Стоит ли покупать готовую платформу для обучения сотрудников: плюсы и минусы

Какую платформу для корпоративного онлайн-обучения вы выберете: «коробочную» или разработанную по вашему индивидуальному техзаданию? Бизнес активно вкладывается в оба варианта — в 2023 году мировые расходы на IT составят 4,5 триллиона долларов, хотя готовые платформы всё же выбирают чаще самописных. Так ли это выгодно на самом деле? Попробуем разобраться в преимуществах и недостатках платформ для корпоративного обучения — это поможет сделать осознанный выбор между покупкой и созданием собственного внутреннего продукта.

Наталия Моисеенкова

Директор по продукту EdTech-платформы для корпоративного обучения Kampus.

В чём плюсы покупки платформ для обучения

Для начала стоит посмотреть на преимущества готовых платформ. Ключевой плюс заключается в экономии времени и ресурсов, особенно управленческих: вы делегируете вопросы по поиску профессионалов, определению этапов работы, UI- и UX-тестам, разработке и тесту кода. К тому же готовое решение нередко обходится дешевле, чем разработка собственного. Но давайте рассмотрим все позитивные факторы подробнее.

Первый плюс: покупка дешевле, чем создание проекта с нуля

Расходы на готовые решения известны, их можно прогнозировать заранее, а в случае форс-мажоров договариваться с платформой об индивидуальных условиях. Даже при очень высоких ценах покупка перевешивает непредсказуемость, связанную с созданием нового программного обеспечения. Свобода выбора стоимости, схемы и этапов разработки, которую потенциально даёт собственный IT-проект, имеет свои минусы: так, по данным консалтинговой компании McKinsey, в 45% случаев крупные инхаус-проекты выходят за рамки бюджета, в 30% случаев — за рамки тайминга, а их ценность оказывается на 56% ниже той, что планировалась.

Конечно, купленную платформу хочется кастомизировать под собственные нужды и задачи, а это означает значительные дополнительные расходы. Однако мой опыт говорит о том, что расходы на внутренний продукт всё равно будут выше: дело в том, что вводные будут меняться много раз — появление новых бизнес-процессов станет вносить свои коррективы, основной заказчик может внезапно изменить требования или вообще передумать, продакт-менеджер провайдера может недостаточно хорошо понять запросы в первый раз. Внешние рамки готового продукта служат спасительным ограничением для внутренних метаний при создании решения своими силами.

Второй плюс: вопросы поддержки и безопасности уже решены

Если вы выбираете облачное — или on premise (enterprise) — приложение, поставщик делает всё сам: от работ по разворачиванию кластера до решения проблем, связанных с безопасностью. В противном случае все вопросы ложатся на вас. Это же касается и таких простых вещей, как правки ошибок и багов — за них тоже отвечает провайдер, причём в конкретные сроки.

Третий плюс: не нужно нанимать дополнительный персонал

Одна из самых больших сложностей в создании собственного продукта — зависимость от штатного разработчика. Если основная деятельность компании не связана с IT, то подбор и оценка технических специалистов становится проблемой. Да и платить им приходится больше рыночных расценок, поскольку профи куда интереснее работать в крупных специализированных IT-компаниях. Так что создавая платформу самостоятельно, вы рискуете пополнить статистику Gartner: только 55% внутренних продуктов выходят вовремя, оставшиеся релизы опаздывают как минимум на месяц.

В случае с готовой платформой обслуживание, развитие и поддержка ложатся на плечи провайдера платформы. Это означает ещё и то, что доработка по запросу будет, возможно, быстрее и качественнее, чем собственное решение — просто потому, что у компании-провайдера уже есть нужный опыт и нужные сотрудники, и это их основная деятельность, а не добавочная по отношению к чему-то.

Четвёртый плюс: не нужно вникать в технические детали

При самостоятельной разработке вам нужно будет взять на себя множество функций, например проектировать архитектуру платформы и писать грамотное техзадание разработчикам. Покупка готового продукта избавит от этой необходимости: вы полностью делегируете решение проблем провайдеру. Он руководствуется отработанными методиками внедрения решения и устранения проблем, а вы не тратите дополнительные ресурсы.

