7 главных ошибок при запуске частного детского сада

— Я считаю, что при запуске частного детского сада не может быть фатальных ошибок — почти всё можно исправить или доработать в процессе. Единственное критически важное решение, которое трудно переделать, — неудачный выбор локации. Особенно если приобрели помещение в собственность. Даже самая крутая концепция детского сада с продуманной программой и суперкомандой вряд ли компенсируют неудобное, труднодоступное расположение. А переезд в другую локацию после запуска — это потеря средств, вложенных в ремонт прежнего помещения, плюс расходы на новый ремонт, потеря постоянной аудитории и раскрученности бренда в конкретном районе.

Почему? Потому что маленькие дети не могут ежедневно преодолевать долгий, сложный маршрут. Родителям тоже не всегда удобно возить ребёнка далеко или по пробкам, особенно утром, когда каждая минута на счету. В итоге все устанут и откажутся от этой затеи.

У нас был кейс: запуск детского сада в классном коттеджном посёлке в 15 километрах от Москвы. Отдельный дом, рядом озеро, территория — мечта. Но быстро выяснилось: посёлок единственный на этой стороне трассы, и утром там — пробка в сторону Москвы. Все остальные потенциальные клиенты живут с другой стороны, и добираться им неудобно. Педагогов тоже нужно везти из Москвы, а каждый день мотаться или переезжать в посёлок готовы далеко не все. В итоге проект не взлетел.

Кроме самой локации, важно учесть и другие параметры помещения, которые нельзя изменить. Например, естественное освещение: если в помещении мало окон, оно находится в полуподвале или нет возможности сделать дополнительные источники света, это сильно скажется на атмосфере и комфорте детей. То же самое с вентиляцией: если в помещении плохой воздухообмен, а окна открывать нельзя, это тоже большая проблема. Вообще, важно внимательно изучить СанПины, устанавливающие требования к помещениям и территориям детских садов и организаций дополнительного образования детей.

Санитарные требования к помещению и удобство локации — это, безусловно, важно, но это ещё не всё. При поиске помещения для детского сада собственники часто упускают три зоны, которые необходимы для бытового и психологического комфорта детей и сотрудников — нужно иметь хотя бы маленький дворик или открытую террасу для прогулок, пространство для отдыха педагогов и помещение для хранения материалов.

Если у садика нет собственного двора, это не кажется большой проблемой при условии, что прогулки можно организовать на ближайшей детской площадке или в парке. Но свой участок на свежем воздухе — как минимум балкон или терраса — всё равно нужен. Для чего? Чтобы быстро вывести туда разыгравшихся или уставших детей и помочь им переключиться, чтобы организовать там сенсорные игры с песком, водой, глиной, сделать с детьми мини-огород, наконец. Словом, такое пространство даёт больше возможностей для занятий с детьми.

Пространство для педагогов, где они могут побыть в тишине, — не каприз, а необходимость. Я однажды работала в детском саду, где у персонала не было даже маленького закутка для отдыха. Единственной возможностью немного переключиться за получасовой перерыв было сходить туда-обратно в соседний магазин. Я проработала там чуть больше года, и не последнюю роль в увольнении сыграла накопленная усталость — мне тогда даже хотелось совсем уйти из сферы детского образования.

В другом саду место для методической работы располагалось в коридоре, в самом проходном и шумном месте. Это напрямую влияло на мою продуктивность: я просто не успевала выполнить задачи в рабочее время и делала меньше, чем могла бы.

Даже самый терпеливый педагог нуждается в передышке. А эмоциональное состояние воспитателей напрямую влияет на атмосферу в группе. Если у сотрудников нет возможности хотя бы ненадолго уединиться, это ведёт к накопленной усталости, раздражению и выгоранию.

Поэтому так важно предусмотреть для педагогов отдельную от детского пространства комнату, оборудовать её удобными креслами, выделить там зону для чая и кофе. Если выделить целую комнату невозможно, стоит отгородить в этих целях хотя бы маленькую зону где-то в уголке. Главное, чтобы она была тихой и закрытой (шкафом, ширмой).

