Как правильно написать заявление на отгул по ТК РФ: правила и примеры

С темой помогла разобраться специалист по кадровому делопроизводству Skillbox Анна Казакова.

Отгул кажется простой формальностью — договорился с руководителем и не вышел на работу. Но на практике день отдыха может превратиться в прогул, если не подумать о его правильном оформлении.

В этой статье редакции «Управление» Skillbox Media разбираем:

• что такое отгул и чем он отличается от отпуска;
• в каких случаях можно взять отгул;
• как написать заявление на отгул;
• когда работодатель может отказать, а когда нет.

Что такое отгул по ТК РФ и чем он отличается от отпуска

Отгул — это дополнительный выходной или несколько часов отдыха, которые сотрудник получает по согласованию с работодателем. Понятия «отгул» нет в Трудовом кодексе РФ. В быту так называют разные формы освобождения от работы — например, день отдыха, дополнительный выходной или отпуск без сохранения заработной платы.

Отгул путают с отпуском, потому что на практике его часто оформляют именно в такой форме. В быту эти понятия могут использовать как синонимы, но это разные вещи.

Отгул часто согласовывают устно, однако безопаснее оформить его письменно. Заявление подтверждает согласие работодателя и помогает избежать споров. По каким основаниям можно оформить отгул, расскажем ниже.

В каких случаях можно взять отгул

В Трудовом кодексе РФ нет единой статьи про формы освобождения от работы — каждый случай регулируется отдельными нормами. Мы расскажем о самых распространённых причинах отгулов и о том, в каких формах их можно получить.

Отгул за свой счёт. Сотрудник может договориться о внеплановом отдыхе с работодателем и отпроситься как на целый день, так и на несколько часов. Такой отгул обычно оформляют как отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ.

При этом работодатель имеет право отказать сотруднику в отгуле, если у того нет уважительной причины. Тогда работник будет обязан присутствовать на рабочем месте в соответствии со своим обычным графиком.

Отгул по семейным обстоятельствам. Его тоже оформляют как отпуск без сохранения заработной платы. Но, согласно статье 128 ТК РФ, у сотрудников есть право на него — если они регистрируют брак, у них родился ребёнок или умер кто-то из близких родственников.

В этих случаях работодатель не может отказать сотруднику в отгуле. Максимальная продолжительность такого отпуска — 5 календарных дней.

Отгул за ранее отработанное время. Его предоставляют как дополнительный день отдыха, если сотрудник вышел в свой выходной или нерабочий праздничный день. Работодатель обязан компенсировать выход либо повышенной оплатой, либо днём отдыха, следует из статьи 153 ТК РФ.

Отгул в счёт отпуска. Иногда работники называют отгулом использование одного дня ежегодного оплачиваемого отпуска. Такой отдых регулируют нормы главы 19 ТК РФ.

Получить отгул в счёт отпуска можно только по согласованию с работодателем и с учётом графика отпусков. Предоставить день отпуска вне графика — это право, а не обязанность работодателя, поэтому он может отказать.

Отгул по случаю донорства крови и её компонентов. Его предоставляют как дополнительный день отдыха. Согласно статье 186 ТК РФ, работодатель обязан не только освободить сотрудника от работы в день сдачи крови, но и дать ему дополнительный выходной и сохранить при этом за ним средний заработок.

Этот отгул можно использовать сразу после донации либо в любое другое время в течение года — по согласованию с работодателем. Если сдача крови пришлась на выходной или нерабочий праздничный день, право на дополнительный оплачиваемый день отдыха сохраняется.

Отгул для прохождения диспансеризации. Это освобождение от работы с сохранением заработной платы. Порядок его оформления установлен статьёй 185.1 ТК РФ.

Срок отгула зависит от возраста: сотрудникам до 40 лет предоставляют один оплачиваемый день раз в три года, работникам старше 40 лет — один оплачиваемый день ежегодно. Для работников предпенсионного возраста и пенсионеров предусмотрено два оплачиваемых дня в год.

