Справка 2-НДФЛ: зачем она нужна, как и где её оформить

Справка о доходах 2-НДФЛ — документ, который может понадобиться во многих жизненных ситуациях. Например, её могут запросить при оформлении кредита или устройстве на новую работу.

В этой статье для редакции «Деньги» Skillbox Media рассказываем главное о ней:

• что такое справка 2-НДФЛ;
• для чего она нужна;
• где и как её можно получить офлайн;
• как получить справку через «Госуслуги» или сайт ФНС;
• где взять справку 2-НДФЛ, если не работаешь;
• где получить справку о доходах ИП;
• сколько действует справка 2-НДФЛ.

Что такое справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ — это справка о доходах и налогах физического лица, которую выдаёт налоговый агент, например работодатель. Она нужна, чтобы подтвердить официальные доходы и факт уплаты налогов. Документ содержит данные о работодателе, о зарплате сотрудника помесячно, сведения об общей сумме дохода, размере удержанного НДФЛ, применённых налоговых вычетах.

Обычно справка формируется из данных за год — по результатам отчёта работодателя 6-НДФЛ. Но по запросу сотрудника работодатель может сформировать справку о любом периоде — от месяца до нескольких лет.

Иногда под справкой о доходах подразумевают другие документы. С их помощью тоже можно подтвердить доходы, но не всегда ими можно заменить 2-НДФЛ. Расскажем об основных таких документах.

Справка о доходах по форме банка для получения кредита. Справка заполняется на бланке банка — единой формы нет. В ней работодатель может указать не только зарплату, но и другие начисления — «реальный доход» сотрудника. Справка обычно содержит сведения о компании, Ф. И. О. и должность сотрудника, сумму доходов за период. Документ должен быть подписан и заверен главным бухгалтером или руководителем компании-работодателя.

Справка о произведённых выплатах из СФР. Справку можно получить в СФР лично или онлайн на «Госуслугах». Документ содержит сведения о том, получал ли человек пенсию, пособия или иные выплаты из СФР за определённый период.

Справка о доходах, расходах и имуществе. Особая форма справки, которую заполняют госслужащие и кандидаты на госдолжности в рамках обязательного декларирования доходов в специальном ПО «Справки БК». В ней декларируют всё имущество — недвижимость, транспорт — и все доходы за прошедший год: зарплату, доход от вкладов и ценных бумаг, пенсии и пособия. Отчитываются в ней не только за себя, но и за супруга и несовершеннолетних детей.

3-НДФЛ. Это налоговая декларация — в ней указана не только зарплата, но и все доходы за год — например, доходы от предпринимательской деятельности, от продажи имущества или сдачи жилья в аренду. Декларация заполняется налогоплательщиком в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в программе «Декларация».

Справка о доходах и суммах налога физического лица в составе отчёта 6-НДФЛ (Приложение №1). Это не аналог 2-НДФЛ, а часть отчёта, который работодатель подаёт о сотрудниках в ФНС. 2-НДФЛ формируют на базе такого отчёта 6-НДФЛ (Приложение №4).

Читайте также:

Главное об НДФЛ в одной статье: ставки, сроки уплаты и способы освободиться от налогов

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ может понадобиться для подтверждения официального дохода в разных ситуациях. Вот где чаще всего нужна справка:

• в банке — для подтверждения платёжеспособности при оформлении кредита или ипотеки;
• в государственных органах — для получения налоговых вычетов, назначения пособия по безработице, расчёта пенсии или оформления опеки;
• в консульстве — для получения визы;
• в судебных делах — при разделе имущества, взыскании алиментов или расчёте компенсаций.

Ещё справка может понадобиться при оформлении на новое место работы. По ней бухгалтерия определит ставку подоходного налога для сотрудника — с учётом предыдущих доходов с начала календарного года.

Где можно получить справку 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ можно получить двумя способами: офлайн — у работодателя или в отделении ФНС — или онлайн: в личном кабинете налогоплательщика или на портале «Госуслуги».

