Что такое процессы в менеджменте, как ими управлять и как их улучшить

В современном бизнесе эффективное управление процессами является одним из ключевых факторов успеха. Процесс в менеджменте представляет собой последовательность действий, направленных на достижение конкретной цели или результатов.

В этой статье мы рассмотрим понятие процесса в менеджменте.

• Что такое процесс в менеджменте и какие у него признаки
• Какие виды процессов есть в менеджменте
• Как компании управляют процессами
• Какие есть методы улучшения процессов

Что такое процесс в менеджменте

Процесс (в менеджменте) — это систематическая последовательность повторяемых действий, направленных на достижение конкретной цели или результата. Процессы определяют, как работает организация в целом и как она достигает целей.

Процессы — повторяющиеся действия. В управлении понятие процесса противоположно понятию проекта. Проект — это разовое мероприятие.

Вот что важно знать о процессах:

• У процессов есть цели. У каждого процесса есть цель или результат, которого необходимо достичь. Цель процесса может быть связана с производством товаров, предоставлением услуг, выполнением задачи или достижением определённого результата.
• Процесс — это последовательность шагов. Они выполняются по определённой логике. Каждый шаг процесса выполняет свою функцию и связан с другими шагами. Вместе они создают цепочку действий, ведущую к достижению цели.
• У исполнителей есть роли и сфера ответственности. Каждый участник процесса имеет свои обязанности и задачи, которые должен выполнить в рамках своей роли для успешной реализации процесса.
• У процесса есть так называемые входы и выходы. Для запуска процесса нужны определённые входные данные; в итоге процесса появляются выходные данные, или результаты. Входами могут быть материалы, информация и другие компоненты, необходимые для выполнения процесса. Выходы — продукция, полученная в результате процесса.
• Процессы требуют контроля и управления. Для обеспечения их эффективности и достижения целей требуется контроль выполнения шагов, мониторинг результатов, анализ отклонений и принятие корректирующих мер для достижения желаемых результатов.

Понятие процесса в менеджменте отражает систематическую последовательность действий, которые организация выполняет для достижения своих целей. Управление процессами позволяет организации стать более эффективной, качественной, гибкой и конкурентоспособной. Анализ, улучшение и контроль процессов являются неотъемлемой частью развития и роста организации.

Какие виды процессов есть в менеджменте

Рассмотрим наиболее распространённые виды процессов.

• Процессы производства и операционные процессы. Эти процессы связаны с производством товаров или предоставлением услуг. Они включают планирование, закупку ресурсов, производство, контроль качества и доставку конечного продукта или услуги. Процессы производства и операционные процессы направлены на оптимизацию производительности, снижение издержек и улучшение качества продукции или услуги.
• Процессы управления персоналом. Эти процессы связаны с управлением человеческими ресурсами организации. Они включают наём, обучение, развитие, оценку сотрудников, управление производительностью, мотивацию и удержание персонала. Процессы управления персоналом направлены на создание эффективных команд, развитие потенциала сотрудников и обеспечение высокого уровня работоспособности и удовлетворённости персонала.
• Процессы маркетинга и продаж. Эти процессы связаны с позиционированием продуктов или услуг на рынке, привлечением клиентов, разработкой маркетинговых стратегий, продвижением и реализацией продуктов или услуг. Процессы маркетинга и продаж направлены на удовлетворение потребностей клиентов, увеличение объёма продаж и установление долгосрочных отношений с клиентами.
• Процессы финансового управления. Эти процессы связаны с управлением финансами и ресурсами организации. Они включают бюджетирование, финансовый анализ, управление инвестициями, учёт и отчётность. Процессы финансового управления направлены на обеспечение финансовой устойчивости, эффективного использования ресурсов и принятие обоснованных финансовых решений.
• Процессы управления качеством. Эти процессы связаны с обеспечением высокого уровня качества продукции или услуги. Они включают планирование качества, контроль качества, анализ данных, устранение несоответствий и постоянное улучшение. Процессы управления качеством направлены на удовлетворение требований клиентов, минимизацию брака, повышение надёжности и укрепление репутации организации.

Разработка, оптимизация и постоянное улучшение этих процессов помогают организации достигать своих целей, повышать эффективность и качество работы, сохранять конкурентоспособность.

Как компании управляют процессами

При управлении процессами организации применяют различные подходы и инструменты. В этом разделе мы рассмотрим основные.

Определение и моделирование процессов. Компании проводят анализ бизнес-процессов, выделяют их ключевые этапы, задачи и взаимосвязи между процессами.

Для моделирования процессов используются различные инструменты, такие как диаграммы потоков работы (flowcharts), блок-схемы и карты процессов. Это позволяет компаниям понимать, как функционируют процессы и как они могут быть улучшены.

Определение целей и метрик процессов. Для эффективного управления процессами компании определяют цели и метрики, которые помогают измерять и оценивать результаты. Цели могут быть связаны с улучшением качества, повышением производительности, снижением затрат или сокращением времени выполнения процессов.

Метрики позволяют компаниям оценить достижение этих целей и контролировать производительность процессов.

