5 июл 2021
0

С чего начать онбординг персонала: три вещи, которые лучше сделать заранее

Как ввести новичков в курс дела? Рассказывать им про ценности компании? А платформы для адаптации — это очень дорого? Объясняет владелец HR-агентства.

Viorel Sima / Shutterstock / Colowgee для Skillbox

Алексей Галицкий

Собственник кадрово-консалтинговой компании UP business. Среди его клиентов — банк «Точка», Совкомбанк, SuperJob, «Инвитро», «Манго Телеком», Mixit.

Почему онбординг бывает разным

Стратегии адаптации персонала разного уровня отличаются друг от друга. Онбординг линейного сотрудника, например оператора call-центра или менеджера по продажам, — это одна задача, руководителя отдела продаж — другая, более сложная, адаптация нового директора по продажам или генерального директора — третья.

Имеет значение и масштаб компании: в микробизнесе об адаптации мало кто задумывается, в малом бизнесе о ней «кто-то слышал», в среднем она уже стала нормой, а в крупном — обязательным этапом, не пройдя который сотрудники не приступают к работе.

Далее я расскажу о том, какие варианты адаптации существуют, когда лучше её начинать и с чего именно. Опираться буду на опыт клиентов UP business. Среди них есть как крупные банки и IT-компании, так и бизнес поменьше. За проектами по адаптации к нам обращаются часто, поэтому мы на собственном опыте изучили несколько вариантов таких программ и собрали обратную связь от сотрудников и соискателей. Разберём самые эффективные инструменты.

Шаг №1

Письмо новым сотрудникам

Зачем писать письмо

Перед тем как сотрудник выйдет на работу, ему нужно объяснить, куда именно он идёт и с чем может столкнуться. Ещё надо рассказать, откуда компания взялась, чем она занимается, кто её клиенты, какие услуги она им оказывает, какие продукты продаёт, к чему стремится и зачем вообще всё это нужно.

Чем дольше существует компания, тем больше накапливается важных историй, ограничений и деталей. Они могут быть связаны с конкретным департаментом или филиалом, с интересами собственников бизнеса. Чтобы на разных уровнях коммуникации не возникало противоречий, а сотрудники не чувствовали себя брошенными, нужно отправить им письмо с документом, где будут перечислены основные вводные. У нас он называется «Ввод в работу/внедрение/адаптация/старт», чтобы его можно было найти по любому из ключевых слов.

Это не панацея, но новому сотруднику будет как минимум полезно заранее узнать правила общения с коллегами и клиентами — так проще включиться в работу.

Что должно быть в документе

Традиционно там пишут про миссию, ценности и принципы компании. Все об этом слышали, но я за годы работы в HR видел только одну организацию, в которой люди действительно знают принципы, — это банк «Точка». Во всех остальных компаниях, с которыми мы работали, миссию и ценности могут назвать максимум три человека в правлении.

Миссия моей первой компании, которую я сформулировал в 2011 году. Пример того, как не надо писать новым сотрудникам

Лучше подумать о другом. Собственник создавал компанию с какой-то целью, и в ходе работы компания обросла принципами принятия решений и правилами коммуникации внутри коллектива. Именно об этом нужно рассказать новым сотрудникам: «Ребята, мы работаем вот так, оргструктура у нас такая, решения принимаются так, сюда мы идём, а туда нет. Такое мы принимаем, а такое ни в коем случае. Пожелания клиентов выполняем вот так или вот так».

Как его составить

Формулируйте так, чтобы вас понял подросток лет пятнадцати. Представьте, что сын или племянник вашего друга вдруг пришёл к вам на работу и вы ему объясняете, почему делаете так, а не иначе. Язык, которым мы говорим с младшими, максимально понятный, тональность общения — дружелюбная. Этот подход можно использовать и при подготовке других документов.