В этом разделе разберём, как получить справку через работодателя. В следующих — как сделать это онлайн.

Как получить справку 2-НДФЛ через работодателя? Нужно подать заявление в бухгалтерию компании или попросить выдать справку устно — это зависит от внутреннего порядка.

Заявление на получение 2-НДФЛ пишется в свободной форме. В шапке заявления помещают Ф. И. О. руководителя организации и Ф. И. О. и должность заявителя. В основной части указывают период, за который требуется справка о доходах, и количество экземпляров. В конце заявления нужно поставить дату и подпись. Писать, куда или для чего требуется справка, не обязательно.

Согласно статье 62 ТК РФ и пункту 3 статьи 230 НК РФ, работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней. Также справку 2-НФДЛ выдают без запроса в день увольнения — вместе с другими документами.

Если работодатель отказывает в выдаче справки, можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Просрочка выдачи 2-НДФЛ считается нарушением трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За это предусмотрен штраф: от 30 до 50 тысяч рублей для организаций и от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП.

Как получить справку 2-НДФЛ через «Госуслуги»

Для этого нужно авторизоваться в сервисе «Госуслуги» — потребуется подтверждённая учётная запись.

На главной странице нужно выбрать вкладку «Справки, Выписки». Справка о доходах 2-НДФЛ выделена в отдельной зоне раздела «Популярное» в правой части экрана.

Нужно кликнуть по активной области «Справка о доходах 2-НДФЛ» — откроется раздел «Документы и данные». Ниже на странице будет раздел «Справки 2-НДФЛ», в котором доступны документы за последние годы. Если справок нет, система предложит запросить их за последние три года.

Если кликнуть на поле, в котором указан нужный год, откроется окно со справкой за этот период. Справку можно скачать в формате PDF — файл сформируется и загрузится мгновенно, он будет заверен визуальной копией УКЭП ФНС.

Как получить справку 2-НДФЛ через сайт ФНС

Нужно авторизоваться в личном кабинете налогоплательщика — например, с помощью подтверждённой учётной записи на «Госуслугах». На главной странице вверху выбрать раздел «Доходы» и перейти в него. Откроется раздел «Сведения о доходах» — в нём отображаются справки о доходах по форме 2-НДФЛ, полученные от работодателя или иного налогового агента за последние пять лет.

Если кликнуть по активному полю «Справка» с нужным годом, откроется описание периода и появится кнопка «Скачать». При скачивании загрузится архив — в нём будет справка в формате PDF с визуальной копией электронной подписи ФНС, а также файлы в форматах XML и P7S. XML содержит сам документ, а P7S — электронную подпись. Эти файлы нужны для подтверждения подлинности документа.

Где взять справку 2-НДФЛ, если не работаешь

Справку 2-НДФЛ можно оформить, только если были доходы, с которых удерживали НДФЛ — например, по договору от сдачи жилья в аренду или по договору ГПХ. Чтобы подтвердить их, можно, например, обратиться в МФЦ, в ФНС — или сделать справку онлайн на «Госуслугах» или в личном кабинете налогоплательщика. Алгоритм действий такой же, как мы описывали выше.

Если были только доходы, с которых не удерживали НДФЛ, 2-НДФЛ оформить не получится. Но можно взять справки о других официальных доходах: пособиях, стипендиях, пенсиях.

Для безработных. Если человек не работает, но стоит на учёте в Центре занятости населения (ЦЗН), доходы можно подтвердить с помощью справки о получении пособий по безработице. Справку можно оформить на порталах «Госуслуги», «Работа России», а также лично в ЦЗН.

Для студентов. Если единственный вид дохода — стипендия, подтвердить его может учебное заведение. Справку о доходах в виде стипендии можно запросить через деканат, бухгалтерию или личный кабинет студента на сайте учебного заведения.

