10 ошибок руководителя начинающей веб-студии

За шесть лет управления веб-студией я общалась со многими собственниками digital-агентств по всей России. Среди них много тех, кто не справился с менеджментом в IT-сфере и закрылся через пару лет после старта. Почему так?

IT-отрасль довольно специфична:

• сложный для понимания клиента продукт;
• достаточно долгий цикл сделки (1-2 месяца с начала переговоров до заключения сделки и получения предоплаты);
• высокая конкуренция в совокупности с ценовым демпингом фрилансеров.

Всё это вызывает сложности у начинающего предпринимателя. Не зная, как правильно развивать веб-компанию, несложно допустить ошибки и потерпеть неудачу.

Вполне возможно, что в каком-то разделе статьи вы узнаете себя — и сможете вовремя предпринять правильные меры, чтобы привести свой бизнес к успеху. Начнём!

Ошибка первая

Нет финансового плана

Финансовое планирование в digital-агентствах — моя любимая тема, так как именно она вызывает больше всего вопросов даже у опытных предпринимателей.

Точка безубыточности — это минимальная сумма продаж, которая покрывает все ежемесячные расходы. Если вы выручили денег больше этого минимума, значит получили прибыль, меньше — перешли в убыточность.

Именно поэтому важно понимать, сколько необходимо зарабатывать каждый месяц, чтобы бизнес приносил доход. Чтобы рассчитать точку безубыточности, нужно суммировать все ежемесячные расходы компании:

• заработная плата сотрудников (и вас, как директора компании — учитывать обязательно!);
• аренда офиса;
• коммунальные услуги, телефония, интернет;
• налоги и страховые отчисления;
• расходы на рекламу;
• услуги контрагентов: бухгалтерия, клининг, курьеры и т.п.;
• сторонние сервисы: например, облачная бухгалтерия, ЭДО, платное ПО;
• другие расходы: чай/кофе, абонементы сотрудников и т.п.

Если сумма продаж значительно меньше расходов, то очевидно пора что-то менять — увеличивать объём продаж или сокращать издержки.

Ошибка вторая

Дорогостоящие покупки на старте

Когда я открывала офис, то сама допустила такую ошибку. Было куплено много мебели и оборудования, которые были нужны редко или не использовались совсем. Если бы я думала об этом заранее, то стартовые расходы оказались бы меньше, а бизнес окупился быстрее.

Например, кофемашина за 10 тысяч рублей варит кофе ничуть не хуже, чем кофемашина за 80 тысяч. А на Avito можно купить отличный кожаный диван, не отличающийся от нового за 120 тысяч.

Ошибка третья

Нет рекламного бюджета

Если думаете, что вы делаете потрясающий продукт, не нуждающийся в рекламе, — вы заблуждаетесь. Особенно если речь о недавно открытом бизнесе. Чтобы продукт или услуги нашли своего клиента, он должен о вас сначала узнать. Логично, не правда ли?

Однако первые деньги легко могут вскружить голову. Я часто вижу, когда собственник бизнеса, получая первые деньги, сразу же тратит их на личные нужды: покупает всю продукцию Apple, дорогую машину, летит в отпуск или делает подарок жене.

Попробуйте прямо сейчас подсчитать 5% по своим показателям бизнеса. Какая цифра у вас получилась? Таков и ваш минимальный рекламный бюджет.

Ошибка четвёртая

Нет системы продаж

Реклама — это хорошо. Но реклама без правильно выстроенного отдела продаж — деньги на ветер.

Кто у вас занимается продажами? Я рекомендую, чтобы ими в любой компании занимался не директор или кто-то из команды, а специалист. И не делайте его зарплату фиксированной!

Выстройте заранее план продаж, основанный как раз таки на рассчитанной точке безубыточности. Он должен быть реально достижимым и достаточно мотивирующим. Глупо требовать от вашего специалиста объём не меньше миллиона, если до этого вы не продавали больше чем на 100 тысяч. Неразумно и платить ему не больше 1% от объёма продаж.

Ещё одно обязательное условие — наличие CRM-системы для учёта клиентов. Я часто внедряю их для своих клиентов и могу с уверенностью сказать: как только вы начинаете вести клиентскую базу, продажи растут. Эта закономерность очень простая и связана с тем, что больше ни одна задача клиента не забывается менеджером, ни одна заявка от потенциального клиента не остаётся без ответа. Не считая того, что вы видите всю воронку продаж и понимаете, на каком этапе «отваливается» большинство лидов.

