Что включает в себя фонд оплаты труда и как его рассчитать

Фонд оплаты труда — важная составляющая расходов любой организации. В этот фонд входят деньги, которые платят сотрудникам за их работу. Разбираться в том, как компании работают с ФОТ, полезно сотрудникам, бухгалтерам, руководителям и предпринимателям, которые хотят правильно рассчитывать и планировать затраты на персонал.

В этом материале рассказываем:

• что такое фонд оплаты труда (ФОТ);
• что входит в ФОТ;
• в чём разница между ФОТ и фондом зарплатного труда;
• как рассчитывают ФОТ;
• как планируют ФОТ.

В теме помогла разобраться финансист Валерия Нечаева, прошедшая путь от бухгалтера до финансового директора; куратор курсов Skillbox «Профессия Бухгалтер» и «Профессия Финансовый менеджер».

Что такое фонд оплаты труда

Фонд оплаты труда (ФОТ) — это деньги, которые бизнес выделяет на оплату труда штатных сотрудников. ФОТ могут рассчитывать на любой срок — например, на месяц, квартал или год. Его могут составлять сразу на всю компанию, а могут и для каждого отдела.

Обычно ФОТ — одна из самых крупных статей расходов компании. Компании рассчитывают ФОТ, чтобы определить объём налоговых обязательств и себестоимость продукции и услуг, анализировать финансовое состояние бизнеса и эффективность сотрудников.

Ещё сумму рассчитывают, чтобы планировать будущие показатели и, например, оценить, как будет развиваться бизнес. Или задать лимиты ФОТ для каждого отдела — чтобы они не тратили много денег и компания смогла достичь поставленных финансовых целей.

Что входит в ФОТ: состав и структура

В российском законодательстве нет определения фонда оплаты труда и правил его формирования. Состав ФОТ компании и ИП утверждают самостоятельно во внутренних нормативных актах.

Обычно в ФОТ входят суммы:

• заработных плат;
• регулярных премий;
• отпускных выплат;
• командировочных расходов;
• пособий по временной нетрудоспособности;
• доплат за опасные и вредные условия труда;
• выплат за работу в выходные и праздничные дни, ночные часы или сверхурочно;
• выходных пособий.

В ФОТ входят суммы с учётом НДФЛ и страховых взносов. Например, зарплата сотрудника до вычета налогов составляет 100 тысяч рублей, а на руки он получает 87 тысяч рублей. На страховые взносы его работодатель ежемесячно перечисляет 30% от этой зарплаты, то есть 30 тысяч рублей. Таким образом, в ФОТ указывают сумму в 130 тысяч рублей.

В ФОТ не входят:

• разовые премии;
• материальная помощь;
• компенсации за путёвки или лечение;
• компенсации за питание, проезд до работы, проживание;
• расходы на подарки;
• пособия, выплачиваемые Социальным фондом России (СФР).

Также в ФОТ, как правило, не учитывают гонорары внештатных сотрудников и внешних подрядчиков.

В чём разница между ФОТ и фондом заработной платы (ФЗП)

У фонда заработной платы (ФЗП) тоже нет единого определения. Каждый работодатель сам решает, что включать в ФЗП, а что — нет. Поэтому и разницу между ФОТ и ФЗП каждый определяет по-своему.

Обычно в ФЗП включают только начисления за фактически отработанное сотрудниками время — то есть их зарплату, тоже с учётом НДФЛ и взносов. Поэтому ФЗП рассматривают как часть ФОТ. При этом у начинающих предпринимателей и малого бизнеса ФОТ может равняться ФЗП.

Разберём на примере. Если сотрудник получил оклад 50 000 рублей, премию 10 000 рублей, больничный от работодателя 2000 рублей, компенсацию за проезд 2000 рублей, то ФЗП составит 60 000 рублей (оклад + премия), а ФОТ — 64 000 рублей (оклад + премия + больничный + компенсация).

Сравним, для чего бизнес использует ФОТ и ФЗП.