Что касается подсобного помещения для материалов, то только представьте, сколько в детском саду накопится пособий, инвентаря, канцтоваров, сезонного декора. Шкафов может не хватить, да и большое количество шкафов уменьшит пространство. Без продуманной системы хранения всё это приходится складировать на подоконниках, в коридоре, — это создаёт ощущение захламлённости и портит эстетику пространства.

Поэтому важно изначально выбирать помещение с кладовой и на этапе ремонта продумывать системы хранения: встроенные шкафы, антресоли, напольные выдвижные ящики.

— По опыту запуска точек своей франчайзинговой сети детских садов могу сказать, что многие проекты рушатся не потому, что у них идея плохая, а потому что цифры в голове красивые, но в реальности случаются кассовые разрывы. Происходит это, как правило, из-за трёх ключевых финансовых ошибок:

Недооценка постоянных затрат и отсутствие «подушки» на полгода.

Предприниматель думает: «Сейчас мы откроемся, через пару месяцев выйдем в плюс, всё пойдёт по плану». А по факту заполняемость идёт медленно или случается сезонный спад, не срабатывает маркетинг, подбор персонала тоже оказывается непростой задачей.

Это заканчивается тем, что на третий месяц основатель детского сада оказывается без денег, с долгом за аренду, в панике и, как следствие, соглашается на компромиссы в качестве.

Чтобы этого не произошло, важно сразу заложить финансовую подушку как минимум в размере всех постоянных расходов садика за шестимесячный период (аренда, ФОТ, питание, коммуналка, обслуживание, реклама). И не рассчитывайте на стопроцентную заполняемость быстро: первые 3–6 месяцев её не будет.

Нереалистичный прогноз выручки.

При открытии частного сада неопытные предприниматели часто делают расчёт по формуле: 50 детей × ежемесячная плата 50 000 рублей = 2,5 миллиона выручки. Но при этом забывают, опять же, про то, что наполняемость будет постепенной, не учитывают возможный отток детей, не закладывают в расчёт сезонность, а также забывают про перерасчёты, каникулы, льготные тарифы, скидки и компенсации.

Делайте прогноз выручки по сценарию «минимум — среднее — максимум». Реалистично оценивайте срок набора групп: поначалу двое-трое детей в месяц — это норма. И всегда закладывайте отток — он обязательно будет даже при хорошей работе сада (из-за болезней, переезда, семейных обстоятельств).

Ошибка с ФОТ (фонд оплаты труда).

Обычно думают так: «Ну, наймём педагогов и помощников, зарплаты поставим небольшие — справимся». А потом реальность показывает, что нужно множество ролей (управляющий, повар, уборщица, администратор, сторож, бухгалтер, маркетолог, кто-то ещё) — иначе сам основатель работает за троих и выгорает. И что хорошие педагоги не идут работать меньше чем за 80 тысяч в месяц, а помощники требуют оплаты переработок. И что, кроме самих зарплат, нужны деньги на налоги и прочие обязательные выплаты с ФОТ. В итоге половина дохода уходит на ФОТ, не остаётся денег на развитие, маркетинг, обучение, а основатель крутится как белка в колесе.

Чтобы предотвратить такой сценарий, нужно перед запуском:

• построить реалистичную структуру команды: кто и что делает;
• просчитать ФОТ с учётом всех налогов и страховых выплат;
• заложить индексацию зарплат на 15–20% в год;
• создать резерв на замены (из-за болезней, декретов, увольнений).

Помните, что даже самые крутые проекты тонут, если недосчитали деньги. Лучше просчитать всё по плохому сценарию и подготовиться к нему, а потом обрадоваться, что его не случилось, чем оказаться без денег в самый неподходящий момент. Нужно быть как банковская система — всегда с запасом!

— Из своего опыта построения собственной сети детских садов и участия в десятках чужих проектов я знаю точно: почти все фатальные ошибки в этом бизнесе связаны с деньгами.

Они происходят из-за того, что основатели откладывают на потом скучное планирование бюджета и действуют по ситуации.

