На чём учебный центр теряет до 30% выручки в год и как это исправить

Опытом поделился CEO «Мой Класс» Максим Черанев.

Часто учебные центры (под ними мы понимаем весь образовательный бизнес) теряют деньги не из-за конкуренции или отсутствия клиентов, а буквально на ровном месте — например, из-за пропущенных заявок, хаоса в расписании и забытых платежей. По нашей статистике, это до 30% выручки в год.

В этой статье рассказываю, где прячутся такие потери, как их избежать и почему CRM для учебных центров — это не расход, а инвестиция.

• На чём учебные центры теряют деньги
• Как решить эти проблемы
• Как CRM может увеличить прибыль школ

На чём учебные центры теряют деньги

Каждый день нужно вести десятки процессов: обрабатывать заявки, составлять расписание, управлять учебными группами и часами преподавателей. Пока учеников немного, с этими задачами можно справляться вручную. Но когда нагрузка растёт, даже небольшие сбои начинают приводить к ощутимым денежным потерям.

Перечислю основные проблемы, с которыми чаще всего сталкиваются учебные центры.

Пропущенные заявки и звонки. Кто-то написал в WhatsApp, кто-то оставил заявку на сайте, кто-то позвонил вечером, — если всё это фиксируется в разных местах, часть заявок просто теряется.

В среднем, по данным нашего сервиса, одно из шести обращений остаётся без ответа. Для центра с курсами, например, по 5000 рублей за месяц, это может быть до 300 000 рублей упущенной выручки в год.

Пустые места в группах. Когда учёт ведётся в блокноте или в условном Excel, сложно отследить, например, в каких группах есть свободные места, — значит, можно упустить шанс пригласить новых учеников.

При средней цене занятия 500 рублей одно пустое место на два урока в неделю — это минус 48 000 рублей годовой выручки. А при десяти группах — уже почти полмиллиона рублей.

Просроченные и забытые платежи. Напомнить каждому пользователю об оплате — дело хлопотное: какие-то уведомления не уходят вовремя, о каких-то вообще забывают. А в результате центр теряет деньги.

По статистике нашего сервиса, напоминания сокращают сумму просрочки на 27%. Для центра с оборотом 1,5 миллиона рублей в месяц это до 400 000 рублей «возвращённых» денег.

Неуправляемое расписание. С одной стороны, задача учебного центра — как можно плотнее загрузить свои залы и кабинеты, ведь их аренда оплачивается. С другой стороны, чем плотнее они загружены и чем больше преподавателей, групп и индивидуальных занятий, тем выше риск наложений и ошибок. Занятия пересекаются, кабинеты оказываются заняты, приходится переносить время или вовсе отменять уроки учеников, а преподаватели узнают об изменениях в последний момент.

Отсутствие эффективного планирования расписания приводит не только к прямой потере выгоды, но и к снижению удовлетворённости клиентов. Это бьёт по репутации центра.

Ошибки в зарплатах преподавателей. Расчёт зарплаты — одна из самых сложных задач для руководителей центров. Нужно учитывать разные ставки для групповых и индивидуальных занятий, замены преподавателей, переработки, бонусы.

Если всё это вести вручную в таблицах, почти невозможно избежать ошибок. В итоге происходят споры с сотрудниками, снижается их лояльность и мотивация. Более того, регулярные неточности могут стоить центру сотен тысяч рублей в год: переплаты, штрафы и текучка персонала обходятся гораздо дороже, чем автоматизация.

Маркетинг «вслепую». Без аналитики сложно понять, откуда именно приходят новые ученики и какие каналы реально работают. В итоге часть рекламного бюджета уходит впустую: деньги тратятся на кампании, которые не приносят заявок, а эффективные источники остаются недооценёнными.

Финансовый контроль «на коленке». Когда отчёты ведутся в Excel, чаще всего данные в них попадают с задержкой. Из-за этого руководитель видит неполную, а иногда и ошибочную картину. В итоге сложно отследить реальные доходы и расходы, вовремя заметить просрочки. Всё это приводит к «дыркам» в выручке, да и нет чёткого понимания, сколько денег центр действительно зарабатывает.

А при масштабировании учебного центра весь этот хаос только усиливается: заявок, документов, учеников и сотрудников становится больше, но прозрачности и порядка в процессах не прибавляется.

