Как правильно строить планы на день, если вы — трудоголик

Мы спросили трёх экспертов в разных областях, как планировать рабочий день так, чтобы не чувствовать себя измотанными и несчастными в конце дня.

Из этой статьи вы узнаете, что делать, если:

• много задач, а я не успеваю выполнить всё,
• в течение дня забываю поесть или делать перерывы на разминку,
• я пропускаю встречи с родственниками и друзьями,
• нет времени на хобби и приятные дела для себя.
  

Проблема №1

Много задач в плане, не успеваю выполнить всё, или выполняю, но сильно устаю

Софья Орлова

психолог-консультант в мультимодальном подходе

Попробуйте сократить количество пунктов в плане. Для этого можно использовать технику «Три сита», через которые нужно «просеять» накопившиеся дела:

• Первое сито — это «мои / не мои задачи». Какое-то количество пунктов может уйти уже на этом этапе: окажется, что вы стремитесь сделать не свою задачу или что часть работы вы можете кому-то делегировать.
• Второе сито — расставить приоритеты по принципу «срочное/несрочное».
• Третье — «важные/неважные».

Другой вариант — использовать матрицу Эйзенхауэра, которая даёт возможность вычленить из массива дел самые важные и срочные и расположить остальные дела по параметрам важности и срочности их выполнения.

Матрица состоит из четырёх критериев срочности и важности:

• Блок A: срочно и важно.
• Блок B: не срочно и важно.
• Блок C: срочно и не важно.
• Блок D: не срочно и не важно.

Когда вы распределили ваши задачи, то первое, что вы можете сделать, — изъять несрочные и неважные дела. Хоп! И список уже на четверть меньше. Теперь можно приступать к выполнению оставшихся — сначала срочные и важные, затем срочные, но не слишком важные, а несрочным, но важным делам стоит присвоить гибкий дедлайн: например, две недели на выполнение.

Наталия Король

предпринимательница и эксперт по тайм-менеджменту

Во-первых, важно не просто записывать задачи в планер, а указывать, сколько времени занимает каждая из них. Например, в вашем плане на день восемь пунктов, на выполнение которых уходит по два часа, — очевидно, что вы всё не успеете, нужно оставить только три-четыре.Во-вторых, не стоит записывать в планер крупные задачи вроде «Запустить сайт»: это большая работа, с ходу даже непонятно, сколько времени она займёт. Такие задачи обязательно нужно делить на более мелкие вроде «Созвониться с программистом», «Создать десять карточек товаров» и распределять по рабочей неделе и месяцу. Ещё важный пункт — учитывать время на дорогу (если ваши задачи связаны с перемещениями) и перерывы на еду, на форс-мажоры. Как бы чётко вы не спланировали, всё всегда пойдёт немного иначе. Поэтому нужна гибкость.

Александра Дорофеева

коуч и психолог-гештальтист

Если в плане слишком много задач и возникает ощущение, что невозможно всё выполнить, важно пересмотреть подход к планированию. Начните с определения приоритетных задач — тех, которые действительно важны для ваших целей или нужд и которые нельзя не сделать.

Попробуйте ограничить количество задач в день, делая фокус на качестве, а не на количестве. Важно учитывать свои ресурсы и не перенапрягаться. Например, можно делить задачи на блоки и для каждой части выделять наиболее критичные задачи:

• утренние (например, с 9 утра и до обеда);
• вечерние (после обеденного перерыва и отдыха — например, с 15 до 18 часов).

Оставляйте в течение дня место для отдыха. Планирование с учётом реальных сил и ресурсов поможет избежать разочарования и эмоционального выгорания.

Проблема №2

В течение дня забываю поесть или делать перерывы на разминку

Софья Орлова

психолог-консультант в мультимодальном подходе

Эти задачи — перекусы, разминку, небольшой отдых — можно рассматривать как создание для себя возможности поддерживать себя и управлять своим состоянием. Нужно помнить, что, только заботясь о себе, вы будете продуктивными.

Читайте также:

Продуктивность: что это, как её измерить и повысить

Важно понять, что на первом месте у вас должны находиться вы сами и ваше здоровье. Выполнение задач из последних сил — это совсем неэффективная стратегия, потому что вам будет требоваться значительно больше времени, физической и эмоциональной энергии, а результат может быть значительно хуже, чем предполагалось изначально.

