«Event-менеджмент — это драйв и возможность постоянно пробовать новое»: история Лидии

«Вспомнила, что вообще-то я творческий человек»: как учительница информатики пришла в event-менеджмент

— Лидия, что было в твоей жизни до event-менеджмента?

— На самом деле эта сфера присутствовала в моей жизни всегда, хотя по основной профессии я работала преподавателем информатики в онлайн-школе.

Организовывать мероприятия я начала ещё в старших классах, в университете — продолжила. В какой-то момент даже поймала себя на мысли: «А не заняться ли мне этим профессионально?» Но случился ковид, event-индустрия переживала тяжёлые времена, и я оставила эту идею.

А потом, спустя пару лет, когда я вернулась в родной город, меня буквально накрыло волной воспоминаний. Я вновь почувствовала тот азарт, с которым когда-то организовывала школьные мероприятия, и осознала, что на самом деле я творческий человек.

— Было ли что-то в обучении, что застало тебя, не совсем новичка, врасплох?

— В целом ко многому на курсе я уже была готова. Например, в отличие от большинства студентов, у меня совсем не возникало сложностей в работе с Google-таблицами и другими цифровыми инструментами — тут спасибо моему бэкграунду в области информатики.

Но вот что действительно стало для меня неожиданным вызовом — так это профессиональная терминология. Многие понятия я вообще никогда не слышала, поэтому при просмотре каждого нового урока постоянно заглядывала в Google, уточняя значения.

При этом сам процесс обучения шёл довольно плавно, особенно практика. Мне очень понравилось разбирать реальные кейсы и учиться составлять брифы. А больше всего — анализировать чужие классные идеи и размышлять: «А как бы эту задачу решила я?» Это всегда открывало простор для творчества.

Если говорить про конкретные задания, то мне очень запомнился разбор кейса BMW. В его рамках требовалось разработать креативный бриф для мероприятия: продумать цветовую палитру, смыслы, которые мы хотим донести до аудитории, а также тематические активности на площадке.

— А расскажи про свой итоговый проект на курсе: в чём он заключался?

— Требовалось разработать концепцию мероприятия — съезда дилеров автомобильных центров. Основная цель встречи — наградить лучших менеджеров по продажам в отрасли и познакомить между собой представителей разных дилерских направлений, а также создать пространство для живого общения.

За основу концепции кураторы попросили взять сказку «Алиса в стране чудес» — оформление, атмосфера, конкурсы и выступления должны были отсылать к этой стилистике. Я придумала необычные фотозоны и подарки в сюрреалистичном стиле, а также мастер-классы по созданию ароматов и сигарет.

Самой сложной и объёмной оказалось не креативная часть, а организационная: требовалось просчитать всё до мелочей — найти подходящую площадку, продумать логистику, техническое оснащение, питание. Я подготовила полный пакет документов: коммерческое предложение, календарный план и технологическую карту.

— Я знаю, что в итоге ты не просто защитила проект, но и сделала это офлайн!

— Да, защита прошла бодро. Я хорошо подготовилась — заранее сняла энергичную видеовизитку, чтобы сразу задать позитивный тон выступления. А звездой моей презентации стала забавная капибара, которая сопровождала почти каждый слайд.

С тех пор прошло уже много времени, но я до сих пор считаю этот проект очень ценным опытом. Недавно даже пересматривала презентацию — чтобы освежить в памяти.

— Что было самым сложным в работе над итоговым проектом?

— Я выполняла его в довольно сжатые сроки — не было времени долго размышлять над каждым пунктом или часами сидеть над мелочами. Но при этом некоторые моменты всё равно требовали усидчивости.

Самым трудоёмким оказалось составление технологической карты. Нужно было прописать абсолютно всё: кто за что отвечает, куда, во сколько и что везёт и так далее — на это у меня ушло, наверное, дня три-четыре.

Причём ты не просто один раз составляешь карту и двигаешься дальше. Нет — ты бесконечно возвращаешься к ней, перепроверяешь, двигаешь блоки, мысленно проживаешь весь день мероприятия: «А если вот это переставить? А если вон то сместить на попозже?» — и так по кругу.