Очень легко поддаться соблазну и спонтанно купить что-нибудь красивое в помещение, пригласить дорогой театр, устроить шикарный праздник для родителей, добавить ещё одно музыкальное занятие... Кажется, мелочь, но именно из таких импульсов складываются кассовые разрывы. Единственный способ держать себя в руках — это скрупулёзно вести ежемесячный бюджет.

Я знаю истории, когда одно яркое мероприятие съедало всю прибыль за месяц. Или когда начинали тратить деньги, которых ещё нет, — рассчитывали на поступление платы от новых клиентов, а она задерживалась. В итоге получался минус на счёте и платить зарплату сотрудникам приходилось из личного бюджета.

Как быть? Во-первых, составлять бюджет нужно «от обратного»: сначала считаем, сколько денег точно принесут клиенты в этом месяце. Потом вычитаем обязательные расходы: аренду, зарплаты, коммуналку. Оставшуюся сумму распределяем на переменные траты: на приглашённых педагогов, мероприятия, канцелярию, игрушки, мебель. В идеале в конце должна остаться ещё и планируемая прибыль.

Во-вторых, тратить можно строго по плану. Очень хочется купить, например, очаровательные детские диванчики? Отлично. Но только если они помещаются в выделенный бюджет. Бюджет исчерпан — значит, больше ничего не покупаем до следующего месяца.

Вот ещё несколько лайфхаков:

• Выделите для закупок один день в неделю и определите для этого отдельную карту — так проще считать и фиксировать расходы. Закинули на карту всю сумму на месяц — и тратите только с неё. Удобно видеть, сколько ушло, сколько осталось. Можно ещё делать это через кредитную карту: открыли лимит — и закрыли в конце месяца.
• Если хотите пригласить приходящих педагогов, сначала посчитайте, сколько вы можете позволить себе потратить на них, а уже потом составляйте расписание.
• Любое мероприятие тоже нужно просчитывать заранее: гонорары, угощение, работа администратора, уборка — всё включайте в смету.

Ну и в завершение скажу, что бюджет — это не про скуку, а про свободу. Его составление и следование ему позволяет не бояться конца месяца и принимать решения без паники.

— В силу того, что я веду для команд частных детских садов свой авторский курс по гуманной коммуникации с ребёнком, я часто общаюсь с владельцами детских садов. И в разговорах о команде, клиентах или занятиях всегда возникает вопрос: какая у сада концепция?

Те, кто впервые открывает детский сад, часто пытаются угодить всем: хотите английский — сделаем, хотите прописи — будут; желаете, чтобы мы вели себя с детьми построже, — попробуем! Но так клиенты тянут в разные стороны, и невозможно угодить всем. Это приводит к несогласованности, снижению качества и утрате идеи, на которой строится сад.

А идея, концепция — это ключ к успеху. Она привлекает своих по духу людей (и коллег, и клиентов), фильтрует предложения, служит ориентиром. Это карта, которая указывает, если мы свернули не туда. Но чтобы концепция работала, её нужно продумать и сформулировать. То, что названо, — понятно и удобно в работе. То, что нет, — остается неясным.

Сформулируйте концепцию для себя и сделайте её понятной для команды и клиентов. Без неё сад будет работать по принципу «каждый педагог — со своей программой», а родители начнут настаивать на своём. Концепция задаёт рамки и защищает от хаоса. Родители, которые осознанно выбирают сад, остаются надолго. А еще концептуальные сады стоят дороже, ведь родителям понятно, за что они платят.

— Даже идеальная локация, привлекательная продуманная концепция и отличное материальное оснащение не приведут детский сад к успеху, если в нём работают слабые педагоги или большая текучка. Педагоги — это лицо детского сада, его движущая сила и сердце. Подбор сотрудников требует тщательного и взвешенного подхода. И на них точно нельзя экономить, если вы хотите сформировать профессиональную команду. Я часто вижу такие ошибки:

Берут сотрудников без педагогического образования.

