9 идей для эффективного обучения во время онбординга

По данным аналитической компании Brandon Hall Group, программы онбординга повышают показатель удержания новых сотрудников на 82%, а их производительность — на 70%. Новички быстрее начинают ориентироваться на рабочем месте и выполнять свои задачи, взаимодействовать с коллегами и приносить пользу бизнесу.

О том, что такое онбординг и как его выстроить в компании, мы писали в другой статье. А сейчас поделимся идеями, которые сделают процесс обучения в период адаптации эффективнее — как для сотрудников, так и для HR-менеджеров.

Составить план по онбордингу сотрудника

Онбординг-план — это документ, в котором прописан каждый шаг новенького сотрудника с первого дня после трудоустройства. Примеры таких шагов: подписать необходимые документы, пройти курсы, познакомиться с командой, заполнить анкету и так далее. В зависимости от компании и должности сотрудника составляющие онбординг-плана различаются. Таким планированием обычно занимаются HR-менеджер (или рекрутер), people partner и будущий руководитель. По мнению Софии Тарасовой, people partner в ABBYY, без онбординг-плана процесс адаптации будет не таким удобным, прозрачным и понятным для всех сторон.

Собрать всю нужную информацию в одном месте

Как считает менеджер по корпоративному обучению в компании КРОК Ольга Ефанова, единая точка входа значительно облегчит жизнь и рекрутера, и сотрудника. Это может быть папка в базе знаний, чек-лист или Google-табличка. Главное, чтобы там были собраны все обучающие материалы, расписание, контакты и другие важные данные, которые понадобятся новичку.

В КРОК для этой цели создали отдельный лендинг для новичка, «чтобы он был не только информативным, но и привлекательным», объясняет Ольга. На нём каждый может познакомиться со всеми шагами своего онбординга, скачать Welcome-book и установить телеграм-бота (о нём расскажем дальше). Страница адаптирована для сотрудников, работающих в офисах в разных городах, и для удалёнщиков — каждый получает соответствующие инструкции.

Внедрить программу наставничества

Погрузиться в процессы компании, познакомиться с коллективом и справиться со стрессом сотруднику поможет бадди — опытный коллега, которого приставляет к новичку руководитель или HR-менеджер. HR generalist в компании Timepad Юлия Маликова считает, что лучше, чтобы это был человек из другого отдела: «Когда варишься только в своём отделе, не всегда понимаешь, чем занимаются другие. А представьте — ты работаешь в продажах, а твой бадди — в разработке. Это будет очень необычный и интересный опыт, который позволит более масштабно понять, что происходит в организации».

Юлия также отмечает, что наставничество выгодно для всех сторон, участвующих в процессе. С руководителя и HR-менеджера снимается большой пласт работы, сотрудник быстрее адаптируется и испытывает меньший стресс, а бадди практикует менеджерские навыки.

Преимущества от наставничества внутри компании уже оценили многие, в том числе такие гиганты, как Microsoft: по наблюдениям менеджеров компании, новенькие, к которым был прикреплён наставник, были более продуктивными и коммуникабельными, чем те, кому пришлось адаптироваться самостоятельно, а также чувствовали себя более счастливыми.

Читайте также:

Как мотивировать сотрудника стать наставником или бадди: 7 идей

Разработать телеграм-бот для поддержки

Этот мессенджер уже плотно вошёл в нашу жизнь, в том числе в процесс обучения. Положительных сторон у Telegram много. Главный из них: человек может получать знания в привычной и доступной среде, без необходимости устанавливать дополнительные приложения, и в любой удобный ему момент, в любом удобном месте.

Telegram можно использовать и для онбординга. Так, встроенный в мессенджер чат-бот от КРОК делится полезной информацией, поддерживает и опрашивает новеньких. Причём делает это по сценарию. «В первый рабочий день он знакомит с маршрутом до офиса, правилами его посещения, необходимыми документами, а на третий-четвёртый он начинает погружать новичка в рабочие инструменты и предлагать онлайн-курсы», — рассказывает Ольга Ефанова. Такой способ передачи информации избавляет HR-менеджера от рутины и помогает избежать ошибок из-за человеческого фактора. А Юлия Маликова любит чат-боты ещё и за возможность собирать обратную связь и статистику: можно узнать, насколько успешно сотрудник проходит онбординг и нужна ли ему помощь. Ведь можно настроить вопросы от бота, например: «Понятны ли тебе все твои задачи?»