Если говорить о развитии платформы, то для всех IT-продуктов действует правило «Приходится бежать со всех ног, чтобы только остаться на том же месте». Мониторинг рынка, обновление системы, улучшение её логики — отдельный и значительный труд. Поставщики платформ онлайн-обучения без этого не выживут — а значит, вам не придётся брать эту работу на себя.

Однако здесь есть оговорка: развитием занимаются всё же не все поставщики. Например, компании с небольшим штатом сотрудников и ориентированные на кастомные доработки вряд ли будут успевать регулярно развивать и актуализировать продукт. Чтобы понять, занимается ли потенциальный провайдер непрерывным совершенствованием продукта, запросите у него дорожную карту развития на ближайший год. Обычно в таком плане расписано количество доработок текущих модулей платформы и разработка новых модулей на каждый квартал.

В чём минусы покупки платформы для обучения

Основной недостаток готового решения — это, как правило, отсутствие специфических модулей или сервисов, нужных именно вашей компании, и ощущение, что внутренний продукт будет дешевле. Но это скорее когнитивные искажения, чем реальные минусы. Однако реальные минусы тоже есть. Перечислю их ниже.

Первый минус: за пользование платформой придётся постоянно платить

Расходы на платформу хотя и прогнозируемы, требуют постоянных расходов — как минимум на регулярную абонентскую плату. Кроме того, вы оплачиваете даже те функции, которыми не пользуетесь: одно из IT-правил гласит, что большинству пользователей нужна лишь небольшая доля всех возможностей программного обеспечения.

Это в большей степени верно для B2C-продуктов, но в B2B-секторе цифры, по моему опыту, ненамного лучше: потенциал закупленного решения, который задействуют компании, достигает максимум 80–85%. Проще говоря, вы, скорее всего, будете переплачивать — за функции, которые вам на самом деле не нужны.

Второй минус: нет полного контроля над платформой

Вы вынуждены подстраивать свои бизнес-процессы и обучение сотрудников под функционал готовой платформы — даже при доработке готового продукта вы не получите над ним полный контроль. Может показаться, что это «игла»: постоянно нужно платить за доработку и поддержку внешней компании.

Однако оценить реальный ущерб от этого минуса поможет простая арифметика: сложите ежемесячные зарплаты с налогами минимальной команды (бэкенд-разработчик, фронтенд-разработчик, проджект-менеджер, DevOps-специалист). Получившуюся сумму сравните с абонентской платой или стоимостью доработок: есть вероятность, что ежемесячные расходы на создание проекта с нуля будут гораздо выше, чем оплата поддержки за полгода.

Третий минус: кастомизация сложна и требует много времени

Ещё один недостаток — невозможность быстро внедрить в систему уникальную функцию, важную для бизнес-процессов вашей компании. Тут придётся либо подстраиваться под роуд-мэп поставщика, либо довольно много платить за кастомизацию продукта.

К слову, это касается не только каких-то уникальных функций, но и штатных проблем: вас может не устроить скорость реакции разработчика на ваши обращения. Однако условия обычно прописаны в договоре (соглашении о пользовании), и провайдер несёт ответственность за их исполнение, а если он не успевает в срок — рискует столкнуться с санкциями. Так что тут совет — внимательно читать условия соглашения, если они унифицированы, и настаивать на своих, если стандартные условия вас не устраивают.

Четвёртый минус: могут возникнуть проблемы с безопасностью

Делегирование поддержки разработчику платформы заставляет задумываться о безопасности, ведь вы передаёте провайдеру персональные данные, корпоративные документы и другую информацию.

Полностью оградить себя от неприятных ситуаций нельзя, но всегда есть возможность снизить риск — провести предварительный аудит поставщика. Ещё один вариант, безопасный во всех отношениях — enterprise-версия, то есть размещение платформы в закрытом контуре вашей корпоративной сети. Это означает, что она размещена на вашем сервере, там же хранятся все нужные данные, и у посторонних лиц не будет к ним доступа.

Можно ли совместить чужую разработку и свой проект

Что, если выбор сделать всё же не удаётся — вроде бы готовое решение купить проще, но и задач по его кастомизации набирается много? В таком случае можно купить систему с исходным кодом, который дорабатывают свои специалисты внутри компании.

Правда, такой проект будет непростым в интеграции и, главное, по согласованию документации, но зато может снять возможные противоречия в выборе между внутренним и внешним решением.