12 инструментов для управления проектами: собираем мастхэв-набор проджекта

Инструменты для управления проектами подобрал

Павел Толстошеев

Проектный менеджер IT-компании SimbirSoft. Запустил более 15 проектов, занимался построением бизнес-процессов в крупных компаниях.

Сервисов для управления проектами так много, что выбрать подходящий сложно. Поэтому я составил эту подборку на основе своего опыта. Включил в неё сервисы, которые помогают экономить время, не терять задачи и следить, всё ли идёт по плану.

• Популярные таск-трекеры для управления проектами
• Сервисы для корпоративной коммуникации
• Сервисы для планирования с помощью диаграммы Ганта
• Сервисы для создания базы знаний

Таск-трекеры для управления проектами

Таск-трекеры — это сервисы для планирования и управления задачами. Выбирая для себя таск-трекер, ответьте на несколько вопросов:

• Кому вы ставите задачи: себе, операционному подразделению, команде отдельного проекта или целой компании?
• Какие задачи должен решать таск-трекер? Подойдёт ли доска с задачами, где можно увидеть, на каком этапе они находятся, или нужна диаграмма Ганта?
• Какие дополнительные функции важны? Планируете ли вы работу с рисками? Нужно ли вам подготавливать отчётность для владельцев продукта?

Это поможет вам сформулировать мини-ТЗ для подбора инструментов под ваши требования. А вот подборка таск-трекеров, которые подходят как для начинающих, так и для продвинутых проектных менеджеров.

Todoist

Todoist — таск-трекер с простым интерфейсом для самостоятельной или командной работы. В нём можно выстроить процессы управления задачами и работы с клиентами. Сервис принадлежит компании Doist Inc, зарегистрированной в США.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Функциональность сервиса стандартная: можно создавать задачи и подзадачи, устанавливать сроки, распределять задачи по спискам, назначать ответственных за выполнение. Можно дублировать и приоритизировать задачи, отслеживать прогресс их выполнения, включить автоматические напоминания.

В сервисе много готовых шаблонов в виде списков задач. Есть, например, шаблоны для контент-плана, отслеживания целей, спринтов, баг-фиксов, онбординга сотрудников и других задач.

Фишка Тоdoist — игровой процесс. За своевременное выполнение задач пользователь получает очки, увеличивающие «карму».

Тарифы. Есть платный и бесплатный тарифы отдельно для личного пользования и для командной работы. В бесплатной версии сервиса есть ограничения — например, на количество проектов и объём файлов, которые можно загрузить. Личный тариф «Pro» стоит 4 евро в месяц. Командный тариф «Бизнес» стоит 6 евро в месяц за каждого участника.

Wrike

Wrike — сервис для автоматизации бизнес-процессов и гибкого совместного управления проектами. Подходит для планирования проекта и ведения задач внутри него. Wrike принадлежит одноимённой компании из США, основанной российским предпринимателем Андреем Филёвым.

Платформы: Windows, macOS, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Таск-трекер подходит для работы и по методологии Agile, и по методологии Waterfall. В нём есть шаблоны, канбан-доски, функция представления задач в виде списка, электронной таблицы и диаграммы Ганта. Можно настроить интеграцию с другими сервисами, облачными и локальными приложениями — например, с сервисами Google и Microsoft, Adobe Creative Cloud, Box, GitHub, Jira и многими другими.

Wrike позволяет совместно работать над файлами в режиме реального времени. Ещё в него встроен искусственный интеллект — он автоматически создаёт списки подзадач, исходя из протоколов совещаний.

Тарифы. Сервис можно использовать бесплатно, но с ограничениями — например, недоступна диаграмма Ганта и календари. Также есть четыре платных тарифа. Цены на них начинаются от 9,8 доллара в месяц за каждого члена команды.

Asana

Asana — единый сервис для проектного управления. Принадлежит одноимённой компании из США.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. У таск-трекера простой понятный интерфейс, а набор функций в мобильном приложении почти такой же, как в веб-версии. Сервис позволяет планировать работу, делегировать выполнение задач членам команды, обмениваться информацией. Задачи можно просматривать на Agile-досках, в формате списков, на таймлайне и в календаре.

Можно разделить масштабный проект на этапы и устанавливать для каждого точки контроля. Панель мониторинга позволяет вывести всю информацию о проектах в формате дашбордов и следить за обновлением данных в режиме реального времени.

Тарифы. Есть платные и бесплатная версии. В бесплатной нет интеграции со сторонними сервисами, такими как Jira, Tableau и Power BI, ограничены возможности управления проектами и представления отчётности. Подписка стоит от 10,99 евро за пользователя в месяц.

YouGile

YouGile — сервис для управления проектами и коммуникации с командой. Принадлежит российской компании «Юджайл».

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Внешне сервис похож на Trello. YouGile позволяет выстраивать иерархию проектов, связывать задачи между собой, строить диаграммы Ганта. Данные можно фильтровать, отображать их в виде таблицы и автоматически отправлять на почту.

