Как оформлять документы по ГОСТу: разбираем требования с примерами

Оформлять документы нужно не просто красиво, а правильно. Потому что, если вы забыли указать дату, нарушили структуру или перепутали реквизиты, документ могут не принять в архиве, суде или госучреждении. А ещё его просто будет сложно прочитать вам или другим сотрудникам.

Чтобы не гадать, как расставить подписи, какой шрифт выбрать и где писать заголовок, существует ГОСТ — государственный стандарт оформления деловых документов. Редакция «Бизнес» Skillbox Media изучила его и разобралась в основных правилах оформления.

• При оформлении каких документов нужен ГОСТ
• Как ГОСТ работает при электронном документообороте
• Как должны выглядеть реквизиты, заголовок, данные адресатов, текст и подпись
• Как всё оформить: про поля и формат и про шрифты
• Какие ещё нюансы нумерации, печати, заверения копии, оформления имён исполнителей, резолюций и грифа «Утверждаю» нужно знать

При оформлении каких документов нужен ГОСТ

ГОСТ — аббревиатура от «государственный стандарт». В России есть ГОСТы для разных товаров, предметов и процессов — например, для молочной продукции или для работ над безопасностью транспорта.

В случае с документами ГОСТ задаёт чёткие правила их оформления. Это помогает упростить документооборот и избежать юридических проблем.

Следовать ГОСТу не обязательно: можно составить свои правила оформления документов и следовать им, например, при деловой переписке или подписании контрактов. Но по ГОСТам работают в госструктурах, архивах и судах — и, если вы оформляете документы для них, лучше сделать это по стандарту, иначе их могут не принять.

В этой статье мы будем разбирать ГОСТ Р 7.0.97–2016, который называется «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он устанавливает правила оформления писем, приказов, актов, справок, инструкций и других документов — по сути, всех офисных бумаг.

Согласно ГОСТу, в документах нужно использовать реквизиты и заголовок; указывать адресата, ставить подпись и правильно оформлять текст. Об основных требованиях стандарта мы расскажем ниже, но сначала разберёмся, как они работают при ЭДО.

Как ГОСТ работает при электронном документообороте

ГОСТ распространяется и на электронные документы. Их оформляют по тем же правилам, что и бумажные: с реквизитами, структурой, заголовками и подписями. Основное отличие — печать может отсутствовать, а подпись часто заменяется электронной подписью (ЭП), которую заверяют с помощью специализированных систем.

При этом в ГОСТе почти не учтены особенности электронного документооборота. Например, ГОСТ требует ставить отметку о конфиденциальности в правом верхнем углу или ограничивает число адресатов, что в электронной среде реализовать сложно. Поэтому многие компании используют ГОСТ как базу, а не как дословную инструкцию — особенно при работе в СЭД или при массовом документообороте.

Как прописать реквизиты

Реквизиты — данные, которые идентифицируют документ. Они нужны, чтобы понять, кто, когда, где и на каком основании составил документ. ГОСТ определяет, какие реквизиты должны быть в документе и в каком порядке их нужно размещать.

Полный список включает 30 реквизитов, но не все они нужны в каждом документе. Состав документа зависит от его вида: у приказа будет один набор реквизитов, у справки — другой, у служебного письма — третий.

Вот какие реквизиты используют в документах чаще всего:

• герб, эмблема или товарный знак (например, логотип компании);
• название организации и её подразделения;
• дата и место составления;
• название документа: приказ, распоряжение, акт — его указывают обязательно (исключение — письма);
• регистрационный номер;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• тело документа;
• подпись и гриф согласования;
• приложения, отметки о рассылке, визы и прочее.

Реквизиты нужно располагать строго в рабочем поле документа. Их строки либо выравниваются по левому краю, либо центрируются — в зависимости от макета. Но главное — не тянуть их на всю ширину листа.

Если реквизиты находятся в углу, длина самой широкой строки не должна превышать 7,5 сантиметра; если по центру — до 12 сантиметров.

Когда реквизиты — например, адрес, наименование организации или перечень приложений — занимают несколько строк, между ними нужно ставить одинарный межстрочный интервал.

Отдельно поговорим о некоторых часто используемых реквизитах: это дата, подпись и гриф согласования.