— Что помогло тебе всё же справиться с этой непростой задачей?

— Системный подход. Я открыла Miro и начала рисовать схемы. Разделила зоны ответственности, разбила задачи и составила чёткое расписание. Как только увидела перед собой общую картину, стало легче — я начала поэтапно отмечать галочками выполненное. И так, через визуализацию, логику и тайм-менеджмент, сложила всё в чёткую структуру.

«Без форс-мажоров никуда»: как event-менеджеру справляться с любыми задачами

— Кто-то скажет, что для организации мероприятий специальное образование не обязательно — всему можно научиться на практике. Как бы ты ответила на такое мнение?

— Я бы убедила в обратном на своём примере. Как я уже говорила, я хотела попробовать себя в этой сфере ещё в университете, но тогда планам помешал ковид. И всё-таки до его разгара я успела разослать резюме в несколько компаний, но везде получала лишь сухие отказы.

Как выяснилось позже, работодателей смущало сочетание, которое они видели, — студентка с техническим образованием, да ещё и без портфолио и опыта в сфере. Именно тогда я поняла, что профильное обучение — это не просто формальность, а реальный шанс войти в профессию.

— Со стороны кажется, что организация мероприятий — это сплошной кризис-менеджмент: урегулирование конфликтов, разрешение непредвиденных ситуаций. Как ты считаешь, можно ли всему этому научиться уже на этапе теории и выполнения учебных заданий?

— Как человек, уже немного поработавший в сфере, могу сказать точно: мероприятие начинается задолго до самого мероприятия. Всё решает подготовка. Если ты заранее продумал тайминги, грамотно распределил зоны ответственности, правильно свёл смету — значит, ты максимально готов. И, скорее всего, в день ивента проблем будет сильно меньше.

Конечно, форс-мажоры случаются — без них никуда. Но если у тебя всё заранее продумано, то ты хотя бы понимаешь, как на них реагировать. Ведь ты заранее подготовил прочный фундамент, на котором гораздо проще оперативно решать возникающие проблемы.

При этом я не могу отрицать ценность реального опыта. Потому что теория — это одно, а практика — другое, она часто преподносит сюрпризы. Однако грамотная подготовка и анализ рисков позволят даже новичку уверенно справляться с большинством вызовов.

— Какие моменты, помимо перечисленных, обязательно нужно учесть на этапе подготовки, чтобы мероприятие удалось?

— На самом деле всё сильно зависит от конкретного формата мероприятия — универсального рецепта нет. Но пожалуй, есть базовые вещи, которые критически важны всем — хорошая еда и напитки. Это то, что гости почти всегда замечают и оценивают.

Что касается наполнения ивента и развлекательной части — это всё согласуется с заказчиком исходя из того, какие у мероприятия цели и форматы. Всё остальное — визуальное оформление, декор, атмосфера, — тоже играет роль, но это уже скорее вишенка на торте.

И, конечно, особенно важную роль играет команда. От того, с кем ты работаешь, насколько люди понимают задачу, могут ли они быстро включаться и принимать решения, зависит весь успех мероприятия.

«Просто уметь организовывать мероприятия — недостаточно»: о поиске работы и первых проектах

— В какой момент ты почувствовала, что готова перейти от учебных проектов к настоящим заказам?

— Если честно, я была готова сразу, и скоро подходящая возможность мне подвернулась. Пока я училась, я много переезжала: начинала обучение в родном городе, а итоговый проект делала уже в Казани, где работала преподавателем по информатике.

Так вот, в той компании мы периодически устраивали встречи для коллег — просто чтобы пообщаться и познакомиться поближе. И однажды я подумала: кажется, это — тот самый момент, когда пора действовать. Предложила придумать для одной из таких встреч развлекательную часть. Коллеги согласились, и так я начала делать небольшие ивенты: на День учителя, на Хэллоуин, перед Новым годом.

Параллельно с этим я доделывала итоговый проект и искала постоянную работу в event-сфере в Казани. Но в этот период я снова и снова получала отказы. Тогда я решила переключиться на Москву, тем более всё равно планировала туда переезжать.

