Как организовать онлайн-конференцию: простое руководство для тех, кто связан с диджиталом

Рецепт эффективных онлайн-конференций дала руководитель коммерческого отдела digital-агентства «Медиасфера», автор телеграм-канала «Коновалова | Digital», спикер федеральных конференций Анастасия Коновалова.

Онлайн-конференция — не просто трансляция докладов спикеров в прямом эфире. Это возможность заявить о себе, показать свою экспертность, привлечь клиентов, наладить и укрепить профессиональные связи. Но добиться этих целей можно только при грамотной подготовке. Без продуманной программы и чёткого плана мероприятие легко развалить ещё на этапе приглашений.

В этой статье для редакции «Маркетинг» Skillbox Media рассказываю, как организовать онлайн-конференцию с нуля, чтобы она помогла достичь вашей цели и не стала стрессовой. Статья будет полезна тем, кто никогда сам не организовывал конференции.

• Что нужно проанализировать на старте
• Почему важно найти партнёра
• Какая программа и какие спикеры точно заинтересуют аудиторию
• Какие рекламные инструменты подходят для продвижения конференций
• Как выбрать платформу для онлайн-конференции
• Как облегчить подготовку к мероприятию
• Кто будет дирижировать конференцией (спойлер: не вы)
• Зачем проводить тестовый прогон
• Как организовать дополнительные касания с аудиторией

Шаг 1

Определяем цель

Перед запуском онлайн-конференции важно понять, зачем вы её проводите. Это не только поможет выстроить план, но и станет ориентиром для всех последующих действий — от создания программы конференции до продвижения. Давайте рассмотрим, какие цели могут быть у онлайн-мероприятия.

Реклама бренда. Если вы представляете, например, диджитал-агентство, конференция помогает показать экспертность, сделать бренд более узнаваемым и наладить контакт с новой аудиторией. Также такое мероприятие — повод напомнить о себе уже существующим клиентам: приглашение на конференцию позволит совершить дополнительное касание с ними без прямых продаж.

Прокачка скиллов спикера. Мероприятия позволяют отточить навык выступлений и завязать полезные знакомства. Это особенно важно, если вы или спикер планируете и дальше работать в публичной сфере.

Опыт запуска конференций. Если вы планируете делать конференции регулярно, важно заложить хорошую основу уже в первом проекте — так, чтобы после него был и второй, и пятый и так далее. Чем больше опыта, тем выше ваш статус в ивент-индустрии.

Работа с базой. В процессе подготовки к мероприятию собирается база зарегистрированных на конференцию. В зависимости от масштаба мероприятия это могут быть данные о десятках и сотнях людей, собранные законным путём (соглашение об использовании персональных данных обычно размещают на лендинге).

С контактами из этой базы можно и нужно взаимодействовать и после мероприятия. Например, можно запустить рекламу для этой аудитории, отправлять рассылки, делать персонализированные предложения, — всё это помогает поддерживать интерес к бренду, повышает его узнаваемость и в итоге приводит к росту продаж.

Информационные лиды. Во время докладов важно делиться практическими материалами, инструментами и кейсами, которые аудитория сможет использовать. Это помогает привлечь информационных лидов — людей, которым интересна тема и опыт спикера.

Схемы получения таких лидов могут быть разными. Например, мы давали QR-код, который вёл в личный диалог со спикером. Схема такая: аудитория пишет спикеру кодовое слово — это позволяет определить, откуда пришел лид. Дальше спикер общается с аудиторией уже в личной переписке.

Но важно помнить, что информационный лид ≠ качественный лид. Это не готовый к покупке клиент, а человек, заинтересованный в опыте спикера.

Качественные лиды. Идеально, когда после выступления к спикеру сразу обращаются за коммерческим предложением. Но так бывает далеко не всегда.

Чаще требуется дальнейшая работа с информационными лидами: последовательные касания, создание полезного контента, вовлечение аудитории. Поэтому стоит выстраивать стратегию, ориентируясь не только на «здесь и сейчас», но и на длительное взаимодействие с аудиторией.

Шаг 2

Ищем партнёра и распределяем роли

Теперь вы точно знаете, чего хотите от конференции, но пока не знаете, как это реализовать. Ничего страшного — просто нужно найти тех, кто знает. Это и будет целью второго шага.

Почему важно найти партнёра:

• Разделение задач — партнёр может взять на себя, например, всю техническую часть: организацию трансляции, запись, технические прогоны.
• Снижение финансовых рисков — расходы на создание лендинга, рекламу и работу с аудиторией можно поделить между партнёрами.
• Опыт партнёра — если у партнёра уже есть успешный опыт организации и проведения мероприятий, он может стать наставником, поделиться полезными знаниями и лайфхаками.

