Дедлайн: как закрывать задачи вовремя и без стресса

Дедлайн (от англ. deadline — линия смерти) — это крайний срок выполнения задачи. Раньше так называли линию в военной тюрьме, переступившего её заключённого считали беглецом и расстреливали без предупреждения. Хорошо, что сейчас не XIX век и пересечение дедлайна не угрожает жизни напрямую. Но последствия срыва крайних сроков всё же могут быть довольно мучительны.

В статье мы разберёмся:

• Для чего нужны дедлайны
• Какие они бывают
• Преимущества и недостатки дедлайнов
• Чем дедлайн отличается от редлайна
• Как соблюдать дедлайны исполнителю
• Как соблюдать дедлайны руководителю
• Что делать, если не успеваешь до дедлайна

Для чего нужны дедлайны

Дедлайны помогают бизнесу зарабатывать больше, а сотруднику — работать эффективнее и лучше управлять своим временем. Чтобы понять, как это работает, разберём одну вымышленную историю из цифрового мира.

Представьте ситуацию: в небольшое рекламное агентство приходит заказ — подготовить лендинг для мастер-класса по выпеканию новогодних пряников. Так как тема сезонная, понятно, что сайт нужен к конкретной дате, иначе он будет неактуален, — пускай это будет 1 ноября.

Менеджер проектов ставит команде задачи и сроки: макет от дизайнера нужен через неделю, код от фронтендера — через две, текст от редактора — через три. Каждому сотруднику менеджер периодически напоминает о дедлайнах — всем, кроме фронтендера. Фронтендер в команде всего один, постоянно загружен, да и работает в компании куда дольше менеджера — неудобно как-то донимать маэстро постоянными расспросами о задаче.

В результате:

❌ Фронтендер вспоминает о лендинге за день до сдачи, когда написать нормальный код уже невозможно.

❌ Клиент в бешенстве разрывает контракт: у него на этом лендинге завязан весь бизнес, а также работа методистов, ведущих, операторов и монтажёров.

❌ Агентство теряет деньги: как те, что уже вложило в проект, так и те, что могло бы получить в случае успеха.

❌ Менеджер теряет работу, а остальная команда — мотивацию из-за впустую потраченного времени.

А вот та же ситуация, но менеджер ставит разработчику чёткий дедлайн и следит за его выполнением:

✅ Фронтендер понимает приоритеты бизнеса: он временно ставит на паузу менее важные дела, чтобы сосредоточиться на главном.

✅ Клиент доволен: он получает качественный лендинг, успешно запускает мастер-класс и рекомендует агентство друзьям и партнёрам.

✅ Агентство тоже в шоколаде: оно получает деньги за проект, новых клиентов и репутацию в индустрии.

✅ Менеджер получает повышение, а вся команда — новогодние премии и тринадцатую зарплату.

Понятно, что эта история чересчур утрирована, но общий смысл такой: для бизнеса дедлайн — это реальные деньги, которые можно заработать или потерять. А для исполнителя — возможность эффективно использовать свои ресурсы и быть максимально полезным.

Читайте также:

Егор Яковишен, Setka: «В состоянии дедлайна у меня открываются сверхспособности»

Какие бывают дедлайны

Дедлайны появляются в нашей жизни почти с рождения. Взять хотя бы классическое: «У тебя 10 минут, чтобы доесть суп, а потом мы идём гулять». С годами дедлайны никуда не уходят — напротив, они захватывают всё больше сфер нашей жизни: от учёбы и работы до оплаты коммунальных услуг.

Но вне зависимости от сферы все дедлайны можно поделить на три группы:

Плюсы и минусы дедлайнов

Сразу оговоримся: так как дедлайн — это лишь инструмент, его эффективность напрямую зависит от рационального использования. Если руководитель понимает возможности команды, а исполнитель умеет выстроить правильные ожидания от своей работы, дедлайны будут приносить только пользу:

• Повышение мотивации — вы внутренне согласны со сложностью задачи и сроками, поэтому легко справляетесь с прокрастинацией.
• Снижение стресса — вы знаете, когда от вас нужен результат, и можете структурировать работу над задачей, разбив её на этапы.
• Качественный продукт — вы не делаете задачу абы как на коленке в ночь перед сдачей, а спокойно и поэтапно идёте к своей цели.
• Удовлетворённость собой — вы чувствуете, что растёте как профессионал, а ваша работа приносит пользу.

Если же руководитель не умеет планировать нагрузку и распределять задачи, а исполнитель соглашается на всё подряд, чтобы выделиться в глазах начальства, дедлайны принесут одни страдания:

• Стрессы и выгорание — из-за изначально нереалистичной оценки сроков вы утопаете в постоянных авралах и переработках.
• Снижение мотивации — вы понимаете, что работа над задачей потребует большого напряжения, а потому всячески её откладываете.
• Некачественный продукт — сжатые сроки вынуждают жертвовать какими-то этапами работы и идти на компромиссы.
• Неудовлетворённость собой — она будет неизбежно расти из-за тех самых компромиссов между качеством и скоростью работы.

Мораль: необходимо развивать мягкие навыки — то есть учиться заботливому отношению к себе и коллегам — тогда и дедлайны будут не страшны. А начать можно с нашей вводной статьи про софт-скиллы.

Читайте также:

«Главный скилл — это уважение»: Евгений Антонов о самых важных soft skills в IT

Чем дедлайн отличается от редлайна

Редлайн (англ. redline — красная линия) — промежуточный срок сдачи работы. Изначально так называли линию, которая отделяет опасную зону, например во время аварии. За эту красную линию заходить нельзя, поскольку за ней может таиться угроза для жизни или здоровья.

