Что такое электронная трудовая книжка и где её посмотреть

В 2020 году у россиян появилась возможность перейти на электронные трудовые книжки. Они заменяют бумажные — хранят информацию о трудовой деятельности в цифровом формате. Во многом это удобно: не нужно переживать о потерянной книжке, а выписку о своей трудовой деятельности можно получить за пару минут онлайн.

В этой статье редакции «Деньги» Skillbox Media рассказываем главное об электронных трудовых книжках.

• Что такое электронная трудовая книжка
• Как узнать, есть ли она у вас
• Как получить электронную трудовую
• Где и как посмотреть сведения из неё

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия обычной трудовой книжки, в которой хранятся сведения о том, где и кем вы работали. Этот формат ввели в 2020 году, чтобы упростить документооборот.

В первый год появления формата ЭТК можно было выбрать: остаться с бумажной трудовой книжкой или перейти на электронную. Если работник выбирал электронную версию, работодатель делал отметку в бумажной трудовой и возвращал её работнику на руки. С этого момента у работника была только цифровая версия книжки.

Если работник выбрал остаться с бумажным вариантом трудовой (или вообще не делал выбор), работодатель всё равно начинал вести электронную версию — дополнительно к бумажной. Поэтому теперь у таких работников два формата трудовой книжки.

Отказаться от бумажной трудовой и полностью перейти на ЭТК можно в любой момент — для этого нужно подать заявление работодателю. Подробнее об этом читайте ниже.

В электронной трудовой книжке отображаются:

• Ф. И. О, дата рождения, СНИЛС;
• наименования работодателей. Если сотрудник работает сразу в нескольких компаниях, в электронной книжке это будет указано — каждая работа записана в отдельной строке;
• должности и подразделения;
• даты приёма, перевода и увольнения;
• причины увольнения (например, по собственному желанию или по сокращению).

Кроме сведений о работе по трудовым договорам, в электронных трудовых отображают сведения о работе по договорам гражданско-правового характера.

Есть несколько фактов о трудовой деятельности, которые в ЭТК не попадают.

Общий трудовой стаж. Чтобы его узнать, нужно запросить отдельную выписку на «Госуслугах».

Информация о награждениях и поощрениях. Если сотрудник получил, например, грамоту, в электронной книжке данных об этом не будет. Подтвердить награду можно с помощью бумажной трудовой или с помощью приказа о поощрении — запросить их можно у работодателя.

Работа в силовых структурах. У сотрудников МВД, ФСБ, Росгвардии и других ведомств в ЭТК будут видны только даты приёма и увольнения — и только после их увольнения.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая книжка

Если вы официально трудоустроены, электронная трудовая книжка у вас есть. Работодатели передают информацию о сотрудниках в Социальный фонд России (СФР), и на основании этих данных формируется ЭТК. Этот порядок установлен Федеральным законом №439-ФЗ от 16.12.2019.

Если вы устроились на работу до конца 2020 года

Как мы говорили выше, до конца 2020 года можно было выбрать, остаться с бумажной трудовой или перейти на электронную. Для этого нужно было подать заявление работодателю. Исходя из этого возможны три варианта:

• Вы не писали заявление. В этом случае у вас есть и бумажная, и электронная трудовая. Электронная ведётся параллельно без вашего участия — работодатель передаёт данные в СФР, СФР оформляет их в ЭТК.
• Вы выбрали электронную трудовую. В таком случае отдел кадров сделал в вашей бумажной трудовой соответствующую запись и вернул эту версию книжки вам. После этого вы полностью перешли на ЭТК и не можете вернуться к бумажной.
• Вы выбрали остаться с бумажной. В этом случае ЭТК всё равно создаётся и ведётся вместе с бумажной. Работодатель записывает сведения в бумажную трудовую самостоятельно, а в ЭТК данные заносит СФР.

Если вы устроились на работу после 1 января 2021 года

Если вы впервые устроились на работу после 1 января 2021 года, бумажную трудовую книжку вам не заводили. Об этом сказано в Федеральном законе от №439-ФЗ от 16.12.2019.

С 2021 года для всех новых сотрудников работодатели оформляют только электронную версию трудовой — выбрать бумажный вариант сотрудники не могут.

Как перейти на электронную трудовую книжку

Способ перехода зависит от того, когда вы начали работать официально.

Если вы уже работаете и хотите перейти на ЭТК

Для этого напишите заявление в свободной форме. Можно использовать такую формулировку: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ».

Работодатель сделает в вашей бумажной трудовой запись о переходе на ЭТК. После этого он больше не будет вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную трудовую и вернёт её вам.

В дальнейшем бумажная версия книжки может пригодиться, чтобы подтвердить ваш стаж до перехода на электронный формат трудовой. Поэтому не избавляйтесь от неё.

Если вы устраиваетесь на работу впервые

В этом случае всё ещё проще — оформлять электронную трудовую книжку самостоятельно вам не нужно. Достаточно подписать трудовой договор. Далее работодатель сам подаст необходимые сведения в СФР, и электронная трудовая сформируется автоматически.

Где и как посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Получить выписку из ЭТК можно онлайн с помощью «Госуслуг», а также очно — в МФЦ. Давайте разбираться.

На «Госуслугах». Авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»: его можно найти через поисковик сервиса.

Нажмите на кнопку «Получить выписку». Проверьте, правильно ли указаны ваши данные, и при необходимости скорректируйте их.

Выписка сформируется автоматически — обычно это занимает пару минут. Готовый документ в формате PDF появится в разделе «Заявления» вашего личного кабинета. При необходимости его можно сохранить себе на устройство или распечатать.

В МФЦ. Возьмите паспорт и обратитесь в любой офис «Мои документы». Сотрудники центра распечатают бумажную версию выписки ЭТК, а вот получить данные в цифровом виде (в формате PDF, как на «Госуслугах») не выйдет — сотрудники не перекидывают файлы на флешку или электронную почту.

Сравним способы получения выписки из электронной трудовой книжки.

Раньше можно было проверить трудовую книжку через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России. Но с 2023 года ПФР стал частью Социального фонда России, и старый сайт больше не работает.

Сейчас в личном кабинете СФР нельзя посмотреть сведения из электронной трудовой книжки. Некоторые источники в интернете до сих пор ссылаются на сайт ПФР, но эта информация уже неактуальна.

Главное об электронных трудовых книжках в 3 пунктах

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной книжки, в которой фиксируются данные о трудовой деятельности человека. Этот формат ввели в 2020 году. Электронная трудовая формируется автоматически. Если вы официально трудоустроены, ЭТК у вас уже есть.
• В электронной трудовой указаны работодатели, должности, даты приёма, перевода и увольнения, а также причины увольнения. Это официальный источник сведений о трудовой деятельности. ЭТК содержит более полные сведения: данные о работе не только по основному месту работы, но и по совместительству и по договорам ГПХ.
• Получить сведения из ЭТК можно через «Госуслуги» или в МФЦ. Формат — бумажный или электронный, в зависимости от способа получения.