Что такое инвойс: объясняем простыми словами

Инвойс — документ, который используют для выставления счёта и запроса оплаты товаров или услуг. Инвойсы — неотъемлемая часть международных бизнес-процессов.

Правильное оформление и использование инвойсов помогает установить ясные условия оплаты, избежать недоразумений на таможне и гарантировать своевременное получение денег за проданные товары или предоставленные услуги.

В статье рассказываем главное об инвойсах и объясняем, как их заполнять.

• Что такое инвойс
• Зачем используют инвойсы в России
• Какие есть виды инвойсов
• Как заполнить инвойс
• Пример инвойса

Что такое инвойс

Инвойс (invoice) — это официальный документ, который продавцы используют для выставления покупателю счёта на оплату. Инвойс содержит информацию о деталях сделки, таких как наименование товара или услуги, их количество, цена, общая сумма к оплате и метод оплаты.

Представьте, что вы покупаете товар в интернет-магазине. Когда вы оформляете заказ и готовы совершить оплату, магазин отправляет вам инвойс. В этом документе указана общая сумма к оплате, а также информация о товарах, их стоимости и способах оплаты. Инвойс помогает покупателю и продавцу быть в курсе всех финансовых деталей сделки и обеспечивает чёткость в процессе оплаты.

Однако важно отличать инвойс от других финансовых документов, чтобы избежать путаницы:

• Счёт-фактура. Инвойс и счёт-фактуру часто путают, но их используют в разных целях. Инвойс используется для запроса оплаты, в то время как счёт-фактура — обязательный документ для учёта налоговых обязательств и передачи товаров или услуг.
• Счёт на оплату. Инвойс и счёт на оплату также различаются. Инвойс представляет собой подробный документ, содержащий информацию о сделке, в то время как счёт на оплату — это просто уведомление о сумме, которую покупатель должен заплатить, без подробной информации о сделке.
• Квитанция. Квитанция — это подтверждение оплаты, которое выдаётся покупателю после оплаты счёта. В отличие от инвойса, который запрашивает оплату, квитанция подтверждает факт оплаты.

Зачем используют инвойсы в России

В России инвойсы используются для таможенного и валютного контроля при международных сделках. Инвойс — важный документ при импорте и экспорте товаров, а также при проведении международных финансовых операций.

Таможенный контроль. При импорте или экспорте товаров через таможенные границы России инвойс предоставляется таможенным органам для оценки стоимости товаров и расчёта необходимых таможенных пошлин и налогов. Информация, указанная в инвойсе, позволяет таможенным органам установить правильную стоимость товаров и обеспечить соблюдение таможенных процедур.

Валютный контроль. В рамках международных сделок инвойсы используются для валютного контроля и учёта. Российские банки и органы валютного контроля требуют предоставлять инвойсы при осуществлении платежей в иностранной валюте. Инвойс помогает определить основание проведения валютной операции, а также обеспечивает прозрачность и документальное подтверждение финансовых транзакций.

В обоих случаях, при таможенном и при валютном контроле, инвойс является неотъемлемой частью процесса международных сделок, обеспечивает правильную оценку стоимости товаров, соответствие таможенным и валютным нормам и прозрачность.

Какие есть виды инвойсов

В бизнесе существуют различные виды инвойсов. Два основных вида инвойсов — инвойс-проформа и коммерческий инвойс. Оба выполняют важные функции в процессе коммерческих сделок, но имеют свои особенности. Давайте рассмотрим их более подробно.

Инвойс-проформа. Представляет собой предварительный инвойс, выставляемый до фактической поставки товаров или оказания услуги. Он не является юридически обязательным документом и не требует оплаты.

Основная цель инвойса-проформы — предоставить покупателю информацию о предстоящей сделке. В нём указывается стоимость товаров или услуг, условия оплаты, сроки поставки и другие детали, необходимые для оформления заказа или планирования финансовых ресурсов. Инвойс-проформа также может использоваться для оформления кредитов или финансирования.