Каждая задача в YouGile — не только описание со сроками и исполнителями, но ещё и отдельный полноценный чат с возможностью редактировать сообщения, загружать файлы и создавать чек-листы.

Тарифы. Есть бесплатная и платная версии. Бесплатно таск-трекер могут использовать команды до десяти человек. Ограничений по функциональности нет.

С одиннадцатого пользователя и далее придётся платить. Подписка будет стоить от 333 рублей в месяц за человека. Есть «коробочная» версия сервиса для установки на собственный сервер. Месяц использования стоит 579 рублей за пользователя.

Сервисы для корпоративной коммуникации

Корпоративные мессенджеры — сервисы для рабочего общения сотрудников. Компании используют такие мессенджеры, потому что они обычно более безопасны и удобны, чем публичные платформы.

Чтобы выбрать корпоративный мессенджер, ответьте на вопросы:

• Зачем вам нужен сервис — проводить созвоны, обсуждать в чатах проекты, сообщать всей команде о важных вещах?
• Выстроен ли сейчас процесс обмена внутрикорпоративной информацией между сотрудниками и есть ли вообще необходимость в этом?

Ответив на вопросы, вы поймёте, какая функциональность должна быть у сервиса. Перечислю несколько сервисов, которыми пользовался я.

TrueConf

TrueConf — сервис для видеосвязи со встроенным мессенджером. Создан российской компанией.

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Android TV, веб-версия.

Функциональность. В сервисе можно проводить видеоконференции (до 1500 участников). Возможности стандартные: сервис позволяет управлять микрофонами участников, демонстрировать экран, записывать встречи.

Во встроенном мессенджере можно создавать чаты для проектов и команд. В чатах можно обмениваться файлами, упоминать пользователей, отвечать на сообщения. Внешне и по функциональности чаты похожи на Telegram.

Тарифы. Есть платный и бесплатный тарифы. В бесплатной версии есть ограничения по количеству участников видеоконференций, а пользоваться сервисом можно только через интернет. Платная версия, работающая автономно внутри корпоративной сети LAN/VPN, стоит от 23 000 рублей в год.

Пачка

«Пачка» — облачный мессенджер для бизнеса любого масштаба. Принадлежит российской компании «Примавера».

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В «Пачке» есть треды, реакции, теги, аудио- и видеозвонки (до 100 участников). Есть интеграция с другими сервисами — например, можно получать уведомления из GitLab и из чат-ботов.

К мессенджеру можно подключать внешних пользователей. Режим «Мульти-гость» позволяет настраивать ограничения прав для подключившихся участников.

Тарифы. Есть платная и бесплатная версии. В бесплатной можно отправлять до 2000 сообщений в месяц. Платная стоит от 159 рублей в месяц за одного сотрудника.

VK Teams

VK Teams — корпоративный мессенджер. Принадлежит российскому холдингу VK.

Платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В сервисе есть стандартная для корпоративных мессенджеров функциональность — отдельные треды, поиск пользователей, обмен файлами. Среди других функций — конструктор ботов, планировщик задач, календарь, видеоконференции. Ещё можно подключить к VK Teams почту и отвечать на письма, не покидая сервис.

Тарифы. Бесплатной версии нет. Можно оплатить доступ к сервису отдельно, а можно купить его по подписке VK WorkSpace. Стоимость — от 112 рублей в месяц за пользователя. Чем больше пользователей в команде, тем меньше стоимость подписки для одного.

Сервисы для планирования с помощью диаграмм Ганта

Диаграмма Ганта — визуальное представление графика работ в виде отрезков, расположенных вдоль временной оси. Каждый отрезок — это задача, все отрезки расположены в той последовательности, в какой нужно выполнять задачи. Благодаря временной оси видно, когда начнутся работы, когда они закончатся и сколько времени займёт каждая задача. Диаграмма Ганта — мастхэв для менеджера проекта.

Чтобы выбрать подходящий сервис с диаграммой Ганта, ответьте на вопросы:

• Насколько важны для вас сроки выполнения задач и визуализация зависимостей между ними?
• Сколько человек работает над проектом?
• Необходима ли визуализация каждого этапа работы над проектом?
• Нужно ли будет наглядно отображать несколько параллельных процессов?

Вот два сервиса планирования, которые можно использовать для визуализации жизненного цикла продукта.

GanttPRO

GanttPRO — сервис для построения диаграмм Ганта. Его разработала одноимённая белорусская компания.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. Сервис позволяет создавать рабочие пространства для разных команд и проектов, разграничивать доступ к проектам. Сами проекты можно просматривать в виде списка, канбан-доски и диаграммы.

В сервисе много шаблонов для разных сфер деятельности и команд. Есть функция расчёта стоимости ресурсов, потраченных на выполнение задачи, напоминания о задачах, календарь с визуализацией занятого рабочего времени. Фишка сервиса — функция автопланирования: если вы измените срок выполнения одной задачи, с помощью функции можно быстро пересчитать длительность других задач и всего проекта.

Тарифы. Бесплатного тарифа нет, но есть 14 дней бесплатного пробного периода. Стоимость доступа — от 7,99 доллара в месяц за одного пользователя.