Александра Дорофеева

коуч и психолог-гештальтист

Когда планируешь только рабочие задачи, действительно легко забыть о своих физиологических потребностях. Это можно решить, если включить в свой график перерывы для пищи, разминки и отдыха, а не оставлять их на потом.

Наталия Король

предпринимательница и эксперт по тайм-менеджменту

У каждого из нас есть свои пики активности — промежутки времени, когда нам проще сосредоточиться на задаче и вложить энергию в её исполнение. Когда вы строите день, исходя из знания своих пиков активности, вы можете запланировать на это время более сложные задачи. Рутинные и механические задачи вроде работы с таблицами можно оставить на начало дня: они помогают включиться в деятельность.

После приёма пищи большинство людей испытывают спад активности. На это время точно не стоит планировать сложных задач, зато время после обеда отлично подойдёт для небольшой прогулки или бытовых задач (если вы работаете дома).

Проблема №3

Пропускаю встречи с родственниками и друзьями

Наталия Король

предпринимательница и эксперт по тайм-менеджменту

Людям нужны люди. Общение с детьми, с родственниками, с друзьями восстанавливает наши силы, но не всегда мы осознаём ценность этого общения и часто забываем включить его в наш ежедневный график.

Чтобы начать на ежедневной основе общаться с важными для нас людьми, важно честно ответить себе на вопросы:

• Что я получаю, встречаясь с друзьями?
• Что я получаю, проводя время с детьми?
• Что я получаю, проводя время с родственниками?

Александра Дорофеева

коуч и психолог-гештальтист

Когда всё время уходит на работу, то личные дела и встречи с близкими часто оказываются на периферии. Поэтому важно планировать встречи с друзьями или участие в семейных событиях как неотъемлемую часть недели, а не как необязательные дела, которые всегда можно отложить.

Ещё одна действенная методика — разделение времени на рабочие и личные зоны. Это поможет сбалансировать оба аспекта жизни. Возможно, вы можете посвящать работе первую половину дня до какого-то определённого часа, например до 17 часов, а время после — посвятите себе и семье.

Софья Орлова

психолог-консультант в мультимодальном подходе

Гармоничный день по своей структуре похож на дыхание: есть время «вдоха», когда мы напрягаемся и собираем силы для выполнения какой-то задачи, и время «выдоха», когда мы расслабляемся после активной деятельности, отдыхаем. Но так как большинство из нас не знают об этом, часто мы планируем день как один сплошной «вдох»: одна стадия напряжения сменяется другой, и между ними нет моментов расслабления.

Общение с семьёй, с детьми или друзьями создаёт те самые моменты расслабления. Но важно, чтобы это были действительно приятные и расслабляющие дела: например, совместное чтение, просмотр фильма, небольшая прогулка, уход за животным или растением. Проверка дневника или подсчёт семейного бюджета вряд ли вызовут приятное чувство отдыха!

Читайте также:

Как составить личный и семейный бюджет на год

Проблема №4

Нет времени на хобби и приятные дела для себя

Софья Орлова

психолог-консультант в мультимодальном подходе

Все мы люди, и все мы не всемогущи, даже наоборот — ограничены в своих силах. Но приятные и любимые дела помогают вернуть вкус к жизни, хорошее настроение и энергию. Поэтому важно понимать свои ограничения (например, сколько часов в день я реально могу трудиться, в какие дни недели, месяца, периоды года моя активность падает) и изучать, что приносит вам радость и возвращает силы.

Наталия Король

предпринимательница и эксперт по тайм-менеджменту

Чтобы поместить в своё расписание хобби и любимые дела, важно понимать, что именно я люблю и что это дело мне даёт. Все наши цели изначально должны быть основаны на ценностях. Поэтому когда у человека нет времени на хобби и какие-то приятные дела для себя, то тут вопрос больше не к тайм-менеджменту, а к человеку.

Попробуйте ответить себе на два вопроса:

• Что мне даст это приятное дело?
• Если я не буду делать это дело, как изменится моя жизнь?

Александра Дорофеева

коуч и психолог-гештальтист

Хобби и приятные дела — это тоже важная часть жизни, которая способствует восстановлению сил и радости. Часто их откладывают в пользу работы, но в долгосрочной перспективе отсутствие времени на такие занятия может привести к выгоранию. Для решения этой проблемы выделите обязательное время для хобби в вашем плане дня. Посвятите это время чему-то, что приносит удовольствие, даже если это всего 30 минут в день. Включать эти занятия в расписание важно для поддержания внутреннего баланса и позитивного настроя.