Продуктивность: что это, как её измерить и повысить

Из этой статьи вы узнаете:

• что такое продуктивность;
• почему быть занятым не означает быть продуктивным;
• как оценить продуктивность;
• что делать, чтобы быть продуктивнее.

Наталья Бехтерева

Врач-психотерапевт, автор телеграм-канала о ментальном здоровье.

Что такое продуктивность

Единого определения продуктивности в классических теориях управления, психологии и нейрофизиологии не существует. Если суммировать всё, что известно на сегодняшний день, можно сказать, что продуктивность — это способность эффективно использовать время, энергию и внимание, чтобы достигать значимых целей.

Продуктивность не сводится только к количеству выполненных дел, — важнее их качество и то, насколько они соответствуют стратегическим целям. Продуктивный человек умеет концентрироваться на важных задачах, избегает суеты и потому достигает результатов.

Быть продуктивным не всегда означает, что человек ради цели работает много. Это значит, что человек умеет её достичь.

Рост продуктивности не всегда означает ускорение работы. Иногда это способность достигать того же, но с меньшими усилиями.

Разница между занятым и продуктивным человеком

Занятость создаёт иллюзию работы: человек выполняет множество рутинных и второстепенных задач, но не приближается к результату. Продуктивность же означает фокус на действительно важных делах.

Занятые люди, как правило, чувствуют, что их время контролируют внешние обстоятельства, срочные задачи и другие люди. Они перегружают себя бесконечными встречами и несистемной работой, часто задерживаются допоздна, но бонусов им это не приносит.

Читайте также:

6 способов повысить концентрацию

Продуктивные люди, напротив, чётко расставляют приоритеты, выбирают ключевые задачи и направляют усилия, чтобы добиться осязаемых результатов.

Различия между занятыми и продуктивными людьми

Пример занятого человека. Алексей — менеджер в компании: весь день отвечает на письма, посещает бесконечные совещания, переключается между мелкими задачами и постоянно отвлекается на уведомления. Работает до позднего вечера, в конце дня часто чувствует, что ничего не успел. Он всегда занят, но его работа не приносит реального результата.

Пример продуктивного человека. Мария — предприниматель: начинает день с планирования и выделяет 2–3 главные задачи, которые приблизят её к цели. Она не ходит на ненужные встречи, делегирует рутину и старается концентрироваться только на том, что запланировано. Обычно уходит с работы вовремя и чувствует удовлетворение, потому что решила поставленные задачи.

Как оценить продуктивность

Для оценки продуктивности компании широко используют KPI (key performance indicators) — ключевые показатели результата деятельности. Обычно такой результат выражается в цифрах, которых нужно достичь за определённый срок.

KPI — полезный инструмент для оценки эффективности рабочих процессов, но при оценке личной продуктивности он неэффективен. Дело в том, что KPI измеряет количество выполненных задач, но не учитывает их значимость, влияние на цели и баланс усилий.

Почему KPI не подходят для измерения личной продуктивности:

• Фокус на количественных показателях. В бизнесе продуктивность можно измерить с помощью продаж, количества закрытых проектов и отчётов. В личной жизни многие достижения субъективны: как оценить время, потраченное на саморазвитие и заботу о здоровье?
• Не учитывает индивидуальные ценности. Важность задач для каждого человека разная. Один читает 50 книг в год ради удовольствия, другой глубоко изучает пять книг и применяет знания на практике. KPI не отражает таких различий.
• Создаёт давление и стресс. Жёсткие количественные цели (например, прочитать 30 книг за год или тренироваться пять раз в неделю) могут привести не к прогрессу, а к выгоранию и потере мотивации.

Читайте также:

KPI: что это такое, какие они бывают, как их разработать и показать графически

Вместо KPI в личной продуктивности лучше использовать осознанные методы оценки. Для этого можно завести дневник продуктивности, в котором человек будет отмечать и анализировать выполненные и невыполненные задачи.

Как оценивать личную продуктивность:

• Измерять результаты, а не потраченное время. Если за день удалось выполнить всего одну задачу, но она существенно продвинула проект вперёд, день можно считать продуктивным.
• Анализировать качество работы. Если задачи выполняются быстро, но потом их постоянно приходится переделывать, это может указывать на ложное ощущение продуктивности.
• Определять смысл каждой задачи. Прежде чем включать дело в план на день, месяц или год, спросите себя: «Как это приблизит меня к цели?» Важно не просто делать что-то, а понимать, зачем это нужно.
• Отслеживать соотношение планов и их выполнение. Если большая часть запланированного остаётся незавершённой, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию или убрать лишние дела из списка задач.
• Ориентироваться на уровень энергии и вовлечённости. Если после продуктивного дня остаётся чувство удовлетворения, а не полного истощения, значит, баланс между эффективностью и нагрузкой найден правильно.

Способы повысить продуктивность

Многие мечтают быть продуктивными, но сталкиваются с тем, что планы остаются невыполненными, а силы быстро иссякают. Прежде чем искать новые методики тайм-менеджмента, важно провести внутренний чекап.

Продуктивность снижается, если:

• человек не видит смысла в том, что делает;
• действия идут вразрез с внутренними ценностями;
• рабочие задачи не вызывают интереса и не приносят удовлетворения.