Дата — это не день, когда вы сели писать, а день, когда документ был подписан. Можно указывать дату в двух форматах:

• 17.06.2025.
• 17 июня 2025 г.

Подпись и гриф согласования всегда размещают на той же странице, на которой заканчивается текст. Переносить их на отдельный лист нельзя — если только у вас не больше четырёх грифов согласования. Тогда нужно оформить отдельный лист согласования.

Как оформлять заголовки

ГОСТ требует, чтобы у документа был заголовок — короткая формулировка, которая отвечает на вопрос «О чём этот документ?» и помогает понять суть ещё до чтения текста. Не делать заголовок можно, только если документ совсем короткий — до 4–5 строк.

Заголовок должен состоять из одной фразы. Его пишут без точки в конце, без кавычек и подчёркиваний — но можно набрать его полужирным. Используют предлоги «о» и «об»: «Приказ о создании экспертной комиссии», «Распоряжение о подготовке к семинару».

Размещение заголовка зависит от формата документа:

• Если реквизиты (название организации, номер, дата) расположены в углу, заголовок ставят слева от границы левого поля.
• Если реквизиты в центре, что бывает, например, в приказах или решениях, — заголовок нужно центрировать по ширине текста.

Если у вас длинный документ с разделами и подразделами, у них могут быть подзаголовки. В ГОСТе их тоже называют заголовками. Стандарт допускает и писать их с прописной буквы, и выделять ЗАГЛАВНЫМИ, особенно в разделах. Можно выделить такие заголовки полужирным, выровнять по центру или поставить перед ними абзацный отступ.

Как указать адресата

Адресата нужно указывать справа — под реквизитами автора документа или в правом верхнем углу. Адресатом может быть человек, компания или подразделение. Разберём разные случаи.

Если адресат — человек, имя нужно писать в дательном падеже («кому»):

Инициалы нужно писать после фамилии, а не перед ней, как это было раньше. Раньше: «А. А. Терентьеву», теперь: «Терентьеву А. А».

Можно использовать вежливую форму: «г-ну Терентьеву А. А.» или «г-же Терентьевой Л. Л.».

Если адресат — организация, нужно писать в именительном падеже:

Если адресат — отдел, подразделение или его руководитель, нужно использовать гибрид обоих форматов, о которых мы рассказали. Название компании нужно писать в именительном падеже, а должность и фамилию — в дательном.

Что делать, если адресатов несколько? ГОСТ допускает не более четырёх адресатов в одном документе. Если их больше, есть два пути решения. Первый — оформить отдельный список адресатов и приложить его к документу. Второй — указывать адресатов обобщённо, без имён и должностей. Например, написать так: «руководителям филиалов ООО „Фишка“».

Каким должен быть текст

Основной текст документа можно оформлять по-разному — главное, чтобы он был логичным и структурированным. ГОСТ разрешает использовать:

• грамматически связный текст (например, как в письмах или объяснительных);
• таблицы (например, их часто применяют в актах или отчётах);
• анкеты (их могут использовать в опросных или кадровых документах).

Если вы работаете с большим объёмом информации, текст можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Главное — не увлекаться: ГОСТ рекомендует использовать не больше четырёх уровней рубрикации.

Каждый уровень нужно обозначить арабскими цифрами с точками.

Как оформить подпись под документом

Инициалы в тексте и в адресате пишут после фамилии (Терентьев А. А.), а вот в подписи — наоборот: А. А. Терентьев. Почему так, ГОСТ не объясняет.

На фирменном бланке название компании в подписи не повторяется — оно уже указано вверху документа. Если там уже указана и должность, то внизу достаточно только инициалов и фамилии.

Если документ подписывает несколько человек, подписи располагают по убыванию важности; например, сначала директор, потом заместитель, потом руководитель подразделения.

Какими должны быть формат и поля документа

Поля должны быть не меньше стандартных — ГОСТ это строго регламентирует:

• левое — не менее 20 мм (для подшивки);
• правое — не менее 10 мм;
• верхнее и нижнее — по 20 мм.

Эти отступы важны и для печати, и для архивирования. Документ не должен обрезаться или уползать за рамки при копировании.

У абзаца должен быть отступ 1,25 сантиметра.