Как написать заявление на отгул: примеры для разных ситуаций

Единого шаблона нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть в заявлении на отгул:

• адресат — работодатель или руководитель, которому подают заявление;
• сведения о работнике — фамилия, имя, должность;
• дата или период, на который сотрудник запрашивает отгул;
• основание для предоставления отгула;
• дата составления заявления;
• подпись работника.

Эти сведения нужны работодателю, чтобы оформить приказ и корректно отметить отсутствие в табеле учёта рабочего времени.

Заявление на отгул нужно отдать руководителю или в отдел кадров — в зависимости от того, как устроен документооборот в компании. Обычно заявление передают лично, через электронную систему или по корпоративной почте. Обязательных сроков подачи Трудовой кодекс не устанавливает. На практике лучше делать это минимум за один-два рабочих дня до отгула, а при срочных ситуациях — как можно раньше, чтобы работодатель успел согласовать отсутствие и оформить приказ.

Оформить отгул задним числом нельзя. Например, сотрудник не может сначала пройти диспансеризацию, а затем попросить работодателя оформить отгул на этот день.

Дальше разберём примеры заявлений на отгул по разным основаниям.

За свой счёт. Отгул за свой счёт — это отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ. Такой отдых предоставляют по соглашению сторон, поэтому в заявлении важно прямо указать основание (чтобы работодатель одобрил отпуск) и даты отсутствия.

Образец заявления на отгул за свой счёт можно посмотреть по ссылке.

Если отгул нужен всего на несколько часов, сотрудник должен указать в заявлении интервал, в течение которого он будет отсутствовать. Как это сделать, можно посмотреть в примере.

За ранее отработанное время. В заявлении важно указать, в какой день была переработка и что работник просит именно день отдыха, а не повышенную оплату. Если переработка пришлась на нерабочий праздничный день, в заявлении также можно указать это обстоятельство.

Образец заявления на отгул за ранее отработанное время можно посмотреть по ссылке.

В счёт отпуска. Формально это не отдельный отгул, а часть отпуска. Если в компании строго соблюдают график отпусков, работодатель вправе отказать в таком отгуле или предложить перенести дату.

Образец заявления на отгул в счёт отпуска можно посмотреть по ссылке.

По причине донорства крови и её компонентов. В таком заявлении важно указать основание для отгула и приложить подтверждающий его документ из медицинского учреждения.

Образец заявления на отгул по причине донорства крови и её компонентов можно посмотреть по ссылке.

По семейным обстоятельствам. При наличии оснований, при которых работодатель обязан дать отгул, необходимо указать их и приложить подтверждающие документы.

Образец заявления на отгул по семейным обстоятельствам можно посмотреть по ссылке.

Когда работодатель может отказать в отгуле, а когда нет

Работодатель обязан предоставить отгул при наличии уважительной причины, которая закреплена в законодательстве. То есть, например, при регистрации брака, рождении ребёнка или смерти близкого родственника, если сотрудник по инициативе работодателя выходил на работу в выходной или нерабочий праздничный день, сдавал кровь в качестве донора или собирается пройти диспансеризацию.

Если по закону работодатель не обязан предоставлять день отдыха, он может отказать в отгуле. Чаще всего это касается отгулов по личным обстоятельствам, когда весомых причин для пропуска нет. Например, если сотрудник плохо себя чувствует, но нет справки от врача, или ему нужно встретить родственников на вокзале.

В таких случаях работодатель принимает решение сам. Если руководитель откажет в отгуле, а сотрудник всё равно не придёт на работу, такой поступок будут считать прогулом. За прогул работнику могут вынести дисциплинарное взыскание.

Ещё работодатель может отказать в отгуле даже при наличии законного повода, если:

• право на отгул не подтверждено документами,
• отгул нарушит рабочий процесс.

Например, если сотрудник не предоставил справку о сдаче крови или если работник просит день в счёт отпуска вне утверждённого графика.