинство HR-функций передают одному человеку — HR-менеджеру. Или формируют отдел кадров, сотрудники которого отвечают только за кадровый учёт, а другие HR-функции передают одному специалисту. Также компания может нанять только специалиста по кадрам и предложить ему периодически заниматься, например, рекрутментом.

Чем занимается специалист по кадрам

Сначала перечислим основные задачи специалиста по кадрам. Потом расскажем о том, как набор задач может различаться в разных компаниях.

Вот задачи, с которыми кадровики сталкиваются чаще всего:

• Оформление сотрудников в штат. Оно требует подготовки трудового договора, должностной инструкции, дополнительных соглашений, приказов и других документов. Специалист по кадрам готовит документы и для любых других кадровых событий — например, перевода в другой департамент или увольнения.
• Ведение кадрового учёта. Это большой объём бумажной работы: оформление отпускных для сотрудников, составление штатного расписания, подготовка карточек и личных дел сотрудников, ведение и хранение трудовых книжек и многое другое.
• Выдача справок или документов сотрудникам. Например, кадровики делают справки о доходах, копии или выписки из приказа о приёме на работу либо переводе, копии или выписки из трудовой книжки.
• Передача данных для материального поощрения сотрудников. С помощью табеля рабочего времени специалист формирует и передаёт бухгалтеру информацию о количестве отработанных часов, оформляет документы о премировании сотрудников.
• Подготовка документов для развития сотрудников. Например, кадровик готовит пакет документов для обучения или профессиональной переподготовки.
• Составление отчётности. Специалист по кадрам формирует отчёты и передаёт их в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России, Фонд социальной защиты населения, Федеральную миграционную службы, Росстат. Например, в ФНС нужно отправлять заявления и уведомления о начислении, удержании и перечислении налогов и сборов, декларации о доходах сотрудников.

Кроме того, специалисты по кадрам консультируют сотрудников. Например, если сотрудник сменил фамилию, говорят, что ему нужно сделать, чтобы правильно оформить кадровые документы.

В крупных компаниях кадровики могут заниматься не всеми, а одним или частью направлений кадрового учёта. Например, работать только с отчётностью для государственных и надзорных органов.

В средних компаниях кадровики обычно выполняют все перечисленные выше задачи. В микробизнесе с 10–15 сотрудниками инспектор по кадрам может также заниматься бухгалтерским учётом, юридическими вопросами и охраной труда. Поэтому в кадровый учёт могут переходить специалисты из этих областей — и наоборот.

Какие знания и навыки нужны для работы с кадровым учётом

Специалист по кадрам должен знать Трудовой кодекс РФ и принципы кадрового делопроизводства (КДП). Также желательно разбираться в вопросах трудовой дисциплины и быть коммуникабельным.

Знание Трудового кодекса РФ и принципов кадрового делопроизводства — самое распространённое требование работодателей. Кадровик должен знать:

• какие документы нужны для ведения кадрового учёта и когда их нужно оформлять;
• откуда можно брать шаблоны для подготовки кадровых документов;
• в какой срок и куда нужно передавать документы.

Если специалист не знает этого, он может тратить много времени на изучение законодательства — или ошибиться, и тогда компанию могут оштрафовать.

Разбираться в правилах трудовой дисциплины кадровику нужно, чтобы помогать руководителям воздействовать на нарушителей. Например, оформлять замечания или выговоры, а в крайних случаях — увольнять ненадёжных сотрудников.

Коммуникабельность важна, потому что специалист по кадрам много взаимодействует с людьми. Например, общается с сотрудниками по вопросам оформления документов. Сотрудники обычно не разбираются в кадровых вопросах, поэтому кадровик должен уметь доносить до них сложную информацию простым языком.

Какими инструментами пользуются в кадровом учёте

Специалист по кадрам использует унифицированные формы и шаблоны документов, а также специальные сервисы.

Унифицированные формы и шаблоны служат основой для составления документов. Кадровик должен уметь работать с формами следующих приказов:

• о приёме работника на работу — форма Т-1;
• о переводе работника на другую работу — форма Т-5;
• о предоставлении отпуска работнику — форма Т-6;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма Т-8;
• о направлении работника в командировку — форма Т-9;
• о поощрении работника — форма Т-11.

Кроме того, есть множество других форм и шаблонов — например, для штатного расписания существует унифицированная форма Т-3. Для некоторых документов форм нет: кадровик составляет их по образцам, руководствуясь требованиями законодательства.

Специальные сервисы автоматизируют и упрощают кадровый учёт. Например, с их помощью можно автоматически рассчитывать показатели по сотрудникам, формировать отчётность для государственных органов и создавать документы кадрового учёта. Вот несколько примеров сервисов для кадровиков: «1С: ЗУП», «БухСофт: зарплата и кадры», «Кадры Плюс», «Сотрудники предприятия», SAP HCM, Microsoft Dynamics NAV.

В зависимости от того, какой способ ведения документации выбрала компания, кадровику могут понадобиться навыки работы с другими инструментами. Например, с журналами — журналом регистрации трудовых договоров, книгой учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журналом учёта личных карточек.

Сколько зарабатывает специалист по кадрам

Зарплата кадровика зависит от региона, опыта работы, навыков. Мы рассмотрим зарплаты новичков, опытных специалистов и поговорим о перспективах.

Новички могут рассчитывать на зарплату от 30 тысяч рублей в регионах. В Москве минимальная зарплата выше — в среднем новички получают 50 тысяч рублей. Столько готовы платить тем, кто умеет работать с пакетом программ Microsoft Office и быстро искать информацию, знает законодательство или может разобраться в нём.