Существует распространённое мнение, что в садике можно работать педагогом без специального образования — главное любить детей. Это не так. Профессиональный педагог знает возрастные особенности, умеет объяснить поведение ребёнка и скорректировать его, организовать группу, создать развивающую среду, даже помочь родителям с вопросами воспитания.

Без образования работа воспитателя становится хаотичной, нарушает границы детей и требует больших эмоциональных затрат. В худшем случае, чтобы удерживать дисциплину, такой сотрудник может прибегать к неприемлемым методам — угрозам, манипуляциям, наказаниям, либо наоборот — проявлять халатность и вседозволенность. Такие случаи могут погубить репутацию детского сада.

Принимают в команду педагогов, не разделяющих идеологию сада.

Даже если Марья Ивановна обладает выдающимися качествами, но придерживается консервативного подхода, в то время как вы поддерживаете гуманистические ценности, это может привести к конфликтам. Разногласия в методах работы могут вызвать недопонимание и привести к расставанию, в том числе конфликтному. А дети (да и родители) тяжело воспринимают смену педагогов.

Приглашают на работу друзей и родственников.

Быть руководителем своего друга, сестры, двоюродной тёти очень непросто. Такие сотрудники зачастую злоупотребляют близкими отношениями, что затрудняет управление и контроль за их работой. А увольнение таких людей в случае необходимости становится настоящим испытанием.

— Часто в сферу частного образования люди приходят с миссией — создать «место силы», сделать сад или школу «как для своего ребёнка». А важные управленческие вопросы у них уходят на второй план. И в итоге это бьёт не только по проекту, но и по дружбе, по деньгам и по нервной системе. Ведь детские сады основатели часто открывают не в одиночку, а в партнёрстве с родственниками, друзьями, коллегами. Пока отношения хорошие, обычно никто и не думает подробно прописывать юридические условия партнёрства. Но отношения могут измениться, и без правильно оформленных договорённостей можно оказаться в очень трудном положении.

Типичная ситуация: люди договариваются о паритетном партнёрстве, и пока бизнес маленький, каждый партнёр поровну вкладывает в него своими компетенции, не получая за это зарплату. Но по мере роста кто-то один из двух учредителей гораздо больше усилий и времени уделяет работе с командой, построению бизнес-структуры, маркетингу и так далее, и он же вкладывает в дело личные накопления. А второй учредитель выполняет в новом детском саду только какую-то одну функцию, совмещая это с основной работой. Когда появляется прибыль, первый партнёр чувствует, что несправедливо делить её пополам: ведь он выкладывался на полную, работая без зарплаты (значит, и рисковал больше), и закрывал своими деньгами кэш-разрывы. А второй партнёр вкладывался гораздо меньше и потому имел возможность продолжать работать на основном месте, получая зарплату и меньше рискуя. Конфликта можно было бы избежать, если бы отношения изначально продумали детальнее и описали последствия в учредительном договоре.

Смоделировать вероятные в бизнес-партнёрстве ситуации можно заранее на сессиях с коучем. А ситуации могут быть самые разные. Например, что делать, если один из партнёров серьёзно заболел и больше не может работать? Сохранится ли его доля, будет ли он получать прибыль? Что, если изначально обозначенные роли перестанут подходить партнёрам? Ну и конечно, кто принимает окончательные решения в случае расхождения мнений, у кого главный голос?

И ещё важно на старте договориться, как вы будете расставаться: прописать сценарии выхода, обсудить роль каждого, пройти партнёрские сессии, задать друг другу неудобные вопросы. Кто в случае расставания забёрет бренд, а кто — долю? Кто будет упоминаться как основатель, а кто — как сооснователь? Даже такие вопросы, как скидки на места для своих детей в саду стоит оговорить заранее.

Важно обсудить не только риски, но и будущий успех, потому что испытанием партнёрских отношений может стать не только кризис, но и большая прибыль. Кто будет лицом проекта и получит признание? Кто уйдёт в тень и займётся рутиной?

Обязательно зафиксируйте все договорённости письменно, с подписями. Лучше обратиться к юристу, чтобы он помог составить документ.