Что такое апостиль, как его сделать и сколько это стоит

Документы не могут «путешествовать» между странами просто так: у каждого государства собственные требования к подписям, печатям и формату бумаг. Чтобы одна страна могла доверять документу, выданному в другой, придуман апостиль.

В этой статье для редакции «Бизнес» Skillbox Media рассказываем:

• что такое апостиль;
• на какие документы и где ставят апостиль;
• как поставить апостиль и сколько это стоит;
• в какие сроки можно его получить;
• могут ли отказать в услуге;
• в каких странах апостиль не нужен.

Что такое апостиль

Апостиль — это международная форма, которая подтверждает юридическую силу документов за границей без необходимости дополнительно обращаться в консульства. Апостиль действует между странами-участницами Гаагской конвенции.

Его проставляют на оригинал документа, на отдельный лист, который подшивают к документу, на нотариально заверенную копию или перевод документа — в зависимости от требований местного законодательства и страны назначения. Подобная отметка может потребоваться в разных ситуациях: для устройства на работу, покупки жилья, заключения брака или записи детей в местную школу.

Апостиль может быть двух видов — обычный и электронный. Обычный апостиль — как оттиск штампа в виде квадрата со стороной не менее девяти сантиметров. Форма отметки закреплена конвенцией и содержит стандартные блоки:

• страна выдачи оригинального документа;
• ФИО и должность подписанта;
• сведения об организации, выдавшей оригинал документа;
• город, в котором удостоверен оригинал;
• дата апостилирования;
• название организации, которая поставила апостиль;
• регистрационный номер апостиля;
• печать или штамп и подпись должностного лица, которое проставляет апостиль.

Электронный апостиль (e-apostille) — электронный документ в виде файла c QR-кодом, удостоверенного цифровой подписью. Он равнозначен бумажному, но его принимают не везде.

Апостиль на документе действует бессрочно. Но в некоторых случаях принимающая сторона может устанавливать ограничения: например, для справки об отсутствии судимости обычно требуют документ, выданный не более 3–6 месяцев назад.

Какие документы требуют апостиль

Апостиль ставят на три основные группы документов: на исходящие от органов власти, на исходящие от госучреждений и на нотариальные акты. Вот примеры бумаг, часто требующих апостилирования.

Личные документы, документы из ЗАГСа. Например, свидетельства о рождении, браке, разводе или смерти: они нужны для подтверждения личности или семейного статуса за рубежом.

Документы об образовании. Дипломы, аттестаты, приложения к ним, академические справки: они нужны для поступления в учебные заведения и для трудоустройства.

Судебные документы. Решения, постановления судов, документы, выданные прокуратурой: они могут потребоваться в международных судебных разбирательствах.

Нотариальные акты и копии. Доверенности, завещания, заверенные копии других документов.

Государственные справки. Например, справка об отсутствии (наличии) судимости или архивные справки о стаже работы: они могут потребоваться для получения вида на жительство или для трудоустройства.

Какие документы не требуют апостиля

Проставить апостиль нельзя на следующие бумаги:

• Коммерческие и таможенные документы: договоры, счета, инвойсы, декларации. Для них действует процедура легализации через Торгово-промышленную палату и консульство.
• Документы, которые выданы в дипломатических и консульских учреждениях за рубежом. Дело в том, что апостилировать можно только документы, выданные официальными органами власти страны их происхождения, а консульства к таким органам не относятся.

Нельзя также апостилировать документы, удостоверяющие личность, — паспорт гражданина РФ и заграничный паспорт, водительское удостоверение, военный билет, трудовую книжку. Однако на их нотариально заверенные копии апостиль поставить можно.

Где ставят апостиль

Апостиль на документы ставят в специально уполномоченных вышестоящих или отдельных государственных органах — в соответствии со сферой деятельности. Это означает, что в зависимости от типа документа нужно обращаться в разные ведомства.

Вот распределение документов по основным органам в РФ.