Опытным специалистам по кадрам в регионах готовы платить до 80 тысяч рублей. В Москве им платят до 160 тысяч рублей. Зарплата часто зависит от того, сколько задач берёт на себя специалист.

Требований к опытным специалистам больше — они должны знать Трудовой кодекс РФ, уметь работать в профильных программах и вести кадровый учёт.

Уже после 1–3 лет работы специалист по кадрам может стать руководителем отдела кадров или главным специалистом по кадровому делопроизводству. Зарплаты руководителей и главных специалистов в Москве начинаются в среднем от 150 тысяч рублей.

Кроме того, кадровик может уйти в другое направление HR — рекрутмент, адаптацию, обучение и развитие. Или в смежные отделы — в отдел охраны труда, юридический или бухгалтерский отделы.

Как стать специалистом по кадрам

Стандартный способ входа в профессию — устроиться на позицию стажёра или пройти курсы. Также можно получить образование, но это не обязательно. Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Найти работу можно и без профильного образования, но оно важно для карьерного роста. Некоторые работодатели готовы назначать на должности руководителей или старших специалистов только тех, у кого есть высшее образование.

Профильное образование для кадровика — «Управление персоналом». Эти программы обычно относятся к факультетам «Экономика» или «Экономика и управление». Также начать работать по профессии можно с образованием по направлениям «Психология», «Социология», «Юриспруденция».

Обучение в вузе длится минимум четыре года. На очной форме уделяют много внимания теории, а заочная позволяет совмещать обучение с работой и получать опыт, который важен не меньше знаний.

Старт с позиции стажёра, ассистента или младшего специалиста по кадрам — самый простой способ начать работать по профессии. Новичкам платят мало, но они получают практический опыт, а когда осваивают необходимые навыки, занимают должность специалиста по кадрам.

Многие компании нанимают людей без опыта и специфических знаний, чтобы обучить их. Но найти работу будет проще, если есть опыт в HR, бухгалтерии, юриспруденции. Кроме того, с релевантным опытом можно претендовать на более высокую зарплату.

Профильные курсы могут дать новичку и необходимую теорию, и опыт. Главное — выбирать программу, на которой преподают практики, есть обратная связь и практические задачи.

Курсы занимают меньше времени, чем обучение в вузе. После них можно претендовать на позицию специалиста по кадрам или HR-менеджера с зарплатой выше, чем у стажёра.

Учат ли специалистов по кадрам в Skillbox? Да, в Skillbox есть программа «HR-менеджер с нуля». На ней учат не только разбираться в трудовом законодательстве и вести кадровый учёт, но и решать другие задачи в HR:

• подбирать кандидатов и проводить с ними собеседования;
• помогать новым сотрудникам адаптироваться;
• обучать и развивать персонал;
• формировать ценности компании и корпоративную культуру;
• использовать HR-аналитику для совершенствования процессов.

Теоретические знания на курсе закрепляют в практических работах. Работы проверяют эксперты — практикующие HR-консультанты и руководители.

После курса можно устроиться на позицию специалиста по кадрам или претендовать на должность HR-менеджера.

Главное о специалистах по кадрам в четырёх пунктах

• Кадровик, или специалист по кадрам, — специалист, который отвечает за кадровый учёт. В основном он работает с документами: оформляет приём на работу и увольнение, выдаёт справки, ведёт табель учёта рабочего времени, готовит инструкции, сдаёт отчётность в госорганы.
• Чтобы работать с кадровым учётом, нужно знать трудовое законодательство, уметь использовать шаблоны документов и работать в специальных сервисах, таких как «1C: ЗУП». Также кадровику пригодятся коммуникабельность и знание трудовой дисциплины.
• Зарплата новичка начинается от 30 тысяч рублей. Опытные специалисты по кадрам могут получать 160 тысяч рублей и даже больше, если построят карьеру.
• Начать работать можно на позиции стажёра или получив образование. Высшее образование не обязательно, но иногда оно даёт преимущество при приёме на работу. Обучение на курсах позволяет освоить и теорию, и практические навыки.

Как узнать больше об управлении персоналом и кадровом учёте

• В Skillbox Media есть гайд о кадровом учёте для погружения в тему. Прочитайте его, чтобы узнать о том, как устроено кадровое делопроизводство в разных компаниях, какие документы нужно оформлять, когда и куда их передавать.
• Если интересуетесь HR, прочитайте эту статью об управлении персоналом. Разобрались в ней, кто отвечает за разные HR-функции, кто работает в HR-службе и как оценивают её эффективность.
• Возможно, вам будет интересен обзор профессии HR-менеджера. Рассказали в нём, каким компаниям нужен HR-менеджер, может ли он брать заказы на фрилансе и сколько он зарабатывает.
• Курс Skillbox «HR-менеджер с нуля» подойдёт тем, кто хочет начать карьеру в управлении персоналом. В программе есть все направления работы HR — от кадрового учёта до HR-аналитики. После обучения можно претендовать на любую должность в HR-департаменте.
• Также в Skillbox есть курс «Управление персоналом 2.0» для тех, кто хочет освоить профессию с нуля. На курсе есть не только теория и практические задания, но и и стажировка. В течение 40 дней сотрудники отдела рекрутмента Skillbox будут погружать пользователей в процесс поиска сотрудников — от составления заявки на подбор до подготовки и презентации оффера. Участники курса получат вознаграждение в 30 тысяч рублей за каждую закрытую вакансию, а в конце стажировки Skillbox предоставит им рекомендации для работодателей.