Коммерческий инвойс. Является официальным документом, который выставляют после выполнения поставки товаров или оказания услуги. Он имеет юридическую силу и служит основой для финансовых транзакций и учёта.

В коммерческом инвойсе указывается полная информация о сделке, включая наименование товаров или услуг, их количество, цену, общую сумму к оплате, условия оплаты, способы доставки и другие коммерческие данные. В таможенном контроле инвойсы используются для оценки стоимости товаров, расчёта таможенных пошлин и налогов, а также для проведения финансовых операций и учёта расходов и доходов.

Таким образом, оба вида инвойсов используют в бизнесе. С помощью инвойс-проформы покупателя предварительно информируют о сделке, позволяя ему принять решение и спланировать финансы, а коммерческий инвойс служит официальным документом для финансовых транзакций и учёта.

Как заполнить инвойс: 6 шагов

Правильное заполнение инвойса поможет избежать недоразумений, споров и задержек в процессе оплаты и обеспечить взаимодействие с вашими клиентами и партнёрами.

Вот несколько рекомендаций по оформлению инвойса:

1. Укажите основные данные. В начале инвойса приведите полное наименование компании, юридический адрес и контактные данные. Также укажите дату выставления инвойса и уникальный номер для последующего отслеживания.
2. Укажите данные клиента. В инвойсе необходимо указать полное наименование (или имя), адрес и контактные данные клиента, которому вы выставляете счёт.
3. Опишите товары или услуги. Подробно опишите каждый товар или услугу, за которые вы требуете оплату. Укажите их наименование, количество, цену за единицу и общую сумму к оплате. Если есть налоги и скидки, укажите их.
4. Укажите условия оплаты. Определите ясные условия оплаты: срок, способ, реквизиты банковского счёта.
5. Укажите дополнительные сведения. Если необходимо, внесите в документ любую дополнительную информацию, которую клиенту следует знать при оплате. К дополнительным сведениям могут относиться сроки поставки, гарантии и другие условия сделки.
6. Проверьте и подпишите документ. Перед отправкой инвойса убедитесь, что все данные указаны правильно и ошибок нет. Подпишите инвойс и передайте его клиенту.

Важно помнить, что правила оформления инвойса могут различаться в зависимости от страны и местных законодательных требований. Поэтому рекомендуется ознакомиться с действующими нормативными актами и проконсультироваться с профессионалами в области бухгалтерии или права, чтобы удостовериться, что инвойс оформлен в соответствии с местными стандартами.

Пример инвойса

Ниже приведён пример оформленного инвойса. Он позволит лучше понять, какие данные и каким образом следует представить в инвойсе.

Примечание: этот пример инвойса представляет собой общий шаблон и может быть настроен в соответствии с требованиями вашего бизнеса. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру или специалисту по финансам для получения конкретных рекомендаций и соблюдения правил вашей страны или региона.

Главное об инвойсах в 5 пунктах

• Инвойс — это официальный документ, который выставляется продавцом для требования оплаты товаров или услуг от покупателя.
• Он содержит информацию о продуктах или услугах, ценах, количестве, общей сумме и условиях оплаты.
• Инвойс не следует путать с другими финансовыми документами, такими как счёт-фактура или счёт на оплату. Инвойс используют для требования оплаты, счёт-фактура является документом для налогового учёта, а счёт на оплату — простым уведомлением о сумме к оплате.
• Инвойсы широко применяются в международных сделках, особенно при экспорте и импорте товаров или услуг. Они играют важную роль в таможенном и валютном контроле, облегчая процессы торговли между странами.
• Заполнение инвойса требует точности. Важно указывать все необходимые реквизиты, детали товаров или услуг, а также условия оплаты. Инвойсы должны быть сохранены в соответствии с законодательством, ведомственными правилами и требованиями бухгалтерии для последующего контроля и аудита.