И дела действительно пошли лучше: после нескольких собеседований я получила оффер в креативное агентство. Об этой вакансии, кстати, узнала через Skillbox.

— Как думаешь, что помогло тебе получить эту позицию, несмотря на отсутствие большого опыта?

— В Казани я откликалась на позиции на HeadHunter со стандартным резюме, где просто по шаблону заполнила все поля. Когда поняла, что это не работает, обратилась в Центр карьеры. Там консультант помогла мне скорректировать резюме и правильно расставить акценты: например, первым указывать наиболее релевантный опыт.

Кроме того, она подсказала мне, как грамотно подать свои сильные стороны. Например, через владение цифровыми инструментами планирования показать, насколько у меня развит навык тайм-менеджмента.

В итоге я полностью переделала резюме, использовав вместо стандартного формата структурированный шаблон от Skillbox.

А ещё я отдельно указала в резюме, что занимаюсь организацией мероприятий с детства. И упомянула, что работала гидом в Турции. Это тоже сыграло важную роль в моём трудоустройстве — партнёры компании, в которую меня взяли, как раз были из Турции.

— Как проходили твои первые рабочие дни? Были задачи, к которым ты оказалась не готова?

— В целом я чувствовала себя уверенно. Я знала терминологию, владела нужными инструментами, а ещё к тому моменту уже набрала приличную базу контактов подрядчиков — она осталась у меня после работы над итоговым проектом.

Сложности возникали разве что в работе со сметами. Всё-таки у меня техническое образование, а не бухгалтерское, поэтому периодически я путалась и допускала ошибки. Например, могла дважды включить налог в один и тот же расчёт.

Поначалу было трудно общаться с клиентами. Тут сказывалось отсутствие опыта — я не всегда знала, какие вопросы задавать и как правильно себя вести. Но со временем, шаг за шагом, втянулась и стала чувствовать себя увереннее.

— Поделись, в организации каких мероприятий ты уже участвовала.

— На старте я в основном сопровождала мероприятия и помогала другим менеджерам. Это был очень полезный опыт, который позволил мне увидеть, как устроена сфера изнутри.

Со временем мне стали доверять собственные небольшие проекты. Один из первых — организация поездки группы на конференцию в Калининграде. Нужно было продумать всё — от трансфера до ужинов на каждый день, а ещё забронировать конференц-зал и проверить оборудование.

Следующее мероприятие — обучающий день для сотрудников компании — проходило уже в Москве. Я сама ездила смотреть площадки и искала подходящие лофты с нужным оборудованием. Основной задачей для меня тогда стала организация кейтеринга.

Все мои мероприятия в этой компании были небольшими — максимум для 20 человек. До более крупных проектов я так и не успела дойти, поскольку уволилась. Причин тому несколько.

Во-первых, когда меня брали на работу, то обещали быстрый рост, но ни через три, ни через шесть месяцев ни одного из ассистентов так и не повысили до обещанной позиции менеджера. Зарплата была низкой, и я не могла себе позволить ждать и дальше того, что, возможно, никогда не наступит.

Во-вторых, к уходу меня подтолкнуло желание полностью сфокусироваться над собственным проектом. После увольнения всё освободившееся время я посвятила созданию и проведению своих мероприятий под названием «Игры и знакомства». Сейчас проект пока на паузе, поскольку я снова вышла на работу, но я точно знаю, что очень скоро к нему вернусь.

— Твоя текущая работа тоже связана с ивентами?

— Нет, после увольнения я вернулась в преподавание, чтобы немного стабилизировать доход. Но потом вновь столкнулась с тем, что мои зарплатные ожидания не совпадают с возможностями, которые предлагает система. И поэтому перешла в репетиторство, для чего, кстати, тоже проходила очень трудоёмкое обучение.

Но сейчас я наконец-то стала чуть свободнее и готова снова вернуться к своему проекту. Например, хочу пройти курс по рекламе, чтобы грамотно его раскручивать.

«Мероприятия состоят из мелочей»: как создать свой проект и учиться на ошибках

— Пожалуйста, расскажи подробнее про свой проект. Какие мероприятия ты организуешь?

