Как открыть кафе с нуля: инструкция для тех, кто хочет погрузиться в общепит

«Открыть кафе» — звучит романтично, но на практике это десятки решений, таблиц и согласований. Нужно продумать концепцию, выбрать локацию, оформить документы, найти поставщиков и собрать команду, которая будет улыбаться даже в час пик.

Ошибки в этой сфере стоят дорого, зато при правильном подходе кафе может стать любимым местом для жителей района и быстро окупиться. В материале редакции «Бизнес» вместе с опытными предпринимателями разбираемся, с чего начать, чтобы превратить идею кафе в устойчивый бизнес.

• Стоит ли вообще открывать кафе
• Какие есть форматы кафе
• Что лучше — франшиза или своё кафе
• Как выбрать подходящую локацию
• Почему нельзя обойтись без финансового плана
• Какие юридические тонкости нужно знать
• Как на старте найти поставщиков
• Как выбрать оборудование
• Как правильно нанимать сотрудников
• Как получить навыки и знания перед открытием кафе

Стоит ли открывать кафе в 2025–2026 годах

На первый взгляд, время для открытия кафе кажется сложным: экономика нестабильна, потребители экономят, ретейл сокращает ассортимент, а люди всё чаще готовят дома. Но, как отмечает первый партнёр сети кофеен «Дринкит» Юрий Машенцев, кризис — не повод отступать, а, наоборот, возможность для старта.

Когда рынок проседает, конкуренция ослабевает: одни повышают цены, другие сокращают меню, третьи закрываются. А это значит, что освободившиеся ниши можно занять заведениями с продуманной концепцией и стабильным продуктом.

По разным данным и по личным наблюдениям Юрия, рынок общепита продолжает расти, пусть и медленнее, чем до 2020 года. Активно развивается сегмент доставки и кофеен, а ретейл всё чаще переходит на формат готовой еды. Российский рынок отстаёт от зарубежных на 3–5 лет, поэтому потенциал роста всё ещё огромен.

Какие есть форматы кафе

Сегодня под словом «кафе» понимают не только место, где можно поесть, но и пространство для общения, отдыха или работы. Формат определяет всё: меню, интерьер, команду и даже подход к маркетингу. По сути, кофейня — это тоже кафе, просто с другим фокусом. Расскажем об основных форматах.

Кафе у дома

Формат, который активно развивается в последние годы. Такие заведения не создают вау-эффект, а стабильно удовлетворяют вкусы жителей района.

Кухня часто становится главным отличием одного кафе у дома от другого. В одном квартале может быть грузинское кафе с хачапури и хинкали, в другом — семейное кафе с русской или итальянской кухней, где гости заказывают пасту, суп или салат.

Кафе быстрого питания

В кафе такого формата важна скорость. Меню небольшое, блюда готовят заранее или быстро собирают из заготовок. Такие кафе хорошо работают в местах с большим потоком: возле метро, вокзалов, бизнес-центров. Основная задача — выдать заказ за 5–10 минут и при этом сохранить стабильно хороший вкус.

Кофейни

Кофейни выигрывают за счёт мобильности — их можно открывать даже на 15–20 квадратных метрах. Здесь действует эффект привычки: гости приходят каждый день за своим кофе, лёгким завтраком или перекусом и коротким разговором с бариста.

Читайте также:

Как открыть кофейню с нуля: от бизнес-плана до найма сотрудников

Гастрокафе и авторские проекты

Это формат для рестораторов и бизнесменов, которые хотят выделиться. При открытии таких заведений делают ставку на идею, концепцию и уникальные блюда. Подобные кафе часто становятся точками притяжения — местами, куда едут специально, например, чтобы отметить день рождения или другое значимое событие.

Форматов кафе сегодня множество, у каждого — свои особенности и задачи. Чтобы сделать выбор, отталкивайтесь от конкуренции и от личных предпочтений.

Что лучше — франшиза или своё кафе

Франшиза — быстрый способ выйти на рынок с готовой моделью и при поддержке бренда. Свой проект даёт больше свободы и гибкости, но и более рискован.

На российском рынке спрос на франшизы последние два года стабильно растёт: по данным Роспатента, за шесть лет рынок вырос почти в два раза, а по данным сервиса Franshiza.ru, оборот рынка франчайзинга за 2024 год вырос на 17% и достиг 3,72 триллиона рублей.