Читайте также:

Кейс: обучение массового персонала в Telegram

Организовать встречу для новичков

Крупные компании, в которых наём новых сотрудников идёт постоянно, устраивают для новичков специальное мероприятие, на котором можно узнать больше об организации, коллегах из разных отделов и о том, чем они занимаются. Например, спикеры из HR-отдела рассказывают про политику, ценности и культуру компании, коллеги из отдела разработки — про технологии, используемые в работе, и так далее.

В КРОК, по словам Ольги Ефановой, проходит похожее вводное мероприятие — «Welcome-семинар». На нём топ-менеджеры проводят лекции в формате диалога с сотрудниками. Цель события: познакомить новеньких с руководством компании, её ценностями и процессами.

Геймифицировать процесс онбординга

Управлять мотивацией персонала в прохождении адаптационной программы можно с помощью игровых механик. Первый способ — сотрудник за выполнение заданий получает что-то приятное и полезное, от корпоративного мерча до доступа в электронные библиотеки. Если у вас есть свой внутренний магазин, то начисление корпоративной валюты тоже может стать хорошим стимулом для работников.

Второй приём — «зашить» обязательную и монотонную информацию в виртуальную игру. Так, курс по внутренней безопасности в КРОК сделан в жанре «бродилки». Человек играет за персонажа, который должен ходить по виртуальному офису, получать знания и отвечать на вопросы. Как отмечает Ольга Ефанова, сотрудники обычно с удовольствием проходят такие курсы, поскольку воспринимают их скорее как развлечение.

Читайте также:

Как быстро и бюджетно внедрить геймификацию в обучение

Автоматизировать сбор обратной связи

Обратная связь — один из ключевых инструментов онбординга и обучения во время него. Посредством фидбэка можно отследить успехи нового сотрудника и внести корректировки в программу. Для новичка тут тоже видимая польза: он сильнее вовлекается в процесс, чувствует себя услышанным и более уверенным.

Сбор обратной связи вручную может занимать много времени, поэтому лучше автоматизировать этот процесс. Юлия Маликова советует использовать те же чат-боты в Telegram. В назначенный день и время он отправит вопросы сотруднику и сразу занесёт его ответы в базу данных. HR-менеджеру лишь остаётся в удобный момент взглянуть на ответы и оценить их.

Экспериментировать с образовательными форматами

Программа онбординга чаще всего включает стандартные курсы с видеороликами и лекциями. Однако в некоторых случаях непривычные форматы оказываются гораздо эффективнее и интереснее.

Так, для Timepad, как для любой сервисной компании, очень важно, чтобы новый сотрудник быстро научился хорошо понимать продукт. А поскольку Timepad — про мероприятия, там внедряют такой подход: каждый новичок в рамках своей деятельности должен организовать и провести мероприятие для коллег. «Это может быть что угодно — хоть квартирник», — говорит Юлия Маликова. В скором времени сотрудники, находящиеся на онбординге, смогут участвовать в организации мероприятий для реальных клиентов.

В компании ABBYY применяют другой формат обучения — онбординг-ассесмент для новых разработчиков. Вновь прибывшему специалисту, как рассказала София Тарасова, назначается ряд дисциплин, которые он должен изучить в соответствии со своей ролью. Это и внутренние технологии, и библиотеки, и особенности работы компании с ними. Но сотрудник погружается в них не в одиночку, а с помощью наставника, который впоследствии и проверяет знания новичка. «Такая программа позволяет убедиться в том, что разработчик программного обеспечения обладает знаниями, которые необходимы для выполнения его рабочих задач», — говорит София.

Подарить welcome pack, или «коробку новичка»

«Коробка новичка» — это набор предметов, которые могут понадобиться сотруднику в работе или связаны с компаний. Обычно это брендированная канцелярия, одежда или просто полезные бытовые предметы вроде зонтов и кружек. Иногда содержимое наборов различается в разных отделах. Или же сотрудник сам выбирает свой welcome pack из разных вариантов.

Традиционно считается, что такой набор — это один из способов передать ценности компании, повысить лояльность новых сотрудников и наладить с ними эмоциональный контакт. В сборе такой коробочки часто участвует отдел обучения и развития: например, команда может создать целую книгу о компании (welcome book), которую дарят новичкам.