Важно, чтобы сотрудники периодически задавались вопросом, зачем они делают то, что делают. Но если просто написать в письме готовый ответ на этот вопрос, сотрудникам придётся принимать его на веру. Ждать от них безусловного доверия с первого дня наивно. Поэтому каждый тезис, который вы приводите, обязательно подкрепляйте ответом на вопрос «Зачем это надо» или «Почему это важно».

В каждой компании есть устойчивые речевые обороты, которые сотрудники регулярно используют. Чтобы новички правильно понимали эти слова, важно объяснить их значение с самого начала.

Так выглядит адаптационный документ компании Up Business

Получившийся текст не должен быть большим. Если он растянут на 48 страниц, то пользоваться им невозможно. Ни один человек не сможет найти там нужную информацию, не зная документ наизусть. А знать его будете только вы.

Ориентируйтесь на 10–15 страниц. Это максимум, который люди могут воспринять. В итоге у вас должно получиться тонкое и понятное руководство к действию, написанное максимально простым языком, но при этом красиво сделанное.

Для каждого блока должностей нужен свой адаптационный документ. Писать его с нуля не нужно. Достаточно сформулировать единый блок общей информации, а деталями он будет обрастать в зависимости от направления или департамента.

Не пытайтесь прописать всё. Часть информации вполне можно донести до новичка устно, если его должность не подразумевает регулярной смены кадров. Если же должность как пуля в обойме (например, менеджер по продажам), то стоит автоматизировать адаптацию.

Что приложить к письму

Дополните основной документ проверенными инструментами, которые будут полезны сотрудникам. Например, порекомендуйте книги, в которых вы уверены. Набор книг будет разным для разных должностей.

Шаг №2

Видеообращение к сотрудникам

Зачем оно нужно

Видеоролик — это следующий уровень автоматизации. Записав его, вы повысите качество онбординга в компании. Видеообращения уже записывают во многих крупных организациях. Например, в Deloitte и Atlassian. Обычно в ролике рассказывают, чем компания занимается, кто её собственник, почему там стоит работать.

Выслать такое обращение кандидату можно перед собеседованием. Оно поможет сориентироваться и понять, подходит ли ему работодатель. То есть ролик — это первый элемент программы адаптации, который встречает потенциального сотрудника ещё до выхода на работу.

Как записать ролик

Главный совет — не тратьте на ролик слишком много времени и ресурсов. Его можно записать даже на смартфон. Специальная подготовка не нужна. Мы в UP business взяли свой питч, который готовили к выступлению перед инвесторами в Сколково, немного переделали его, чуть-чуть сократили, чтобы уложиться в 3–5 минут, и быстро записали в формате видеопрезентации.

Шаг №3

Обучающие платформы

Зачем они нужны

Чтобы онбординг был ещё более эффективным, можно интегрировать видеообращение и текстовый гайд для новичков в автоматизированную систему обучения. Для этого прежде всего нужно выбрать платформу.

Мы используем Pyrus. Это система для управления бизнес-процессами, но для онбординга она тоже подходит. На этой платформе сотрудник получает необходимые доступы, читает регламенты, проходит обучение и по его итогам отвечает на тестовые вопросы.

Я также видел рабочие инструменты по адаптации на обучающих платформах GetCourse и «АнтиТренинги». Присмотритесь к ним, если вы выводите сразу много сотрудников и в вашей компании есть готовая система обучения с видеороликами, домашними заданиями и тестами.

Сколько стоит платформа для онбординга

Все перечисленные выше решения платные:

Pyrus: бесплатно первые 100 задач, далее от 279 рублей за пользователя в месяц.
«АнтиТренинги»: 1500 рублей в месяц за 2000 пользователей и 30 активных учеников.
GetCourse: 4400 рублей за 1000 пользователей.

Можно организовать адаптацию в любой системе проектного менеджмента, в том числе условно-бесплатных — вроде Asana, Trello или Wrike. Но профессиональные инструменты для обучения всё же удобнее.