Автоматизация и оптимизация процессов. Современные компании всё больше полагаются на автоматизацию и оптимизацию процессов с использованием информационных технологий. Они внедряют специализированные программные системы управления процессами (business process management systems — BPMS), которые позволяют автоматизировать выполнение задач, контролировать ход процессов, управлять ресурсами и обеспечивать прозрачность.

Автоматизация и оптимизация процессов помогают компаниям ускорить выполнение задач, снизить вероятность ошибок и повысить эффективность работы.

Участие сотрудников и коммуникация. Эффективное управление процессами также требует участия сотрудников и установления хорошей коммуникации. Компании могут вовлекать своих сотрудников в процессы улучшения, проводить тренинги по оптимизации процессов, запрашивать обратную связь и обмениваться информацией для непрерывного улучшения.

Участие сотрудников в процессах управления создаёт у них чувство ответственности, и они охотнее предлагают и реализуют улучшения.

Непрерывное улучшение и инновации. Компании, успешно управляющие процессами, стремятся к постоянному совершенствованию и инновациям. Они осознают, что смена бизнес-требований, конкурентная среда и технологические изменения требуют постоянного анализа и обновления процессов.

Улучшение процессов — это непрерывный процесс, который требует постоянного контроля и мониторинга. Организация должна создать систему контроля процессов и метрик для измерения и оценки результатов. На основе этих метрик можно определить области для дальнейшего улучшения и принять соответствующие меры.

Анализ, моделирование, применение технологий, участие сотрудников и применение методологий позволяют достичь более эффективного, гибкого и качественного выполнения задач. Непрерывное улучшение и контроль помогают поддерживать и совершенствовать процессы на протяжении всего жизненного цикла организации.

Методы улучшения процессов

Улучшение процессов требует системного и структурированного подхода. Для этого применяют различные методы анализа, оптимизации и контроля.

В этом разделе мы рассмотрим несколько наиболее известных методов улучшения процессов.

Шесть сигм (six sigma). Метод, разработанный компанией Motorola, используется, чтобы устранять дефекты в процессах организации. Он основывается на использовании статистических инструментов для измерения, анализа и улучшения качества процессов.

Цель использования «шести сигм» — достижение показателя не более 3,4 дефекта на миллион производственных операций. В применении метода выделяют этапы: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (define, measure, analyze, improve, control — DMAIC), которые помогают систематически улучшать процессы в организации.

Бережливое производство (lean-производство). Методологию используют, чтобы достичь эффективности и минимизировать потери. Она была разработана компанией Toyota и сосредоточена на создании ценности для клиентов путём устранения ненужных операций, переработки и скрытых потерь.

К принципам Lean относится сглаживание потока производства, минимизация запасов, поиск непрерывных улучшений (кайдзен), активное участие сотрудников и создание культуры постоянного совершенствования.

Кайдзен (kaizen). Кайдзен — японское понятие, которое означает «постоянное улучшение». Это философия и методология, которая предполагает непрерывные малые улучшения в процессах и деятельности организации.

Главный принцип кайдзен: множество маленьких изменений со временем приводят к значительным улучшениям. Все сотрудники организации участвуют в поиске и внедрении улучшений и создании культуры постоянного совершенствования.

Цикл Деминга (plan-do-check-act, PDCA). Представляет собой циклический подход к улучшению процессов. Она включает четыре этапа: планирование (plan), выполнение (do), проверка (check) и корректировка (act).

На этапе планирования определяются цели и стратегия улучшения, на этапе выполнения процесс изменяется и внедряются улучшения, на этапе проверки производится оценка результатов и сравнение с целями, а на этапе корректировки вносятся изменения для дальнейшего улучшения. Этот цикл повторяется до достижения желаемых результатов.

Реинжиниринг бизнес-процессов (business process reengineering, BPR). Эта методология предлагает радикально переосмыслить и перестроить процессы, чтобы достичь значительных улучшений в производительности, качестве и эффективности.

В рамках BPR процессы анализируются с нуля и перерабатываются с учётом новых технологий, методов и стратегий. BPR предлагает рассмотрение процессов с позиции клиента и нацелена на радикальные изменения, а не на пошаговое улучшение.

Каждая из этих методологий имеет свои преимущества и применяется в разных ситуациях в зависимости от целей и потребностей организации. Выбор конкретной методологии зависит от контекста, сложности процессов и доступных ресурсов. В основе этих методологий лежит постоянное улучшение, вовлечение сотрудников и системный подход к улучшению процессов.

Главное о процессах

• Процесс в менеджменте — это последовательность связанных операций и шагов, которые выполняются для достижения определённых целей или производства продукта или услуги.
• В менеджменте существуют различные виды процессов: процессы производства, маркетинговые процессы, финансовые процессы, процессы, управления персоналом, закупок и обслуживания клиентов. Каждый вид процесса уникален.
• Компании управляют процессами разными способами: определяют и моделируют процессы, устанавливают цели и метрики, автоматизируют и оптимизируют процессы, используя информационные технологии, вовлекая сотрудников и обеспечивая эффективную коммуникацию, а также постоянно внося улучшения и инновации.
• Для улучшения процессов используют различные методологии: шесть сигм, lean-производство, PDCA, BPR, кайдзен. Эти методологии предлагают системный подход, инструменты, методы анализа, оптимизации и контроля процессов.