Машиночитаемая доверенность: что это и как её оформить

С 1 сентября 2024 года сотрудники, которые действуют по доверенности от имени ИП или компании, должны оформлять машиночитаемые доверенности (МЧД).

В этом материале рассказываем главное о них:

• что такое машиночитаемая доверенность;
• кому нужен такой документ;
• как оформить машиночитаемую доверенность;
• как отозвать доверенность.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД), или электронная доверенность, — аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов. Это файл в формате XML, который подтверждает право сотрудника представлять интересы компании.

Содержание МЧД должно соответствовать требованиям ФНС и Минцифры. Так, в доверенности указывают данные сотрудника и доверителя, срок действия и полномочия, которые получает сотрудник. Подробнее об этом рассказываем ниже.

Доверенность действует в паре с электронной цифровой подписью (ЭЦП) физлица. Если сотрудник может подписывать документы как представитель компании или ИП, он должен заверить документ своей ЭЦП физического лица. К подписанному документу он должен приложить МЧД, которую выдал на его имя работодатель.

Зачем ввели МЧД. Электронную доверенность ввели, чтобы обезопасить бизнес. С МЧД полномочия сотрудников ограничены — они не могут, например, переводить деньги со счетов, брать кредиты и совершать другие нежелательные манипуляции от имени компании, если компания не дала им право на это.

Кому нужны машиночитаемые доверенности и обязательны ли они

МЧД обязательна, если сотрудники компании или ИП пользуются ЭДО. Без МЧД все документы, подписанные ими в системе ЭДО, не будут иметь юридической силы.

Например, отчёты в ФНС нужно подавать только в электронном виде согласно Федеральному закону от 28.11.2018 №444-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Если отчётность подаёт сотрудник или наёмный работник на аутсорсе, ему нужно оформить МЧД. Если договоры с контрагентами заключают в ЭДО, то тем, кто подписывает эти документы, тоже нужна электронная доверенность.

Оформлять МЧД не нужно только в случае, если директор компании или индивидуальный предприниматель самостоятельно подписывает все документы, следует из положений, внесённых Федеральным законом от 31.07.2023 №389-ФЗ в статью 29 НК РФ. Директор или ИП использует для этого КЭП руководителя.

Как оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника

С 1 марта 2024 года в России вступил в силу новый формат МЧД — 5.02. В отличие от предыдущей версии (формата 5.01), теперь одну МЧД можно оформить сразу на нескольких представителей. Также появилась возможность создать МЧД с правом передоверить полномочия.

Оформить электронную доверенность в формате 5.02 может только руководитель компании. Он должен создать МЧД в системе ЭДО, заполнить её и подписать своей КЭП. Вот пошаговый алгоритм действий и данные, которые нужно указать согласно приказу ФНС России от 16.10.2024 №ЕД-7-26/858@.

Выбрать сервис. Создать электронную доверенность можно на сайте ФНС, через сервис оператора ЭДО, которым пользуется компания, или, например, в программе «1С». Для МЧД есть установленный образец.

Читайте также:

Стартовый гайд по программам «1C»: для чего они нужны, как они работают и как их внедряют

Внести данные сотрудника. Нужно указать Ф. И. О., дату рождения, паспортные данные, гражданство, ИНН и СНИЛС.

Внести данные доверителя. Если доверитель — ИП, то он указывает Ф. И. О., гражданство, ОГРНИП, ИНН и СНИЛС. Если доверитель — юридическое лицо, то нужно указать Ф. И. О., гражданство, ИНН и СНИЛС руководителя, а также ОГРН, ИНН, КПП и юридический адрес организации.

Указать полномочия. Например, можно дать сотруднику разрешение подписывать договоры с контрагентами от имени компании.

Для указания полномочий можно взять соответствующий код из классификатора ЕСНСИ или описать их в свободной форме, если в классификаторе нет подходящего варианта.

Указать срок доверенности. Её можно выдать на неделю или месяц, а можно на год или несколько лет.

Сохранить МЧД. Нужно скачать XML-файл с МЧД. Также лучше сохранить уникальный номер МЧД (GUID), который находится в самом верхнем поле и генерируется автоматически. Этот номер может пригодиться в будущем.

Подписать. Доверитель должен заверить документ своей КЭП.

Как хранить машиночитаемую доверенность? МЧД хранят в Едином блокчейн-хранилище ФНС или информационной системе оператора ЭДО. Если сервис, выбранный для оформления МЧД, не регистрирует документ в блокчейне ФНС автоматически, это нужно сделать самостоятельно. Для этого перейдите на сайт хранилища и загрузите туда XML-файл доверенности.

Как отозвать машиночитаемую доверенность

Если у лица, на которое оформили доверенность, больше нет полномочий, то доверенность можно отозвать.

Для этого доверитель должен направить заявление на отзыв доверенности в систему, в которой хранится документ. Заявление должно быть подписано КЭП доверителя.

Сотрудник, на имя которого выдана доверенность, также может сам отказаться от полномочий. Для этого он тоже должен написать заявление на отказ и заверить его своей ЭЦП физлица.

Когда можно отозвать доверенность? Доверенность можно отозвать до истечения срока действия, если у сотрудника изменились полномочия или если он уволился. Если срок истёк, доверитель может выпустить новую на тех же условиях.

Главное о машиночитаемых доверенностях в 3 пунктах

• МЧД обязательна для организаций, сотрудники которых пользуются ЭДО и сдают отчётность в ФНС. Если руководитель компании или индивидуальный предприниматель хочет дать сотруднику полномочия, например, для участия в сделках, он должен оформить МЧД на имя этого сотрудника.
• Сотрудник может подписывать документы только своей электронной подписью физлица и прикладывать к документам МЧД от работодателя. Без доверенности подписанный физлицом документ не будет иметь юридической силы.
• В доверенности указывают данные сотрудника и доверителя, полномочия, которые получает сотрудник, и срок действия доверенности. Можно отозвать МЧД до истечения указанного срока или выпустить новую при необходимости.