Определить условия партнёрства — ключевой этап разделения обязанностей. До начала сотрудничества важно чётко решить, кто за что отвечает. Например, стоит обсудить с партнёром такие вопросы:

• Кто собирает базу регистраций?
• Кто оплачивает создание рекламных материалов и лендинга?
• Какие совместные рекламные кампании вы будете проводить?
• Кто будет модератором или техническим координатором мероприятия?

Оптимально, если вы найдёте партнёра минимум за три месяца до мероприятия. Это позволит двигаться к вашей цели в комфортном темпе.

Шаг 3

Ищем спикеров и составляем программу конференции

Тема мероприятия должна быть связана с вашими продуктами или услугами и при этом интересна для целевой аудитории.

При выборе темы важно определиться с её масштабом:

• Узкоспециализированная тема гарантирует, что основная аудитория будет максимально заинтересована в вашем контенте. Так, диджитал-конференция агентства может быть посвящена одному из рекламных каналов — например, «Яндекс ПромоСтраницам» или таргетированной рекламе во «ВКонтакте».
• Широкая тема, охватывающая разные направления, позволит привлечь большую аудиторию. При этом она требует тщательной работы с программой, чтобы не растерять фокус.

Спикеры. Это ключевая составляющая успешной конференции. Приглашать спикеров и утверждать их итоговый список лучше за 2–3 месяца до мероприятия. Спикерами могут быть, например, эксперты из вашей команды, внешние специалисты или представители компаний-партнёров.

Программа. Не забывайте, что фокус нужно сделать на докладах, которые помогут вам привлечь целевых лидов. В то же время стоит разнообразить программу и практическими докладами, которые будут полезны ЦА, — например, можно пригласить специалистов, которые расскажут об особенностях применения какого-либо инструмента на практике.

Шаг 4

Продвигаем конференцию и собираем аудиторию

Минимум за месяц до онлайн-конференции (при офлайн-формате — минимум за два месяца) стоит начать её продвижение. Рекламные каналы и настройки рекламы должны соответствовать вашей целевой аудитории — например, для диджитал-агентств это, как правило, маркетологи и владельцы бизнеса.

Стандартный набор рекламных инструментов, которые позволяют привлечь аудиторию на мероприятие, такой:

• контекстная реклама в «Яндексе»;
• Telegram Ads;
• реклама во «ВКонтакте»;
• рекламные посевы в Telegram;
• реклама по собственным и внешним базам;
• реклама для аудитории look-alike;
• email-рассылки;
• платные анонсы в агрегаторах мероприятий.

Например, с рекламным бюджетом 80 тысяч рублей можно оформить пару посевов в профильных Telegram-каналах, запустить email-рассылку по собственным базам и сделать 2–3 анонса в агрегаторах конференций.

Вот как можно продвигать мероприятие без бюджета:

• Разместить анонсы в соцсетях организаторов.
• Опубликовать анонс в профильных телеграм-каналах коллег. Например, мы размещали анонсы в моём канале, в канале нашего директора Тимура Угулавы и нашего главреда Майи Блюм.
• Разослать приглашения по собственной базе клиентов, с которыми вы ранее уже взаимодействовали.
• Оформить посевы в профильных телеграм-каналах партнёров, готовых бесплатно опубликовать анонс. Например, нам удалось согласовать такое размещение в канале «Яндекс ПромоСтраниц» с большой аудиторией.

Совместные рекламные кампании с партнёрами позволят существенно увеличить охват и привлечь новых участников. Это особенно эффективно, если ваши целевые группы пересекаются.

Шаг 5

Выбираем платформу для онлайн-конференции

У каждой платформы есть свои преимущества и недостатки. При подборе площадки стоит учитывать масштаб мероприятия, число участников, формат взаимодействия и бюджет. Вот подборка платформ с краткими описаниями.

Zoom. Одна из самых популярных платформ для видеоконференций.

Плюсы:

• подходит как для небольших встреч, так и для крупных мероприятий с количеством участников до 1000 (в версии Zoom Webinar);
• широкая функциональность — демонстрация экрана, чат, запись конференции, управление участниками (включение и выключение микрофонов), организация сессий в кабинетах для групповой работы.

Минусы:

• есть ограничения по времени конференций в бесплатной версии (40 минут);
• нужен стабильный интернет.

Microsoft Teams. Составляющая экосистемы Microsoft, часто используется в корпоративном секторе.

Плюсы:

• до 100 участников в бесплатной версии;
• есть чат, возможность обмена файлами, функция интеграции с другими продуктами Microsoft (Word, Excel, PowerPoint);
• удобен для командной работы и долгосрочных проектов.

Минус: интерфейс платформы может показаться перегруженным.

Google Meet. Платформа Google с простым и интуитивно понятным интерфейсом.

Плюсы:

• до 500 участников в платной версии (в бесплатной — до 100);
• напрямую интегрируется с Google Calendar, что упрощает настройку и рассылку приглашений.