Как решить все эти сложности

Большинство перечисленных выше сложностей можно решить с помощью автоматизации. Для этого есть разные решения — например, сервисы для автоматических рассылок, программы учёта расписания, таск-трекеры, сервис для отслеживания оплат и многие другие. Также можно использовать стандартные CRM.

Но у всех этих решений есть минус. Если для решения каждой проблемы использовать отдельный сервис, все данные по-прежнему будут разрозненными. Стандартные CRM придётся дорабатывать, но даже в этом случае они не смогут закрыть профильные потребности центров. Поэтому удобнее использовать специализированные CRM — например, CRM для школ или детских садов.

В таких CRM все процессы и данные «в одном окне» — это ускоряет работу и снижает количество ошибок. Кроме того, они адаптированы под образовательный бизнес: в них продуман путь клиента от заявки до удержания, предусмотрено создание учебного расписания, групп, занятий, есть возможность управлять абонементами, заменять преподавателей, делать расчёт зарплат. Также в CRM для учебных центров доступна аналитика по ключевым метрикам и интеграции с необходимыми бизнесу инструментами: телеграм-ботами, онлайн-оплатой, сайтом и формами для записей и захвата лидов.

Получается, специализированная CRM — это не просто «программа для учёта». Она помогает навести порядок в процессах учебного центра и снизить нагрузку на администраторов. Но важнее всего то, что она напрямую влияет на прибыль: ускоряет оплату, повышает конверсию заявок и удерживает учеников.

Чтобы понять, как это работает на практике, рассмотрим реальный кейс.

Как CRM увеличивает прибыль школы

Учебный центр без CRM работает как «дырявое ведро»: в бизнес вливаются усилия и деньги, но значительная часть ресурсов в итоге утекает. Специализированная CRM устраняет эти «протечки» — вот как.

Показывает заявки в одном окне. Неважно, как и где обратился клиент — написал в мессенджере, оставил заявку на сайте или воспользовался телеграм-ботом. Все обращения сразу попадают в систему, у каждого из них появляется свой статус в воронке продаж. Добавьте к этому настройку сценариев постановки задач и напоминаний для администраторов, и вероятность потерять заявку устремится к нулю. Это значит, что в центре будет больше учеников без увеличения рекламных расходов.

Автоматизирует составление расписания и учёт посещаемости. CRM формирует расписание с учётом групп, кабинетов и индивидуальных занятий, фиксирует переносы и отмечает посещаемость, показывает свободное время и пересечения с другими занятиями. Это снижает количество ошибок и накладок, экономит время администраторов, снижает потерю учеников.

Контролирует оплату. CRM сама напоминает о платежах, присылает ссылки на оплату и уведомления. В результате платежи поступают быстрее, снижается количество просрочек, а денежный поток становится стабильнее.

Ведёт пользователя от заявки до покупки абонемента. Лид-формы, интеграции с рекламой и автоматизированная воронка сообщений помогают не терять заявки потенциальных пользователей. Конверсия заявок в платежи увеличивается на 20–30% — это напрямую отражается на выручке.

Даёт ученикам и родителям доступ к их личным кабинетам. Родители учеников могут видеть их посещаемость, домашние задания, оценки, а сами ученики — записываться на занятия, загружать результаты выполнения заданий, которые сразу становятся видны преподавателю.

Также через кабинеты можно покупать абонементы и курсы. Такая прозрачность ускоряет и упрощает взаимодействие школы с учениками: клиенты остаются дольше, а их LTV растёт.

Автоматически рассчитывает зарплаты педагогов. Расчёт ведётся по фактически проведённым занятиям, с учётом замен и разных тарифных ставок учителей. Это исключает ошибки и конфликты с преподавателями, а администраторам экономит 5–10 рабочих часов в месяц.

Формирует аналитику и отчёты для руководителя. CRM показывает не только выручку, но и загрузку групп, эффективность рекламы, динамику посещаемости. На основе этих данных руководитель может быстро принимать решения, которые позволят использовать ресурсы эффективнее, — например, открыть новую группу при наличии спроса и свободных окон у преподавателей. Всё это повышает выручку и лояльность клиентов.