Читайте также:

Как работают франшизы и какие они бывают: объясняем простыми словами

И франшиза, и собственное кафе могут быть успешными — всё зависит от цели предпринимателя. Универсального решения нет: франшиза даёт стабильность и поддержку, но ограничивает творчество. Независимое кафе требует больше усилий, но позволяет строить бренд по своим правилам и собирать вокруг себя лояльную аудиторию.

Как выбрать подходящую локацию для кафе

Локация — один из ключевых факторов успеха кафе. Даже отличная кухня и дружелюбная команда не спасут, если, например, заведение плохо видно с улицы или гостям неудобно заходить в него.

При выборе места для кафе важно оценивать не только трафик и стоимость аренды, но и десятки деталей, которые напрямую будут влиять на выручку. По словам франчайзи-партнёра сети кофеен «Дринкит» Максима Кузнецова, чтобы выбрать идеальную локацию, нужно учитывать простые, но важные критерии. Вот они.

Отдельный вход. Первое, на что стоит смотреть при выборе помещения, — это наличие собственного входа. Если кафе делит вход с соседями через общий тамбур, часть гостей просто не дойдёт до вас. Люди не любят долго искать путь, открывать лишние двери и чувствовать себя в гостях у другого бизнеса. Отдельный вход создаёт ощущение уюта и независимости — это уже половина успеха.

Ступеньки и крыльцо. Каждая ступенька снижает поток гостей. По данным Максима, даже маленькое крыльцо может отпугнуть до 40% проходящих мимо людей. Чем проще зайти, тем выше конверсия. Лучше искать помещение на уровне улицы, чтобы человек мог буквально сделать один шаг и оказаться внутри.

Панорамные окна и визуальный вид помещения. Кафе должно быть заметным. Панорамные окна создают красивую витрину и работают как бесплатная реклама: прохожие видят интерьер, свет и довольных гостей. Желательно, чтобы помещение просматривалось с разных сторон: чем чаще человек замечает ваше кафе, тем выше шанс, что он в него зайдёт.

Форма помещения. Правильная планировка экономит десятки тысяч рублей на ремонте и делает работу команды удобнее. Кафе с узкой или вытянутой планировкой трудно зонировать: теряется часть территории для посадки, усложняется движение персонала. Лучше выбирать помещение с правильными пропорциями и без сложных перегородок.

Окружение. Перед тем как подписывать договор, стоит изучить рынок вокруг. Например, в городах-миллионниках для кафе в стрит-локациях важно, чтобы мимо проходило не меньше 5–6 тысяч человек в день. Если помещение находится в жилом комплексе — чтобы в нём уже проживало хотя бы 4–6 тысяч жителей.

Отдельно стоит анализировать и объём рынка: ближайшие к вам конкуренты в районе или квартале в сумме должны делать примерно тысячу чеков в день. Это помогает увидеть реальный спрос и понять, стоит ли заходить в эту зону.

Читайте также:

Какой бизнес открыть в маленьком городе: обсуждаем тренды и ищем идеи

Почему нельзя обойтись без финансового плана

Финансовый план — основа любого бизнеса. Без него легко увлечься идеей и упустить реальность: затраты, сезонность, поведение гостей. По словам Максима Кузнецова, именно с цифр начинается осознанный запуск. Опираясь на свой опыт, франчайзи-партнёр сети кофеен «Дринкит» рассказал, как нужно составлять финансовый план.

Финансовый план обычно составляют минимум на 3–4 года — именно столько времени нужно, чтобы выйти на окупаемость. Этот документ становится аргументом перед инвесторами и ориентиром для владельца. В нём учитываются все реальные статьи расходов: аренда, зарплаты, коммунальные платежи, сырьё, маркетинг, налоги.

При этом финансовую модель нужно создавать не одну, а сразу три: оптимистичную, реалистичную и пессимистичную. Они помогают понять, как будет меняться прибыль, какие расходы можно сократить, а какие — нет.

Основная цель составления этих планов — спрогнозировать, какую долю рынка можно занять. Если в районе ежедневно проходит тысяча чеков, на старте можно рассчитывать примерно на 20% от них, а с ростом узнаваемости — до 30–35%.

Также важно заранее ответить себе на вопрос, почему гости выберут именно ваше кафе. Если вы можете чётко сформулировать своё конкурентное преимущество — например, отсутствие очередей, быстрое обслуживание или удобное мобильное приложение, — значит, модель жизнеспособна.

