Что делать, когда постоянно прилетают срочные и горящие задачи

Недавно мы получили такой вопрос: «На работе постоянно прилетают внезапные и очень срочные задачи — иногда мелкие, иногда большие. Это очень бесит и мешает сосредоточиться на основных делах. Что делать? Игнорировать их я тоже не могу».

На вопрос ответила бренд-директор группы «Самолет», автор канала «Насть, я на минутку» и одноимённого подкаста Анастасия Комова.

Полностью оградить себя от внезапных задач нереально — на любой должности будут ждать свои сюрпризы. Поэтому для начала нужно это принять: да, внезапные «пожары» на работе случаются. А после — учиться отделять важное от неважного, выстраивать границы для себя и для своей команды, планировать рабочий день эффективно — не только ради KPI, но и ради своего ментального здоровья.

Расскажу, что делать, чтобы не сойти с ума из-за горящих задач. Советы будут полезны как руководителям, особенно начинающим, так и линейным сотрудникам, которые пытаются ухватиться за всё подряд.

• Как отделять важное от неважного, срочное от несрочного
• Как выстроить личные границы, чтобы не утонуть в работе
• Как планировать рабочий день, чтобы «пожаров» было меньше

Как отделять важное от неважного, срочное от несрочного

Я рекомендую ориентироваться на KPI или другие показатели и цели, к которым вы стремитесь на протяжении какого-то периода — например, месяца или квартала. Так, задачи можно сортировать по приоритетам: что важно для моих KPI или целей, что поможет мне их достичь, а что нет.

Руководителям стоит ориентироваться на показатели бизнеса и ставить в приоритет то, что пойдёт ему на пользу. Объясню на примерах.

Готовиться к запуску рекламной кампании, когда до него осталось два дня, — важно, потому что это влияет на KPI и на цели бизнеса: чем лучше покажет себя реклама, тем выше будут продажи. На эту задачу стоит бросить все силы.

Исправить слайд в презентации за два дня до дедлайна менее важно. Во-первых, ещё есть запас времени. Во-вторых, такую задачу легко делегировать сотруднику, если есть возможность.

Если абстрактно оценить задачи сложно, можно воспользоваться одним из лучших инструментов для расстановки приоритетов — матрицей Эйзенхауэра:

• Срочно и важно — делаем в первую очередь.
• Важно, но не срочно — планируем в календаре.
• Срочно, но не важно — делегируем.
• Не срочно и не важно — исключаем.

Сначала можно рисовать эту матрицу на ПК или просто на листочке, но со временем вы научитесь приоритизировать задачи автоматически.

Как выстроить личные границы, чтобы не утонуть в работе

Работая в корпорации, легко попасть в ловушку срочных входящих запросов. Важно научиться отстаивать своё время и личные границы, иначе можно оказаться заваленным задачами.

Обычно руководители совмещают стратегические задачи с ежедневной операционной работой — это нормально. Но чем выше уровень управления, тем важнее передавать часть обязанностей команде.

Чтобы справляться со своей нагрузкой эффективно, руководителю важно:

• не брать на себя и свою команду всё подряд — не каждая задача требует вашего участия;
• уметь экологично делегировать работу команде и помнить, что залог успешного взаимодействия с ней — доверие к своим сотрудникам;
• если у сотрудника возникают сложности с задачей, задавать наводящие вопросы, а не давать готовые решения, — так сотрудники научатся искать решения самостоятельно.

Если руководитель решает за команду все задачи, во-первых, он перегружает себя, а во-вторых, лишает сотрудников возможности развиваться. Всё это не идёт на пользу рабочим процессам.

Читайте также:

Как работает делегирование: гайд для руководителей, которые не хотят утонуть в текучке

Кроме своего времени, руководитель должен защищать и ресурсы команды. Если на команду сваливать всё подряд, сотрудники быстро выгорят. Поэтому при планировании задач своей команды руководителю нужно:

• анализировать загрузку сотрудников и при необходимости перераспределять задачи;
• следить за тем, чтобы сотрудники брали отпуска;
• давать возможность отдыхать после интенсивных запусков.

Хорошая практика — предоставлять day off. Например, в моей команде сотрудники берут выходные после насыщенной работы на мероприятиях, съёмках или после завершения крупных проектов.

Читайте также:

Если команда на грани: как вернуть своим сотрудникам продуктивность

Как планировать рабочий день, чтобы «пожаров» было меньше

Календарь — партнёр по жизни, а не просто рабочий инструмент. Не нужно воспринимать его как врага, который постоянно зудит и напоминает о делах. Это помощник, наглядно показывающий, в какие дни вы перегружены, а в какие у вас много однотипных задач — например, созвонов, — после которых стоит переключиться на другой вид деятельности.

Чтобы календарь стал союзником, я рекомендую следующее.

Учитывайте свою энергетику при планировании. Кто-то любит плотный график, а кто-то в таком режиме быстро выгорает. Будьте честны с собой — например, не стоит ставить масштабные задачи на утро, если знаете, что вы наиболее активны и заряжены по вечерам.

Оставляйте слоты для отдыха. При плотном графике желательно заранее предусмотреть паузы на отдых и восстановление. Например, если с утра запланированы две встречи с топ-менеджерами, лучше оставить небольшой зазор перед следующими задачами, чтобы выдохнуть и восполнить энергию.

Для этого важно понимать, что позволяет перезагрузиться именно вам. Например, мне помогают короткие прогулки с музыкой или другие паузы без дел, когда можно отвлечься и передохнуть.

Относитесь к планированию встреч и задач осознанно. Я рекомендую вносить в календарь не только рабочие, но и личные дела. Это позволяет увидеть полную картину своей загрузки. Например, после дня из нескольких созвонов запланируйте вечернюю прогулку, а в день, когда предстоит что-то масштабное, не добавляйте другие объёмные задачи.