В бизнесе редлайн — это срок, к которому внутри компании всё должно быть готово. Это та красная черта, за которой уже не будет возможности серьёзно доработать продукт. Максимум — исправить недочёты.

Между редлайном и дедлайном оставляют время, чтобы внести правки в проект, исправить баги. Например, если нам нужно сдать заказчику приложение 1 сентября, то руководитель, скорее всего, поставит редлайн на 1 августа. Значит, к редлайну приложение уже должно быть полностью готово. А время между редлайном и дедлайном используют для исправления мелких ошибок и финального тестирования.

Читайте также:

Что такое тестирование программ и зачем оно нужно

Редлайн может быть своеобразной буферной зоной. Если на каком-то этапе возникли сложности, за красной чертой есть последний шанс перед «смертью».

Как соблюдать дедлайны, если вы исполнитель

Адекватно оценивайте свои силы. Часто у новичков есть большой соблазн набрать целый ворох проектов, чтобы произвести хорошее впечатление на руководителя. Не надо так: лучше как следует разберитесь в одной задаче, узнайте максимум вводных и только после этого повышайте нагрузку.

Хуже, если руководитель сам раз за разом требует от сотрудника невозможного и никак не помогает облегчить ему жизнь. В этом случае нужно поговорить с боссом и попробовать снизить темп работы. Если переговоры не принесут пользы, стоит задуматься о смене работы, ведь здоровье превыше всего.

Фрилансерам проще — если вы на берегу понимаете, что заказчик темнит и требует невозможного, лучше не иметь с ним дела вовсе.

Разбейте большую задачу на несколько маленьких. Бывают задачи сами по себе настолько объёмные, что становится плохо от одной мысли о них — даже если сроки на работу выделены адекватные. Чтобы не прокрастинировать над большим и сложным, попробуйте разбить работу на промежуточные этапы.

Визуализируйте задачи. Наш мозг устроен так, что ему гораздо легче работать с реальными объектами, чем с абстракциями. Поэтому сложные задачи стоит визуализировать: вести ежедневник, клеить на доску листочки с задачами на или пользоваться таск-трекерами — например, Trello или Focus To-Do.

Используйте технику Pomodoro. Ещё один способ борьбы с прокрастинацией. Смысл в том, чтобы разбить работу на «помидоры» — то есть небольшие эпизоды по 25 минут, которые перемежаются пятиминутными перерывами. Главное — во время «помидора» работать сосредоточенно, не отвлекаясь.

Читайте также:

Как управлять временем по методу Pomodoro: объясняем на томатах

Сфокусируйтесь. Уберите все отвлекающие факторы: соцсети, музыку, лишние вещи со стола. Серьёзно, новую серию «Американской истории ужасов» гораздо приятнее смотреть без постоянных сообщений от тимлида в духе: «Ну что, когда там новая кнопка будет готова? Ну когда?»

Как соблюдать дедлайны, если вы руководитель

Руководителям важно не только соблюдать дедлайны самим, но и грамотно планировать работу команды или всего бизнеса. Ведь если сроки постоянно срываются, значит, в системе управления точно есть проблема.

Вот несколько советов для руководителей:

Ставьте понятные задачи

Человеку часто нелегко взяться за работу, потому что в ней много неизвестного. Например, разработчик получает в таск-трекере задачу, в которой дано только одно название. Чтобы разобраться, как её решать, придётся совершить массу действий: прошерстить документацию, заглянуть в базу знаний или обратиться к аналитику. Всё это усложняет работу.

Поэтому при описании задачи постарайтесь максимально облегчить исполнителю жизнь, погрузить его в контекст, посоветуйте варианты реализации и опишите возможные нюансы, которые нужно учитывать.

Читайте также:

6 ошибок при постановке задач в IT‑проектах

Каждому — по способностям

Все мы умеем хорошо делать что-то одно — как правило, именно то, что нам больше всего нравится. Старайтесь ставить задачи с учётом этих предпочтений — например, если разработчик отлично разбирается в нейросетях, не стоит насиловать его разработкой форм оплаты.

Ставьте реалистичные сроки

Какими бы многорукими волшебниками ни были исполнители, быстрее, чем мгновенно, они работу не сделают. А при перегрузе задачами качество работы непременно пострадает. Поэтому важно распределить нагрузку и объективно оценить сроки выполнения работы.

Заложите буфер

При работе над проектом что угодно может пойти не так — к тому же большинство людей склонны сдавать работу в последний момент или даже на пару дней позже. Стоит учитывать это при планировании и заложить небольшой запас времени, чтобы успеть «потушить пожар», если он возникнет.

Справляйтесь о ходе работы

Узнавайте у подчинённых, как продвигается работа над задачей, но старайтесь делать это тактично. Дайте понять, что вы не считаете коллегу забывчивым и безответственным, а просто волнуетесь за проект и хотите убедиться, что всё идёт по плану.

Читайте также:

Деловая коммуникация: большой гайд, с которого можно начать изучать тему

Что делать, если не успеваешь к дедлайну

Здесь есть три базовых стратегии поведения:

Что в итоге

Дедлайн — необходимый инструмент для бизнеса: он помогает компании повышать прибыль, а исполнителю — работать эффективнее. Но, как и любой инструмент, при неправильном использовании дедлайны могут навредить — привести к выгоранию, стрессу и снижению качества работы.

Чтобы избежать негативных последствий, старайтесь адекватно оценивать свои силы и обсуждать нагрузку с работодателем. А если вдруг вы понимаете, что без срыва срока не обойтись, предупредите об этом как можно раньше — так вы не обманете ожиданий клиента и, скорее всего, избежите переработок.