7 мар 2023
0

Налоговая создала сервис для электронных доверенностей: зачем и как с ним работать

Разбираемся, когда нужны электронные доверенности, кто их должен оформлять и как это сделать.

Дарья Чепурнова

Старший редактор Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

В конце февраля 2023 года ФНС представила сервис, в котором можно создать и проверить электронную доверенность. Ведущий специалист по налогообложению и куратор курсов Skillbox Мария Буянова рассказала, что такое электронная доверенность, когда её нужно использовать и как её оформить.

Что такое электронная доверенность и зачем она нужна

Электронная доверенность, или МЧД (машиночитаемая доверенность), — форма доверенности в виде файла XML. Она нужна, чтобы сотрудник компании или индивидуального предпринимателя мог отправлять отчёты и документы в ФНС в электронном виде.

МЧД нужны всем, кто использует ЭДО — электронный документооборот. До 31 августа 2023 года использовать их можно по желанию, после — придётся обязательно. Это не касается тех, кто отправляет документы в ФНС по почте или приносит лично — они могут работать как прежде.

Электронную доверенность для налоговой создали, чтобы упростить документооборот. С ней будет меньше волокиты:

индивидуальные предприниматели смогут не заверять бумажную доверенность у нотариуса;
не нужно будет предоставлять бумажную копию доверенности в ФНС.

Кто оформляет электронную доверенность и что для этого нужно

Индивидуальный предприниматель или руководитель организации выдаёт электронную доверенность на сотрудника. Дальше сотрудник пользуется ей, когда отправляет документы в налоговую.

Чтобы доверенность работала, её нужно заверить. Для этого предпринимателю или руководителю требуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Это файл, в котором хранятся сведения о владельце КЭП. Файл записан на носитель — его называют токеном. Он выглядит как флешка.

Получить КЭП можно в удостоверяющем центре ФНС. Чтобы работать с КЭП, нужно установить на компьютер специальные программы. Они нужны, чтобы считывать КЭП с носителя и подписывать (удостоверять) файлы.

Как оформить электронную доверенность для налоговой

Сделать это можно в сервисе ФНС. Для этого нужно согласиться на обработку персональных данных и указать сведения:

о доверенности — срок действия и номер, который нужно создать самому с учётом регламентов компании;
о доверителе — компании или индивидуальном предпринимателе;
о представителе — человеке, который будет посылать документы в ФНС;
о полномочиях — что может делать сотрудник по этой доверенности.

Когда ФНС сформирует доверенность, ИП или руководителю компании нужно подписать её с помощью КЭП.

Так выглядит процесс создания МЧД
*Скриншот: ФНС*

Подписанную доверенность можно будет скачать в виде файла. Сотрудник будет прикладывать его к документам и отчётам, которые посылает в ФНС.

Важно! Чтобы налоговая приняла документы, сотруднику тоже нужно оформить квалифицированную электронную подпись. Он будет использовать её, чтобы заверить бумаги. А доверенность нужна, чтобы подтвердить, что сотрудник имеет на это право.