• Документы ЗАГС — апостиль ставит региональное Управление ЗАГС субъекта РФ, в котором этот документ был выдан.
• Документы об образовании апостилируют министерства и департаменты образования субъектов РФ.
• Архивные справки апостилирует Росархив или уполномоченные архивные службы субъектов.
• Справки МВД о несудимости — апостиль проставляет Главный информационно-аналитический центр МВД или его региональные информационные центры.
• Документы о военной службе можно апостилировать в Минобороны.
• Документы прокуратуры апостилирует Генпрокуратура.
• Нотариальные документы и решения судов — за них отвечает территориальный орган Министерства юстиции по месту регистрации нотариуса или суда. Также Минюст легализует остальные документы, апостилирование которых не входит в полномочия других органов.

Такое распределение документов по ведомствам установлено в соответствии с приложением к Постановлению Правительства РФ №479 от 30.05.2016.

Как поставить апостиль

Поставить апостиль на документ можно четырьмя способами.

Лично. Можно обратиться в соответствующее ведомство, заполнить заявление на месте и получить услугу.

Через МФЦ. Заявление на апостилирование документа можно подать в территориальных отделениях МФЦ, но не во всех — нужно уточнять доступность услуги в вашем регионе. МФЦ выступит посредником — направит документы в нужные органы.

На портале «Госуслуги». Заявление можно сформировать в личном кабинете на портале «Госуслуги». Можно подать заявление как на традиционный апостиль на бумажном носителе, так и на электронный.

Через посредника. Апостиль можно поставить на документы другого человека — по доверенности. Это могут делать как физические, так и юридические лица.

При всех способах подачи потребуется паспорт или паспортные данные, сам документ для апостилирования или его копия и квитанция об оплате госпошлины — о ней расскажем ниже.

Сколько стоит апостиль

Апостилирование — платная государственная услуга. Государственная пошлина за один документ составляет 2500 рублей — в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 НК РФ.

Дополнительные расходы могут возникать, если по требованиям принимающей страны нужно перевести документ на иностранный язык в бюро переводов или заверить копию документа или его перевод в нотариальной палате. Стоимость таких услуг нужно уточнять в этих организациях.

Какие могут быть сроки проставления апостиля

По закону срок проставления апостиля составляет пять рабочих дней с даты регистрации заявления. Однако это правило действует не для всех документов. Так, документы об образовании могут апостилировать до 45 рабочих дней.

Если орган не может проставить апостиль в течение пяти дней, заявителя уведомляют об увеличении срока оказания услуги. Обычно это связано с необходимостью направить межведомственный запрос в орган, выдавший оригинал документа, чтобы сверить реквизиты, подписи и оттиск печати. Такие проверки занимают дополнительное время — поэтому реальные сроки иногда могут составлять несколько недель.

Могут ли отказать в апостилировании документа

Да, ведомства могут отказать в апостилировании документа. Произойти это может по разным причинам — например, если документ испорчен, в нём отсутствуют обязательные реквизиты, не совпадают с образцами печать или подпись лица, выдавшего документ. Также в услуге откажут, если документ не требует апостилирования.

Если представленный документ — старого образца (СССР) или в ветхом состоянии, может потребоваться его замена.

Если заявитель не согласен с отказом, можно обратиться с жалобой к руководству территориального органа МВД.

В каких странах не нужен апостиль

В некоторых случаях апостиль не требуется — например, в странах-участницах Кишинёвской конвенции документы принимают без специального удостоверения. Также в странах ЕАЭС в общих случаях не требуется легализовывать документы об образовании для трудоустройства.

Для стран, с которыми нет особых соглашений и которые не являются участницами Гаагской конвенции, нужна полная консульская легализация документов.

Главное об апостиле в четырёх пунктах

1. Апостиль — это штамп или QR-код, который подтверждает подлинность подписи, печати и должности лица на официальном документе. Он нужен для использования документов в других странах-участницах Гаагской конвенции 1961 года.
2. Апостиль ставят в уполномоченном государственном органе — выбор ведомства зависит от типа документа. Получить услугу апостилирования можно лично в ведомствах, через МФЦ, портал «Госуслуги» или с помощью посредника.
3. Государственная пошлина фиксирована — 2500 рублей за один документ. Сроки — от пяти рабочих дней, но для некоторых документов, например об образовании, они могут увеличиваться до 45 дней.
4. Апостиль действителен только в странах, присоединившихся к Гаагской конвенции. Для остальных стран требуется полная консульская легализация, а между некоторыми государствами, например в рамках СНГ, действуют упрощённые правила.