Как рассчитывают ФОТ

Фактическую сумму фонда оплаты труда рассчитывают, когда выплаты уже проведены. Для этого суммируют все выплаты сотрудникам за срок, на который нужно рассчитать ФОТ. Напомним: обычно учитывают зарплату, премии, отпускные, разные пособия и доплаты с НДФЛ и взносами.

Есть и более быстрый способ расчёта, позволяющий определить примерную сумму ФОТ, например, за год. Её можно рассчитать по такой формуле:

Эта формула учитывает только зарплату, поэтому реальный ФОТ будет больше полученной при расчёте суммы.

Рассмотрим расчёт фонда оплаты труда на примере. В компании «Ракушка»:

• среднемесячная зарплата сотрудника составляет 60 000 рублей (с учётом НДФЛ и взносов, которые уплатил работодатель);
• среднесписочная численность сотрудников компании — 50 человек.

Годовой фонд оплаты труда компании «Ракушка» составляет 36 миллионов рублей: 60 000 × 50 × 12 = 36 000 000.

За расчёт ФОТ могут отвечать разные подразделения — всё зависит от того, как распределены функции в компании или в команде ИП. Так, этим может заниматься кадровая служба, HR или отдел расчёта зарплаты. Сумму ФОТ они могут передавать экономистам или другим специалистам по финансам, а те уже будут учитывать её в бюджетах компании.

Как компании планируют фонд оплаты труда

Для планирования анализируют данные за предыдущий период — например, если нужно спланировать ФОТ на год, рассчитывают сумму фонда за предыдущий год. Затем эту сумму корректируют — например, увеличивают, если компания планирует расширить штат или повысить зарплаты.

Планирование фонда оплаты труда — трудоёмкий процесс. В компаниях, могут отдельно планировать каждую статью расходов. То есть заранее рассчитывать, сколько денег уйдёт или может уйти, например, на премии, сколько — на пособия, доплаты и компенсации. Отпускные выплаты, например, часто планируют в виде процента от оклада.

Разберём планирование на примере компании «Песок». Есть следующие данные:

• Среднемесячная зарплата сотрудников в 2025 году — 70 000 рублей (в этой сумме учли НДФЛ и взносы).
• В 2026 году компания планирует увеличить зарплаты сотрудникам на 5% — будет 73 500 рублей на человека.
• Среднесписочная численность сотрудников в 2026 году — 40 человек.
• В 2026 году компания планирует увеличить численность сотрудников на 10% — будет 44 человека.

ФОТ в 2025 году составлял 33 600 000 рублей: 70 000 × 40 × 12 = 33 600 000. В 2026 году он составит уже 38 808 000 рублей: 73 500 × 44 × 12 = 33 808 000. Разница между ФОТ — 5 208 000 рублей.

В этом расчёте мы учли только зарплаты. При необходимости в нём можно учесть, например, возможность выплаты премий.

Главное о фонде оплаты труда в 3 пунктах

• Фонд оплаты труда (ФОТ) — это деньги, которые бизнес выделяет на оплату труда штатных сотрудников. Обычно ФОТ рассчитывают на месяц, квартал или год. Это нужно для управления ресурсами компании, планирования бюджета и оценки затрат на персонал.
• Каждая компания самостоятельно определяет состав ФОТ, закрепляя это в своих нормативных актах. Обычно в ФОТ включают зарплаты, регулярные премии, отпускные, компенсации и выплаты за особые условия труда — с учётом НДФЛ и взносов. В ФОТ не входят выплаты внештатным сотрудникам и подрядчикам, а также разовые премии, материальная помощь, расходы на подарки и пособия, выплачиваемые СФР.
• ФОТ рассчитывают, когда выплаты уже проведены: складывают сумму всех расходов на оплату труда работникам. Планируют ФОТ на основе данных о предыдущих периодах — например, если компания собирается повысить зарплаты сотрудникам, к размеру фонда за прошлый год прибавляют 5%.