Что такое факсимиле и на каких документах его можно ставить

Руководители должны подписывать большое количество документов, например накладных или писем. Чтобы упростить этот процесс, можно использовать факсимиле. Главное — знать, какие бумаги можно подписывать таким способом, чтобы не нарушить закон.

Из этого материала вы узнаете:

• что такое факсимиле;
• какие документы можно им подписывать, а какие нет;
• как изготовить факсимиле.

Что такое факсимиле

Факсимиле — это копия подписи человека, которую можно переносить на бумажные документы с помощью штампа. Иногда факсимиле называют факсимильной печатью.

Также факсимиле — электронная копия подписи: фото подписи, которое вставляют в электронный документ с помощью текстового или фоторедактора. Электронный вариант факсимиле не следует путать с электронной подписью — это разные вещи.

Обычно факсимиле используют в организациях, чтобы упростить процесс подписания большого количества однотипных бумаг — например, открыток для партнёров, уведомлений или почётных грамот. Ставить штамп намного проще, чем подписывать всё от руки.

Кроме того, факсимиле выручает, если человека, который должен поставить подпись, нет на месте. Например, если руководитель компании уехал в командировку, а право подписывать документы есть только у него.

На каких документах можно ставить факсимиле, а на каких — нет

В России нет отдельного закона, который регулировал бы использование факсимиле. Согласно статье 160 Гражданского кодекса РФ, ставить факсимильную печать вместо оригинальной подписи допустимо и при подписании внутренних документов, и при взаимодействии с контрагентами. Однако не все виды документов можно подписывать таким образом.

Что можно подписывать факсимиле в компаниях и как это правильно делать? Ставить факсимиле вместо подписи можно в документах, которые не имеют финансовых последствий, следует из Письма МНС РФ от 01.04.2024 №18-0-09/000042.

Чтобы использовать факсимиле во внутреннем документообороте, необходимо утвердить такую возможность в локальном нормативном акте компании. Для этого руководитель должен выпустить приказ о применении факсимиле. Приказ составляют в произвольной форме. В нём указывают правила использования копии подписи и перечень документов, которые допустимо подписывать таким способом.

Чтобы подписывать с помощью факсимиле соглашения с контрагентами (например, договоры на оказание услуг), нужно закрепить такую возможность либо в основном договоре, либо в дополнительном соглашении к нему.

Сам штамп нужно хранить в сейфе, а электронную версию факсимиле — на запароленном служебном компьютере. Руководитель может назначить ответственного за хранение и использование факсимиле сотрудника, указав его имя в приказе.

Что нельзя подписывать факсимиле? В законодательстве есть перечень документов, которые можно подписывать только собственноручно или с помощью электронной подписи. К ним относятся:

• доверенности (Письмо Минфина РФ от 15.03.2010 №03-02-08/13);
• трудовые договоры (часть 1 статьи 67 ТК РФ) и другие кадровые документы (Письмо Минтруда России от 15.03.2023 №14-6/ООГ-1863);
• бухгалтерские документы — например, счета-фактуры (часть 8 статьи 13 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ);
• налоговая отчётность (пункт 5 статьи 80 НК РФ);
• договоры о сделках с недвижимостью (пункт 1 статьи 21 Федерального закона от 13.07.2015 №218-ФЗ);
• вексели согласно статье 1.75 Положения о переводном и простом векселе от 07.08.1937 №104/1341.

Что могут подписывать с помощью факсимиле физические лица? Открытки, приглашения, другие бумаги и документы по сделкам. Но только документы, которые не связаны с финансовыми обязательствами, и только в случае, если в договоре указано использование факсимиле.

Как сделать факсимиле

Факсимиле можно изготовить в виде штампа или электронного изображения.

Штамп. Можно сделать его в типографии: предоставить образец подписи, оплатить услугу и изготовить печать. Чтобы пользоваться ей, нужно заправлять её чернилами — желательно синими, чтобы факсимиле было похоже на подпись от руки.

Электронное изображение. Нужно расписаться на бумаге, сфотографировать или отсканировать подпись, сохранить её на компьютере в формате JPEG или PNG. Вставлять такую подпись можно, например, в PDF-документы прямо на компьютере с помощью текстового или фоторедактора.

Главное о факсимиле в 4 пунктах

• Факсимиле — это копия подписи человека, которую можно переносить на бумажные документы с помощью штампа. Также есть электронный вариант факсимиле — фото подписи, которое вставляют в документ с помощью текстового или фоторедактора.
• Факсимиле можно подписывать документы, у которых нет финансовых последствий. Нельзя подписывать, например, доверенности, договоры на сделки с недвижимостью, налоговую и бухгалтерскую отчётность.
• Чтобы пользоваться факсимиле, нужно закрепить право использовать его в локальном нормативном акте или договоре. Иначе документы, подписанные штампом, могут оспорить в суде.
• Изготовить штамп можно в типографии. Факсимиле в электронном формате можно сделать самому на компьютере.