Документы по ГОСТу нужно выравнивать по ширине листа, то есть текст должен ровно ложиться между левым и правым полями. Межстрочный интервал стоит использовать 1 или 1,5.

Какие выбрать шрифты

Раньше в ГОСТе строго указывали, что нужно использовать Times New Roman 14 или Arial 12. Сейчас названия шрифтов из стандарта убрали (это произошло с изменением №1 от 14.05.2018), но общая рекомендация осталась: нужно использовать свободно распространяемые, читаемые шрифты.

Чаще всего применяют:

• Times New Roman — 13-й или 14-й кегль;
• Arial — 12-й или 13-й;
• Verdana — 12-й или 13-й;
• Calibri — 14-й;
• или другие шрифты, близкие по виду и размеру.

Основной текст нужно оформлять шрифтом одного начертания. В таблицах допустим меньший размер, чтобы всё уместилось, но осталось читаемым.

Если хочется сделать важные элементы более заметными, например, адресата или заголовок к тексту, можно использовать полужирное начертание. А вот упоминаний курсива и подчёркивания в ГОСТе нет.

Что делать, если в документе прописана коммерческая тайна

Если в документе есть конфиденциальные данные, об этом нужно прямо написать. ГОСТ предлагает указать это в виде одной из отметок: «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Только для служебного пользования».

Такую надпись нужно ставить в правом верхнем углу документа. Если он многостраничный — по ГОСТу достаточно поставить отметку на титульном листе. Но тут есть нюанс.

По закону о коммерческой тайне (статья 10 №98‑ФЗ), чтобы документ действительно считался защищённым, отметка должна быть на каждом листе. ГОСТ этого не учитывает, поэтому лучше ориентироваться сразу на оба источника: оформить всё по ГОСТу и продублировать отметку на всех страницах, если дело касается реальной защиты информации.

Это особенно важно, если документы могут попасть в суд, к партнёрам или в руки третьих лиц.

Что ещё нужно знать: нумерация, печать, исполнитель, заверение копии, резолюция, гриф «Утверждаю»

Как нумеровать страницы. Если документ занимает больше одной страницы, нумеровать нужно все, начиная со второй. ГОСТ не требует ставить номер на титульном листе или на первой странице бланка, их просто считают в общем количестве страниц, но не нумеруют.

Номера нужно ставить по центру, в верхнем поле страницы, на расстоянии не менее 10 миллиметров от верхнего края.

Как ставить печать. Согласно ГОСТу, если в документе используется печать, её следует размещать так, чтобы она не перекрывала подпись. Это важное правило часто нарушают: печать ставят поверх подписи, из-за чего фамилия или инициалы становятся нечитаемыми. Такое оформление не соответствует стандарту.

При этом печать не обязательна — несмотря на то, что формулировка в ГОСТе может создавать обратное впечатление. Сегодня многие компании работают без круглой печати, особенно если уставом это разрешено или печать официально упразднена.

Если вы всё же используете печать, размещайте оттиск рядом с подписью, а не поверх неё. Это обеспечит читаемость документа и соблюдение требований стандарта.

Как указать исполнителя. В нижней части документа указывают Ф. И. О и контактные данные сотрудника, который составил документ. Дополнительно можно внести его должность и электронную почту. По ГОСТу эту строку допустимо печатать шрифтом меньшего размера, но можно использовать и основной кегль.

Как поставить отметку о заверении копии. Её нужно ставить внизу документа. Формулировка может быть следующей:

Если копию направляют в другую организацию, следует добавить, где хранится оригинал, например: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО „Фишка“». Также можно указать номера дела и поставить печать, если она есть.

Как поставить резолюцию. Резолюцию можно написать на любом свободном месте документа — обычно сверху или в верхнем левом углу. Она содержит текст решения — например, «Согласен», «Отказать», «Подготовить проект»; подпись, Ф. И. О. и дату. В отдельных случаях резолюции оформляют на отдельном бланке — формата A5 или A6.

Как поставить гриф «Утверждаю». Гриф утверждения нужно размещать в правом верхнем углу первого листа. Если документ утверждает должностное лицо, гриф включает следующие элементы:

Если документ утверждён коллегиальным органом, нужно написать что-то в духе: «Утверждено решением Совета директоров (протокол №4 от 17.06.2025)».