Читайте также:

Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать

Какие юридические тонкости нужно знать

Перед тем как заключать договор аренды и закупать оборудование, важно разобраться с формальностями. Законодательство России строго регулирует сферу общественного питания, и без полного пакета документов кафе не сможет работать легально.

Вот что нужно оформить по закону:

• Документы о регистрации бизнеса — в форме ИП или ООО. Для кафе подойдёт код ОКВЭД 56.10 «Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания».
• Разрешение Роспотребнадзора — оно подтверждает, что помещение и процессы соответствуют санитарным нормам (СанПиН 2.3/2.4.3590-20).
• Заключение пожарной инспекции — о соответствии помещения требованиям пожарной безопасности.
• Договоры с подрядчиками — например, на вывоз мусора, утилизацию отходов, дезинсекцию и дератизацию.
• Медкнижки и обучение персонала — обязательное санитарное обучение для всех, кто работает с продуктами.
• Кассовое оборудование, зарегистрированное в ФНС.
• Журнал учёта санитарных обработок и дезинфекции.

Без этих документов любая проверка Роспотребнадзора или пожарной инспекции может закончиться штрафом до 200 тысяч рублей или приостановкой деятельности.

Также, по словам франчайзи-партнёра сети кофеен «Дринкит» Максима Кузнецова, стоит обратить особое внимание на условия договора аренды помещения. Именно договор аренды часто определяет, выживет ли бизнес.

Для начинающих предпринимателей важно не соглашаться на условия, где собственник, условно, имеет все права, а арендатор — никаких. В договоре должны быть чётко прописаны:

• срок аренды;
• порядок и график платежей;
• индексация арендной ставки;
• обязанности сторон;
• возможность досрочного расторжения договора.

Последний пункт критически важен: если в договоре его нет, бизнес рискует платить аренду даже после закрытия кафе. Максим Кузнецов советует включать условие о том, что арендатор может расторгнуть договор, предупредив собственника за 3–4 месяца.

Как на старте найти поставщиков

Надёжные поставщики — фундамент стабильной работы кафе. Ошибка на этом этапе оборачивается не только потерей качества, но и постоянными срывами поставок, а значит, недовольством гостей. Франчайзи-партнёр сети кофеен «Дринкит» Максим Кузнецов дал советы по тому, как настроить работу с поставщиками.

Подходите к выбору партнёров системно. Устраивайте тендеры, сравнивайте условия и не бойтесь просить рекомендаций у коллег и конкурентов. В ресторанной сфере сарафанное радио работает лучше любой рекламы — и часто помогает быстро выйти на проверенные контакты.

Привлекайте эксперта со стороны. Экономить на экспертной оценке не стоит. Если в команде нет человека, который разбирается в продуктах, лучше пригласить шеф-повара или шеф-бариста, который сможет оценить качество сырья и помочь выстроить отношения с поставщиками. Такой специалист сразу увидит разницу в свежести, вкусе и стабильности продукции, а новичкам её определить сложно.

Объединяйтесь с другими заведениями, чтобы закупать продукты и расходники совместно. Например, три кофейни в одном районе могут делать общий заказ на молоко, сиропы или десерты и делить доставку. Это снижает издержки и повышает интерес поставщиков — они охотнее идут навстречу, когда видят крупный объём.

Ищите локальных производителей и фермеров, для которых важен постоянный клиент, пусть даже с небольшим объёмом. Такие партнёры часто готовы предоставлять гибкие условия и подстраиваться под график кафе. В долгосрочной перспективе это создаёт устойчивую сеть надёжных поставщиков, и обе стороны растут вместе.

Не бойтесь договариваться. Даже если у вас одно кафе и маленькие обороты, всегда можно предложить что-то взамен: предоплату, долгосрочный контракт, рекламу в соцсетях, коллаборацию. В сфере общепита ценят инициативность и прозрачность, и грамотный диалог с поставщиком часто превращается в партнёрство, которое помогает бизнесу стабильно развиваться.

Как выбрать оборудование

Для новичков выбор оборудования — один из самых стрессовых этапов запуска кафе. Ошибки обходятся дорого: купленный с запасом холодильник может оказаться ненужным, а экономия на кофемашине или плите — стоить репутации.

По словам франчайзи-партнёра сети кофеен «Дринкит» Максима Кузнецова, к этому этапу стоит подойти с тем же вниманием, что и к выбору локации или команды: оборудование напрямую влияет на скорость обслуживания и впечатление гостей.