TeamGantt

TeamGantt — сервис, позволяющий создавать диаграммы Ганта, календари и списки задач. Разработан компанией из США.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В сервисе много шаблонов диаграмм — например, для задач на неделю, для планирования мероприятия, разработки ПО, видеопроизводства. В TeamGantt можно устанавливать порядок выполнения задач, отслеживать затрачиваемое время, создавать подгруппы, просматривать историю проекта.

А ещё в сервисе есть встроенный инструмент RACI и интеграции. RACI позволяет распределять роли и обязанности в проекте. Интегрировать TeamGantt можно с Trello, Slack и Dropbox — например, чтобы учитывать в проекте задачи, размещённые в Trello.

Тарифы. Есть бесплатный тариф для одного пользователя. По нему доступно ведение одного проекта и 60 задач в нём. Платная подписка стоит от 19 долларов в месяц за одного пользователя при ежемесячной оплате. Можно получить бесплатный доступ к платным тарифам сроком на 30 дней.

Сервисы для создания базы знаний

База знаний — это онлайн-библиотека с информацией о компании, продуктах и ответами на общие вопросы. Её используют как сотрудники компании, так и клиенты. Часто базы знаний называют порталами самообслуживания. Перечислю три сервиса, в которых можно вести базы знаний.

EvaWiki

EvaWiki — полноценный аналог зарубежного вики-сервиса Confluence. Сервисом владеет российская компания «Карбон Софт».

Платформы: Windows, macOS, Astra Linux, РОСА «Кобальт», РЕД ОС, «Альт СП», веб-версия.

Функциональность. У сервиса простой интерфейс, есть готовые шаблоны для создания файлов и структуры документов. В EvaWiki можно изменять документы, делиться ими с коллегами и клиентами, настраивать доступ к ним, подписывать их, восстанавливать их старые версии. Также можно настроить уведомления о любых изменениях в документах.

Тарифы. Доступ к сервису только платный. Стоимость подписки — от 299 рублей в месяц за одного пользователя при ежемесячной оплате. Минимальное количество пользователей — пять. Есть 14 дней бесплатного пробного периода.

Teamly

Teamly — база знаний и платформа для онбординга и обучения. Сервис принадлежит российской компании QSoft.

Платформы: iOS, Android, веб-версия.

Функциональность. В сервисе можно создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела или проекта. Доступна совместная работа с документами: одновременное редактирование несколькими пользователями, комментирование фрагментов, чат внутри документа и постановка задач через упоминание. Есть даже телеграм-бот TeamlyBo, который сохраняет в базе знаний информацию из переписки в один клик.

Также в Teamly есть статистика. В разделе «Аналитика» можно увидеть число просмотров материалов, новых статей, поисковых запросов по базе знаний.

Тарифы. Есть бесплатная версия для команд до семи человек. Платная подписка стоит от 119 рублей за пользователя. При этом минимальное количество пользователей — пять.

Minerva Knowledge

Minerva Knowledge — сервис для создания разных типов контента. Поддерживает автоматическую миграцию с Confluence и других вики-платформ. Сервис разработала российская компания «Пантеон Айти».

Платформы: iOS, Android, веб-версия. Сервис можно установить на свой сервер.

Функциональность. В Minerva Knowledge можно совместно работать с документами, настраивать доступ к ним. Есть инструменты для создания глоссария и подсказок в текстах, скриптов разговора, схем диагностики и алгоритмов решения задач. Сервис хранит все версии документов — в любой момент можно их посмотреть.

Есть удобный поиск документов по словоформам, синонимам, тегам и фильтрам. А ещё сервис автоматически рассылает уведомления об обновлениях в документах сотрудникам, которые этими документами пользуются.

Тарифы. Стоимость рассчитывают по запросу пользователя.

Главное об инструментах управления проектами в 4 пунктах

• Таск-трекеры — сервисы для планирования и управления задачами. Могу посоветовать четыре сервиса: Todoist, Wrike, Asana и YouGile. В Todoist внедрён игровой процесс, во Wrike есть функциональность для разных методологий управления проектами, в Asana — дашборды. У YouGile самый простой интерфейс.
• Сервисы для корпоративных коммуникаций безопаснее, чем публичные мессенджеры. Примеры таких решений для компаний — TrueConf, «Пачка» и VK Teams. TrueConf подходит большим командам, «Пачка» — командам поменьше, а VK Teams — командам, которые хотят общаться и управлять проектами в одном месте.
• Диаграмма Ганта — базовый инструмент в управлении проектами. Создавать диаграммы можно в сервисах GanttPRO и TeamGantt. CanttPRO автоматически пересчитывает длительность проекта при изменении одной задачи, а в TeamGantt есть встроенная матрица RACI.
• Базу знаний можно создать с помощью EvaWiki, Teamly и Minerva Knowledge. EvaWiki — аналог Confluence, работает на большом количестве платформ. В Teamly есть раздел с аналитикой и чат-бот в Telegram. На Minerva Knowledge можно быстро перенести данные с других вики-платформ.