— Начну чуть издалека: после окончания университета я остро почувствовала нехватку какого-либо комьюнити в своей жизни. В вузе легко находить друзей, в отличие от работы, где большинство отношений — строго профессиональные.

Сначала задумывала проект как женский круг по интересам с творческими мастер-классами. Но позже я увлеклась импровизационными играми и трансформировала концепцию. Придумала мероприятия с игровыми знакомствами, которые помогут людям раскрыться, стать смелее и искреннее в общении с другими. Когда вы просто разговариваете с кем-то, вы обмениваетесь фактами, но не узнаёте друг друга по-настоящему. А во время игры сразу видно, как человек мыслит, реагирует, действует.

Так и появился мой проект «Игры и знакомства». Это небольшое сообщество с уже сложившейся атмосферой и историей. За всё время происходило разное: один участник, например, после первого мероприятия сказал: «Рад был с вами познакомиться, надеюсь, больше не увидимся». А потом вернулся на вторую встречу и извинился, сказав: «Я понял, что это классное пространство, и мне здесь комфортно». Такие моменты вдохновляют продолжать своё дело.

Пока у меня не так много постоянных участников. Но это лишь вопрос времени и маркетинга — просто люди, которым было бы у нас интересно, пока не знают, что мы существуем. Чтобы исправить это, я планирую изучить рекламу и больше вкладываться в продвижение.

— В начале интервью ты сказала, что, несмотря на важность предварительной подготовки, многое в event-менеджменте становится понятным только на практике. Какие нюансы ты уже успела отметить?

— Самый показательный случай был, когда на основной работе мы проводили мероприятие в двухэтажном лофте. В первый день всё шло по плану: организаторы со стороны клиента приехали вовремя, мы всё обсудили и настроили. А вот на второй день они опоздали — пришлось на ходу разбираться с техникой и подключением, когда гости были уже на подходе.

Также обязательно нужно договориться насчёт дополнительных часов аренды. На том же мероприятии организаторы уехали раньше, чем гости, и началась неразбериха: продлевать ли аренду, кто за это отвечает, как связаться с человеком, который уже уехал и не берёт трубку.

Ещё один важный нюанс — фото и видео. Однажды фотограф предложил сразу скинуть весь отснятый материал мне, но у меня не оказалось нужного кабеля. В итоге мы всё перенесли на флешку, но не учли, что её формат был неподходящим, — и все видео испортились.

Да, можно сказать, что всё это мелочи, но именно из таких мелочей и состоят мероприятия. Поэтому теперь я стараюсь каждую деталь фиксировать в чек-листе.

«Шаг назад, чтобы сделать два вперёд»: как не сдаваться, если карьера идёт не по плану

— Лидия, как ты планируешь развиваться в организации мероприятий дальше?

— В скором времени я хочу окончательно уйти из преподавания, потому что вижу своё будущее только в ивентах. Для меня это драйв, развитие и возможность постоянно пробовать новое.

Пока я фокусируюсь на собственных небольших мероприятиях, но в перспективе хочу выйти на более масштабные форматы. Например, давно мечтаю устроить большую вечеринку в американском стиле с живой музыкой и играми в загородном доме. Ещё одно желание — организовать масштабное танцевальное мероприятие, чтобы отдать дань моему многолетнему увлечению танцами.

— Ты уже поработала в новой сфере, но затем вернулась к старой профессии, чтобы сохранить финансовую стабильность. Что бы ты посоветовала людям, которые оказались в такой же ситуации?

— Когда я решила уволиться из event-компании, первое, что я сказала девочкам с работы, с которыми сдружилась: «Мне кажется, я делаю шаг назад». Тогда я очень переживала, что это откат и что дальше будет только хуже.

В моменты слабости мы часто чувствуем себя проигравшими — мол, мы не справились, чего-то не добились, сдались. Но на самом деле это просто часть пути. И если позволить себе прожить эту слабость без осуждения, то можно заметить, что именно она затем даст толчок для нового роста.

Так случилось и со мной. После увольнения я сосредоточилась на репетиторстве, повысила доход и получила больше свободы — и с точки зрения времени, и с точки зрения ресурсов. Это позволило мне заново поверить в себя. И вновь начать двигаться дальше.