Ошибка пятая

Раздутый штат

Через полгода после открытия веб-студии я решила, что пора масштабироваться. Посмотрела, сколько сотрудников есть в среднем у московских коллег, и наняла ещё 10 человек. Нужно ли говорить, что объективной потребности в таком количестве кадров у меня тогда не было? Итог был предсказуемый: через пару месяцев мне пришлось сокращать штат и уволить несколько сотрудников, так как люди просто сидели без дела.

Я навсегда запомнила этот урок и теперь каждую новую штатную единицу ввожу только при объективной необходимости. Если же мы берём крупный, но ограниченный по времени проект — проще взять сотрудников конкретно под него и попрощаться с ними после его сдачи.

Ошибка шестая

Нет контроля

Руководитель всегда несёт ответственность за действия своих подчинённых. Поэтому нужно очень тщательно отбирать людей. Многие начинающие компании используют команду на аутсорсе. В этом случае нужно заранее позаботиться об инструментах контроля.

Рекомендую делить каждую задачу на более мелкие и проверять все промежуточные итоги. Это спасёт вас от ситуации, когда срок задачи истёк, а исполнитель, оказывается, к ней даже не приступал.

Если все ваши сотрудники работают в офисе, то даже в этом случае они могут прохлаждаться при отсутствии контроля. Для этих целей я использую «Битрикс24». Распределяю в нём все задачи по ответственным с установленным сроком выполнения.

Ошибка седьмая

Непродуманные бизнес-процессы

Понимание и автоматизация бизнес-процессов компании — немаловажная задача, о которой редко задумываются на первых порах. И зря.

Что нужно определить в первую очередь? Безусловно, этапы продаж и стадии всех типовых сделок. Это позволит скорее закрывать каждую сделку и избавит менеджеров от лишней рутины.

И вам, как руководителю веб-студии, так тоже проще управлять бизнесом. Вы всегда будете знать, на каком этапе находится проект, сколько времени потребуется для его завершения. А если в каком-то из проектов придётся сменить сотрудника, то это произойдёт более безвредно для бизнеса.

 Ошибка восьмая

Нет специализации

На первых порах каждый начинающий предприниматель стремится к максимальной прибыли, поэтому неудивительно, что молодые веб-студии берутся за все задачи подряд. Это создает иллюзию роста прибыли.

На самом деле такое поведение только «топит» компанию в хаотичных и часто убыточных задачах. Гораздо эффективнее в долгосрочной перспективе отстроиться от конкурентов и специализироваться на одном направлении. И чем раньше компания начнёт это делать, тем быстрее она станет конкурентоспособной и прибыльной.

Ошибка девятая

Непродуманный договор

Первые договоры на разработку сайтов в моей веб-студии были просто скачанными из интернета и занимали два листа А4. Естественно, чужой типовой договор не может защитить от всех спорных ситуаций с клиентами и подрядчиками.

Сейчас в компании мы расписали более шести листов правильных и нужных пунктов, которые не раз защитили меня от неадекватных заказчиков. Подробнее я писала об этом в отдельной статье.

Ошибка десятая

Неумение делегировать

Кто чаще всего открывает бизнес в IT? Дизайнер — дизайн-студию, веб-разработчик — веб-студию, директолог — агентство контекстной рекламы. И чаще всего они же и остаются ключевыми исполнителями в своей компании.

В такой ситуации руководитель обычно работает больше всех, не может позволить себе уехать надолго в отпуск, а в каждую поездку берёт с собой ноутбук. Он всегда должен работать и оставаться на связи, чтобы не провалить проект.

Надолго ли хватит мотивации в таком режиме? Обычно через год-два такой человек просто разочаровывается в предпринимательстве и уходит обратно работать по найму.

Чтобы этого не произошло, нужно уметь делегировать и выходить из «операционки». Мне самой было страшно преодолеть убеждение, что никто не справится с моими задачами лучше, чем я. 

Но постепенно я смогла автоматизировать все бизнес-процессы, оцифровала расчёт смет, наняла толковых сотрудников. Оказалось, что прибыли стало больше, а работы — меньше.

Поэтому я желаю каждому из вас, кто сейчас дочитал эту статью: не бойтесь возникающих трудностей. Бизнес — это ежедневный труд, но он принесёт вам финансовое благополучие и удовольствие!