Почему ситуация, когда правки дают много людей, — норма

Нас спросили, нормально ли, если правки в работу вносят несколько людей. Это распространённый вопрос: часто кажется, что чем меньше согласующих сторон, тем проще.

Мы поговорили с опытным редактором и узнали, сколько людей могут согласовывать материал и как построить процесс, чтобы никто не запутался в правках. Наш собеседник работает с текстами, поэтому в материале он привёл примеры из этой сферы. Но советы будут полезны и специалистам из других областей.

На вопрос ответил главный редактор Студии Чижова Максим Ромаданов.

Рассказываю:

• как строится работа, если в процессе участвует несколько согласующих;
• зачем нужно несколько этапов согласования;
• что делать, если правки от разных людей противоречат друг другу;
• как сделать процесс согласования понятным для всех участников.

Как строится работа, если в процессе участвует несколько согласующих

В Студии Чижова рабочий процесс изначально подразумевает наличие нескольких согласующих. Мы занимаемся SMM-продвижением и часто публикуем кейсы о работе над нашими проектами — рассмотрим их в качестве примера. Вот кто может работать над кейсом.

Автор. Пишет кейс, опираясь на факты и материалы, которые дал заказчик.

Редактор. Проверяет черновик текста на логику и стилистику, а также на соответствие внутренним стандартам редакции. Вносит правки по фактам, если это необходимо.

Тимлид. Уже после редакторских правок проверяет, корректно ли в кейсе передали суть проекта и последовательность всех действий. Тимлид знает о проекте и клиенте больше всех, поэтому он помогает исправить возможные неточности.

Клиент. У клиента может быть видение проекта, отличное от нашего. Поэтому перед публикацией материала в открытом доступе мы всегда присылаем его на согласование, чтобы избежать возможных конфликтов.

На каждом этапе автор, который работает над текстом, вносит правки. Да, это небыстрый процесс. Но мы всегда предупреждаем исполнителей, которых нанимаем, что работа строится именно так. В итоге с нами работают авторы, которым такой подход близок.

Зачем нужно несколько этапов согласования

Несколько стадий проверок в первую очередь помогают делать максимально качественный продукт, который устроит всех. Так, мы недавно мы начали писать суперкейсы, в которых отражены важные для нас смыслы. Мы подаём их на премии, поэтому в их подготовке участвуют и руководители студии вплоть до Александра Чижова. Каждый суперкейс проходит несколько этапов согласования: так руководители могут быть уверены, что кейс показывает рынку именно то, что нужно.

Кроме того, многоступенчатое согласование помогает избежать конфликтов и сохранить хорошие отношения с клиентами. Если вы публикуете кейс, а потом клиент приходит и спрашивает, почему вы всё неправильно написали, на продолжение сотрудничества можно не рассчитывать.

Что делать, если правки от разных людей противоречат друг другу

Чтобы правки от разных людей не мешали работать, нужен специалист, который будет собирать все замечания воедино и принимать по ним окончательное решение. Этот человек должен обладать соответствующими полномочиями и авторитетом в компании, а также уметь находить общий язык с коллегами и оказывать на них влияние. В нашем случае эту работу выполняет главный редактор.

Ещё бывают ситуации, когда со стороны клиента поступают противоречивые правки. В этом случае с ним общается наш тимлид, который руководил проектом. Это упрощает процесс коммуникации, потому что клиент общается со знакомым человеком и они могут договориться быстрее.

Проблемы возникают, когда авторы противоречивых правок не могут между собой договориться. Ещё хуже, если коммуникация между ними вообще отсутствует. Такая ситуация характерна для крупных компаний, где утверждение текстов проходит через несколько отделов, руководители которых даже не знакомы.

Как сделать процесс согласования понятным для всех участников

Пишите тексты в проектной группе и заранее организуйте коммуникацию автора со всеми людьми, которые могут посмотреть текст. Например, мы всегда проводим первичный созвон до начала работы над кейсом, обсуждаем, что там должно быть. На созвоне присутствует автор, главред, тимлид, иногда директор по маркетингу. Новые проверяющие не должны возникать внезапно. Коммуникация — это всё.

Не бросайте автора один на один с текстом, чтобы потом долбать правками. Редактор должен помогать с процессом, сотрудники должен отвечать на вопросы, давать материалы (отчёты, стратегии, прочие документы). Если проектные специалисты и автор работают порознь, ничего не получится. Сколько бы проверяющих вы ни поставили, это не поможет сделать хороший текст.

Пропишите процесс. Кто из проверяющих, где и на каких этапах работает с текстом. Например, план вычитывает только главред. Тимлид подключается на этапе черновика. Клиент — только на этапе чистовика. Это минимизирует кучу мелких правок. Мы как-то скинули клиенту для ускорения процесса черновик, так он нам комментариями запятые вставлял. Он не понял, что это черновик и текст ещё уйдёт корректору.

Заранее предупреждайте автора о специфике работы и выстраивайте систему оплаты с учётом того, что ему нужно будет внести в текст правки.

Обучайте автора. Объясняйте, как работать с сервисами, как читать отчёты, что спрашивать у сотрудников, чтобы получить нормальный ответ на вопрос. Чем компетентнее автор, тем меньше будет правок и проблем.

Создавайте вайб совместной работы. Есть большая разница между правками от кучи левых людей, которые ни разу не контактировали с автором, и правками при совместной работе. Авторы должны быть вовлечены в процесс, ощущать себя частью команды, понимать сложность процесса создания текста.