Минус: ограниченная функциональность (например, нет встроенного вебинарного режима, сложные настройки управления участниками) — это неудобно для проведения крупных мероприятий.

GoToWebinar. Удобный инструмент для проведения вебинаров и образовательных мероприятий.

Плюсы:

• до 3 тысяч участников в зависимости от тарифа;
• есть функции анализа данных, опросов, интеграция с CRM-системами;
• можно настроить брендирование.

Минус: все версии платформы платные, но есть пробный период.

MyOwnConference. Универсальная платформа для вебинаров и онлайн-конференций, мультиязычный интерфейс.

Плюсы:

• до 10 тысяч участников на одном мероприятии;
• простой интерфейс, стабильное качество трансляций;
• есть интерактивные инструменты — демонстрация экрана, создание виртуальных комнат для обсуждения, опросы, чаты и встроенные тесты для повышения вовлечённости аудитории;
• можно разграничить доступ к материалам конференции.

Pruffme. Российская мультимедийная платформа для проведения вебинаров, онлайн-курсов, обучающих программ и консультаций.

Плюсы:

• до 10 тысяч участников на одном мероприятии;
• можно адаптировать интерфейс под стиль своего бренда;
• есть интерактивные элементы: белая доска, тесты, опросы, чаты, а также функции создания групп, управления доступом.

Выбор платформы зависит от специфики вашей конференции. Важно учитывать масштаб мероприятия, бюджет и то, нужно ли будет оформлять платформу в стиле вашего бренда.

Шаг 6

Готовимся к конференции: обсуждаем детали с участниками и делаем презентации

Презентации докладов нужны не только спикерам, но и организаторам конференции, чтобы заранее понимать, о чём будет каждый блок мероприятия. Поэтому лучше прорабатывать доклады совместно с каждым участником.

Проверьте, соответствуют ли они теме мероприятия, логично ли выстроена структура, нет ли пересечений с другими выступлениями. Также важно, чтобы в докладах не было очевидных заимствований, — контент должен быть оригинальным, авторским. Начинать эту работу лучше за три недели до конференции.

Чтобы спикеры чувствовали себя уверенно, заранее подготовьте и отправьте им чёткий регламент мероприятия, тайминг выступлений и технические инструкции.

Если формат позволяет, организуйте рабочий чат для всех участников конференции. Это упростит координацию и позволит быстро решать возникающие вопросы. Отправьте напоминания с полезной информацией незадолго до мероприятия, чтобы избежать форс-мажоров.

Не позже чем за неделю до конференции у вас должны быть собраны все финальные версии презентаций. Члены программного комитета (часто это один человек, он же модератор) должны ознакомиться с докладами и ещё раз проверить их на смысловые повторы.

Шаг 7

Ищем модератора

Ошибка многих новичков — держать фокус конференции только на своём докладе. Аудитория почувствует, что вы перетягиваете одеяло на себя. Поэтому, чтобы соблюсти баланс между интересами всех спикеров и интересами слушателей, нужен модератор.

Модератор — это незаметный (а иногда и вполне заметный) герой конференции. Его работа заключается не только в координации процесса, но и в разрешении непредвиденных ситуаций.

Хороший модератор отвечает:

• за представление спикеров;
• соблюдение тайминга;
• мягкое регулирование вопросов аудитории;
• быстрое решение небольших технических проблем (вроде выключенного звука у спикера);
• поддержание вовлечённости аудитории и динамики общения.

Если сможете найти профессионального модератора, считайте, что часть задач уже решена. Хорошо, если у модератора будет ассистент, который будет оперативно размещать в чате конференции ссылки, файлы и другую информацию, представленную в презентациях спикеров.

Шаг 8

Проверяем техническую часть в день мероприятия

Техническая подготовка — основа успешной онлайн-конференции. За день до мероприятия или в день его проведения обязательно протестируйте все платформы и оборудование конференции.

Проверьте:

• стабильность соединения;
• работу трансляционной платформы;
• связь со спикерами;
• качество звука и видео, отображение презентаций.

Шаг 9

Дополнительные касания с аудиторией

После завершения мероприятия не забудьте отправить участникам благодарственное письмо с записью конференции, презентациями и другими материалами спикеров. Это добавит мероприятию ценности и поможет привлечь тех же участников в будущем.

Обязательно отправьте письмо с записью конференции тем, кто зарегистрировался, но не смог присутствовать.

Если спикеры согласны, используйте отдельные фрагменты из видео для продвижения контента. Это позволит удержать внимание аудитории и повысить полезность вашего мероприятия.

Регулярные напоминания о себе особенно важны, если вы нацелены на долгосрочное взаимодействие с аудиторией: они помогают удерживать внимание и постепенно подводить человека к решению стать вашим клиентом.