Как повысить продуктивность в условиях многозадачности: 6 простых подходов

Опытом поделилась executive-коуч PCC ICF, психолог и бизнес-ментор с управленческим бэкграундом Ирина Михайлина.

Мы живём в постоянном потоке: письма, звонки, рабочие чаты, параллельные задачи. Кажется, что легко что-то упустить, поэтому приходится следить за всем одновременно. Это требует непрерывного переключения между задачами. При этом чем чаще мы переключаемся, тем сильнее падает концентрация и тем больше времени мы теряем. Возникает вопрос: как в условиях такой многозадачности сохранить и повысить продуктивность?

Я собрала шесть простых практик, которые помогают сохранять высокую продуктивность даже при перегрузке.

• Расставляем приоритеты
• Удерживаем фокус внимания на важном
• Ищем оптимальный ритм работы
• Делаем осознанные паузы
• Используем делегирование
• Внедряем ритуал завершения дня

Как работать с приоритетами

Первое, что стоит сделать, — выделить задачи, которые реально двигают вас к самому важному результату. Из длинного списка дел выберите 2–3 пункта, которые напрямую связаны с главной целью. Остальные выполняйте по остаточному принципу, то есть после завершения основных задач, если останутся время и силы.

Например, начните день с вопроса «Что из этого списка приближает меня к цели?» — и напишите не больше трёх задач. Они и станут опорными в этот день. Остальное фиксируйте отдельно — не ставьте в один ряд с главным.

Так вы создадите ясность: даже если день пойдёт не по плану, вы всё равно успеете сделать ключевые шаги.

Читайте также:

Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте

Как удерживать фокус внимания

Даже простая задача требует много времени, если выполнять её в окружении отвлекающих факторов. Открыл документ, пришло сообщение в мессенджере, следом оповещение из почты — и мысль уже потерялась.

Исследования показывают: после перерыва на что-либо нужно дополнительное время, чтобы снова сориентироваться в задаче. А если таких переключений десяток, то целый день не принесёт результата.

Поэтому важно убрать максимум того, что создаёт информационный шум. Перед этим полезно задать себе вопрос: «Что я могу убрать прямо сейчас, чтобы сохранить внимание для действительно важного?» Например, отложить телефон и закрыть лишние вкладки в браузере, отключить уведомления в мессенджерах или договориться с коллегами о тихих часах без звонков и сообщений.

Если самостоятельно сосредоточиться сложно, воспользуйтесь специальными приложениями, которые блокируют отвлекающие сайты и программы.

Как выбрать оптимальный ритм работы

На продуктивность влияет не только сила воли, но и ритм. У каждого человека свой цикл концентрации: одни удерживают внимание 20–25 минут, другим комфортнее работать по 40–50 минут.

Если продолжать работать после падения концентрации, снижается скорость работы и растёт количество ошибок. Вместо продуктивности мы получаем иллюзию занятости.

Чтобы определить свой цикл продуктивности, несколько дней понаблюдайте, через сколько минут вы начинаете отвлекаться или уставать. Это и будет ваш естественный интервал.

Как удерживать ритм:

• фиксируйте время начала и конца каждого интервала;
• используйте таймеры или приложения, чтобы не сбиваться с графика;
• в конце каждого цикла делайте паузу — не столько для отдыха, сколько для восстановления ритма.

Читайте также:

15 популярных техник тайм-менеджмента

Как начать брать осознанные паузы

Перерывы сами по себе ещё не гарантируют восстановления. Разница между «залипнуть в телефон на 10 минут» и «правильно перезапустить мозг» колоссальная.

Вот что действительно помогает:

• 2–3 минуты дыхательных практик. Закройте глаза, сделайте несколько медленных вдохов и выдохов. Напряжение уходит, мысли становятся яснее.
• Смена позы или лёгкая разминка. Встаньте, разомните плечи, поверните шею. Мозг мгновенно реагирует на движение тела.
• Пять минут прогулки без телефона. Пройдитесь до кухни, выгляните в окно или выйдите на улицу. Свежий воздух и движение перезапускают внимание лучше любой ленты новостей.

Такие паузы не выбивают из рабочего ритма, а, наоборот, помогают удерживать его стабильным. После них мы возвращаемся к задаче с ясной головой и с ощущением, что силы на работу ещё есть.

Как начать делегировать

Продуктивность начинается с честного ответа на вопрос: какие задачи должен делать только я, а что может сделать другой человек. Делегировать — это не сбрасывать на кого-то свою работу, а освобождать время для важных дел и выстраивать чёткие зоны ответственности.

Полезно разделить все ваши задачи на три категории:

• делаю сам — стратегические или ключевые дела, где важен исключительно ваш вклад;
• могу сделать, но лучше передать — то, что займёт много времени, но не требует вашей экспертности;
• стоит делегировать — рутинные или операционные процессы, которые коллеги выполнят быстрее или эффективнее.

Для руководителя это может быть перераспределение задач внутри команды: одни собирают данные, другие готовят отчёт, а вы концентрируетесь на анализе и принимаете решения. Для сотрудника — договорённость с коллегами о том, как разделить объём работы так, чтобы каждый занимался тем, что умеет лучше.

Читайте также:

Как работает делегирование: гайд для руководителей, которые не хотят утонуть в текучке

Как внедрить ритуал завершения дня

Один из главных источников внутреннего напряжения — незавершённые процессы. Незавершённые задачи продолжают крутиться в голове и мешают переключиться на отдых.

Воспользуйтесь ритуалом завершения, чтобы закрыть их:

• выпишите дела, которые остались незавершёнными;
• отметьте, что сделано за день;
• перенесите важное на завтра.

Представим руководителя, который каждый вечер тратит 10 минут, чтобы пройтись по списку дел. Он закрывает мелкие задачи, занимающие не больше минуты, фиксирует результаты и переносит приоритеты на следующий день. Утро он начинает с ясной головой и чётким планом на день.

Этот приём помогает разгрузить сознание и войти в вечер спокойно, без ощущения, что что-то зависло.