Для пенсионеров и льготников. Те, кто получает средства из бюджета, например пенсии или пособия, могут подтвердить эти доходы справкой из СФР. Справку можно получить лично в отделении или оформить онлайн на портале «Госуслуги».

Где получить справку 2-НДФЛ индивидуальному предпринимателю

Индивидуальные предприниматели не могут получить классическую справку 2-НДФЛ, так как её выдаёт налоговый агент — тот, кто выступает источником дохода и перечисляет налог с дохода в бюджет. Так как предприниматель, будучи физлицом, одновременно выступает источником дохода и его получателем, ему нужно самостоятельно рассчитывать и уплачивать налоги с доходов в ФНС.

Вместо 2-НДФЛ ИП могут использовать другие документы для подтверждения дохода — это зависит от налогового режима.

ИП на ОСНО (ОСН) — на общей системе налогообложения — может предоставить декларацию 3-НДФЛ за год с отметкой ФНС о принятии. Чтобы подтвердить доходы за несколько месяцев, можно предоставить КУДиР для ОСНО.

ИП на УСН — упрощённой системе налогообложения — может предоставить декларацию по УСН за год с отметкой о принятии от ФНС. Если нужно подтвердить доход за несколько месяцев текущего года, можно предоставить КУДиР для УСН.

ИП на патенте — на патентной системе налогообложения — не сдают отчётность в ФНС, но ведут книгу учёта доходов. Чтобы подтвердить доходы, можно предоставить её.

ИП на АУСН — автоматизированной УСН — также не сдают отчётность, вся информация фиксируется банками и ФНС. Предприниматели могут получить справку о состоянии расчётов (доходах) по налогу в личном кабинете на сайте налоговой службы.

ИП на НПД регистрируют свои доходы в личном кабинете налогоплательщика «Мой налог» на сайте ФНС или в аналогичном мобильном приложении. Там же можно скачать справку о доходах самозанятого.

Декларации по ОСНО и УСН можно сформировать в системе «Налогоплательщик», а подать документы и некоторые другие виды отчётности в ФНС можно онлайн через сервис «Личный кабинет индивидуального предпринимателя».

Читайте также:

Системы налогообложения: что это такое, какие они есть и как между ними выбрать

Сколько действует справка 2-НДФЛ

Срок действия справки на самом деле не ограничен. Но организации, которые её запрашивают, могут устанавливать свои сроки и требования.

Например, для одобрения кредита в банке обычно запрашивают справку не старше 30 календарных дней со дня выдачи работодателем или формирования в сервисах ФНС. А для ипотеки — не старше 10 рабочих дней.

Поэтому срок действия справки для каждого случая лучше уточнять в органе или организации, которым она требуется.

Главное о справке о доходах 2-НДФЛ в 4 пунктах

• Справка о доходах 2-НДФЛ или «Справка о доходах и суммах налога физического лица» — это документ, подтверждающий доход и уплаченный налог. Он может потребоваться в разных ситуациях: в банке для одобрения кредита или ипотеки, в госорганах для назначения вычетов и пособий, в консульствах для оформления виз, при судебных разбирательствах.
• Запросить справку можно офлайн — у работодателя или в ФНС. Работодатель должен выдать её в течение трёх дней после запроса. Также 2-НДФЛ можно получить онлайн — на «Госуслугах» или в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.
• Если не было доходов, облагаемых НДФЛ, классическую 2-НДФЛ получить нельзя. Неработающие могут подтвердить доход справкой о пособии из Центра занятости, о стипендии из вуза или о выплатах из Социального фонда. Индивидуальные предприниматели могут использовать декларацию 3-НДФЛ или по УСН, книгу учёта доходов, КУДиР или справку из приложения «Мой налог».
• Срок действия справки не ограничен. Однако организации, например банки, устанавливают свои требования к «свежести» документа — обычно от 10 до 30 дней с даты выдачи. Поэтому срок действия справки для каждого случая лучше уточнять в органе или организации, которым она требуется.