Как понять, что нужно именно вашему кафе? Начинающим предпринимателям сложно сориентироваться в десятках моделей и брендов, поэтому лучше привлечь технолога или шефа-практика, который поможет спланировать кухню. Он отрисует расстановку, проверит эргономику, оценит, насколько удобно будет работать персоналу, и подскажет, какие модели техники оправдают себя в долгосрочной перспективе.

Такой специалист может даже съездить на производство, пощупать технику и проверить качество сборки. Это инвестиция, которая быстро окупается: продуманность кухни сокращает время приготовления и улучшает сервис, а значит, повышает выручку.

На чём экономить нельзя? Максим подчёркивает: экономить стоит с умом. Нельзя удешевлять то, что влияет на вкус и скорость выдачи. Для кафе это кофемашина, холодильное оборудование и оборудование для термоподдержки блюд. От их надёжности зависит стабильность продукта и впечатление гостей. Один день без горячих напитков или испорченные десерты могут стоить больше, чем любая разница в цене между моделями.

На чём можно сэкономить? Часть оборудования — посудомоечные машины, вспомогательные столы, полки — можно купить б/у в хорошем состоянии или взять в аренду. Ещё вариант — лизинг или рассрочка. Это помогает не замораживать оборотные средства и сохранить ликвидность на старте. Главное — внимательно читать договор и учитывать, что обслуживание и доставка оборудования не всегда входят в стоимость.

Как правильно нанимать сотрудников

Команда — сердце любого кафе, считает партнёр кофейни «Дринкит» Алексей Катков. От людей за стойкой и в зале зависит, вернётся ли гость и захочет ли советовать ваше место друзьям. Вот рекомендации Алексея по тому, как собирать первую команду.

Искать не просто работников, а тех, кто действительно любит людей и ваш продукт. Если человек приходит только ради ставки или процента, он вряд ли сможет обеспечить сервис, который сделает ваше кафе по-настоящему тёплым и узнаваемым. А вот сотрудники, которым искренне нравятся атмосфера, общение и сам процесс, становятся ядром будущего успеха.

На собеседовании обращать внимание не только на опыт, но и на личные качества. Простые бытовые вопросы помогают понять человека: как соискатель проводит время с друзьями, помогает ли родителям, что читает или смотрит. По ответам легко увидеть, кто перед вами — внимательный, доброжелательный кандидат или тот, кто ищет просто подработку.

Читайте также:

Как искать сотрудников, которые помогут бизнесу достичь амбициозных целей

Новичков без опыта приглашать только в том случае, если их есть кому обучать. Если в кафе есть человек, который отвечает за обучение и качество, новичков проще адаптировать: они быстрее принимают стандарты и корпоративную культуру. Если же учить некому, лучше взять пару опытных специалистов, чтобы задать темп.

На практике новички часто остаются дольше — они растут вместе с заведением и чувствуют себя частью его истории, тогда как профессионалы нередко уходят в поисках новых форматов.

Помнить, что мотивация в общепите строится не только на деньгах. В нынешних реалиях сотрудники часто выгорают не из-за отсутствия премий, а из-за переработок и хаоса. Поэтому важно сдерживать обещания насчёт графика, следить, чтобы нагрузка была разумной, и поддерживать атмосферу в команде, — это уже 70% успеха.

Ещё 20% успеха — возможность расти: когда владелец или старший сотрудник реально вовлечён в развитие коллег, помогает им обучаться и чувствовать прогресс. Оставшиеся 10% можно закрыть бонусами — например, процентом от выручки, премиями за достижения и так далее.

Читайте также:

Главное о мотивации персонала. Что это такое и как можно мотивировать сотрудников

Как получить навыки и знания перед открытием кафе

Кафе — это бизнес, в котором всё решает практика. Даже самые детальные инструкции не заменят опыта: общения с гостями, работы на кухне или за стойкой. Поэтому первый шаг для тех, кто мечтает открыть собственное заведение, — поработать в чужом бизнесе, пусть даже несколько месяцев. Это даст понимание, как устроены процессы, из чего складывается себестоимость, как управлять персоналом и реагировать на внеплановые ситуации.

Если устраиваться на полный день нет возможности или желания, можно пройти стажировку: прийти в небольшое кафе или кофейню и договориться о том, чтобы поработать помощником, наблюдая за процессами.

Базовые теоретические знания можно получить на курсах и программах по ресторанному менеджменту, управлению персоналом, финансовому планированию и сервису.