Без чёткого понимания «зачем» любые техники повышения продуктивности будут работать только кратковременно. Чтобы вернуть мотивацию, задайте себе два главных вопроса:

• Какие ценности для меня действительно важны? (Карьера, творчество, семья, развитие, свобода?)
• Почему эта цель значима? (Это долгосрочное вложение в будущее или просто уступка под социальным давлением?)

Когда действия совпадают с внутренними ценностями, продуктивность становится естественным следствием осознанного выбора. Если с этим всё в порядке, можно пробовать повысить продуктивность.

Восполнить запас энергии

Часто силы снижаются не из-за психологических причин, а физиологических факторов, которые отражаются на самочувствии.

Что может снижать уровень энергии:

• дефицит витаминов и минералов — особенно витаминов группы B, магния, железа, которые влияют на работу нервной системы и обменные процессы;
• низкий уровень гемоглобина — ухудшает доставку кислорода к тканям, вызывает слабость и мешает ясно мыслить;
• нарушения в работе щитовидной железы — замедляют обмен веществ, приводят к усталости, апатии, перепадам настроения;
• хронический недосып — ухудшает память, концентрацию внимания, эмоциональную стабильность и ослабляет иммунитет;
• недостаток физической активности — замедляет кровообращение, снижает выносливость;
• дефицит свежего воздуха — приводит к нехватке кислорода, провоцирует головную боль и слабость.

Здоровый образ жизни — не просто модная тенденция, а основа высокой продуктивности.

Отказаться от многозадачности

Многозадачность — ловушка, которая снижает продуктивность и эмоционально выматывает.

Читайте также:

Что такое многозадачность и нужно ли её развивать

Переключение между задачами может уменьшать продуктивность до 40%. Это эквивалентно 16 потерянным часам в неделю. Постоянные переключения повышают уровень гормона стресса кортизола в крови, что ведёт к переутомлению и неспособности мыслить стратегически.

Как работать эффективнее:

• сфокусируйтесь на одной задаче — выполняйте дела последовательно, а не параллельно;
• используйте метод «глубокой работы» — выделяйте 60–90 минут на одно дело и занимайтесь им, не отвлекаясь;
• используйте технику Pomodoro — 25 минут работы, 5 минут отдыха, чтобы не перегружать мозг;
• отключите уведомления, которые не относятся к работе и семье, закройте лишние вкладки, создайте рабочую среду без раздражителей.

Справиться с прокрастинацией

Одна из главных причин, которые снижают продуктивность, — прокрастинация, то есть склонность откладывать важные и сложные задачи на потом, заменяя их менее значимой деятельностью (например, просмотром соцсетей, уборкой, бесконечным планированием). Многие считают прокрастинацию следствием лени, но на самом деле она связана с другими причинами.

Читайте также:

Прокрастинация — что это такое, объясняем простыми словами

Почему люди обычно прокрастинируют:

• боятся провала — подсознательно избегают сложных задач из-за страха неудачи;
• считают задачу слишком сложной — если дело кажется объёмным, мозг всячески стремится его избежать, переключаясь на более лёгкие и приятные занятия;
• не имеют чёткой цели — если задача не имеет понятного результата, её сложно начать выполнять;
• привыкли жить в стрессе — некоторые люди лучше работают в условиях дедлайна, поэтому откладывают дела до последнего.

С прокрастинацией не всегда нужно бороться, иногда она даже полезна. Например, человек может откладывать задачу из-за переутомления — так организм получает необходимый отдых, чтобы восстановить энергию. Иногда прокрастинация даёт время, чтобы обдумать сложные вопросы, найти новые идеи и лучшие решения. Также она может быть маячком, подсвечивающим задачи, которые на самом деле не так важны или идут вразрез с ценностями.

Насильно заставлять себя работать, если сил и желания нет, точно не стоит. Это прямой путь к стрессу и выгоранию. Важно не клеймить себя «ленивым», а остановиться и подумать, почему нет желания браться за задачу. Возможно, она действительно не так важна.

Для случаев, когда с задачей всё в порядке и её нужно выполнить, есть способы справиться с прокрастинацией.

Как справиться с прокрастинацией:

• Разделить задачу на маленькие шаги. Вместо того чтобы думать о задаче в целом, можно начать с простого действия. Например, если нужно написать отчёт, начните с заголовка.
• Использовать правило пяти минут. Скажите себе: «Я поработаю над этим всего пять минут». Часто первые шаги затягивают, и продолжать работу становится легче.
• Создать искусственные дедлайны. Если сложно взяться за задачу, установите крайний срок раньше реального. Дедлайны стимулируют мозг работать быстрее.
• Вознаграждать себя. Пообещайте награду после выполнения задачи: чашку кофе, прогулку или ещё одну серию любимого сериала.
• Изменить отношение к задаче. Вместо «Я должен это сделать» попробуйте «Я выбираю это сделать, потому что это важно для меня».
• Следить за уровнем энергии. Прокрастинация часто сигнализирует об усталости. 7–9 часов сна, разнообразное питание и регулярная физическая активность помогут справляться с делами быстрее.

Начните с простого: высыпайтесь, убирайте лишнее из списка дел, замечайте, что приносит вам энергию. Маленькие изменения в привычках обязательно дадут долгосрочный эффект. И помните: главное — не просто делать больше, а беречь себя и делать то, что действительно важно.